Numer na fakturze – jeden z obowiązkowych elementów
Każda wystawiona faktura musi mieć nadany kolejny numer. Numeracja faktur w firmie może być prowadzona łącznie dla całej działalności lub dla każdego z zakładów oddzielnie. W tej sytuacji, faktury rozróżnia się poprzez nadanie im określonych oznaczeń. Przyjmuje się, że następny numer faktury oznacza kolejną cyfrę. W numeracji faktur nie stosuje się cyfr po przecinku. Oznaczenia oprócz liczb mogą zawierać również litery, które umieszcza się obok nich. Taka konfiguracja sprawia, że dana faktura może zostać uznana za kolejną nawet jeżeli będzie posiadała w numeracji taką samą cyfrę, co dokument wystawiony wcześniej. Od każdego nowego roku przyjęta numeracja może się powtarzać pod warunkiem, że będzie zmieniany rok, np. FV 1/01/2023 na 1/01/2024. Jeżeli nie zostanie dodane oznaczenie roku, to w numerach faktur powinna być zachowana ciągłość numeracji. Brak zastosowania tej zasady spowoduje powtarzanie się numeracji i tym samym numery faktur będą się dublowały.
Jeżeli przedsiębiorca pomyłkowo wystawi fakturę z takim samym numerem co poprzednia i zauważy ten fakt jeszcze przed wysłaniem lub przekazaniem jej nabywcy, to ma prawo anulować fakturę, ponieważ dokument nie został jeszcze wprowadzony do obrotu prawnego. Anulowanie może być przeprowadzone w następujący sposób: przekreśla się fakturę i umieszcza na niej następujący opis: „anulowano z powodu….”. Taki dokument powinien być przechowywany w dokumentacji firmowej przedsiębiorcy. W przypadku, kiedy faktura zagubi się podczas przesyłania jej do kontrahenta i klient jej nie otrzyma również można ją anulować.
Zagubiona lub zniszczona faktura - wystawienie duplikatu
Jeżeli faktura wprowadzona do obrotu prawnego zagubiła się lub uległa zniszczeniu, to w takich przypadkach podatnik ma prawo do wystawienia duplikatu faktury, czyli faktury z tym samym numerem co faktura pierwotna, na której oprócz podstawowych informacji koniecznie musi znaleźć się adnotacja „Duplikat”. W przeciwnym razie wystawienie drugiej faktury z tym samym numerem i tymi samymi danymi co faktura pierwotna mogłoby spowodować, że zostały wystawione dwie faktury o tej samej numeracji dotyczące takiej samej transakcji. W tej sytuacji, gdyby kontrahent odnalazł zagubiony dokument, to nowo wystawiona faktura nie dokumentowałaby przebiegu transakcji.
Czy można dokonać korekty zdublowanego numeru faktury?
Nie można dokonać korekty faktury w zakresie jej numeru. Numer zawsze pozostaje niezmieniony i musi to być ten, który został nadany na fakturze pierwotnej. W tej sytuacji korekta spowodowałaby, że faktura otrzymałaby zupełnie inny, nowy numer, co byłoby działaniem nieprawidłowym. Korekta może dotyczyć jedynie transakcji. W niektórych sytuacjach wyjściem może być nawet wykluczenie całej transakcji z obrotu prawnego. Aby to zrobić podatnik musi anulować obie faktury do zera, a następnie zwrócić towar. W przypadku ponowienia usuniętej transakcji powinna zostać ponownie wystawiona faktura VAT z nadanym nowym numerem. Transakcja będzie podlegała korekcie tylko wtedy, kiedy nie została wystawiona tzw. pusta faktura dokumentująca zdarzenie gospodarcze, które nie miało miejsca. Oznacza to, że jeżeli nie doszło do transakcji to nie ma do czego wystawiać faktury korygującej.
Zdublowany numer faktury – co daje opisanie faktury?
Pomyłka na fakturze dotycząca umieszczenia na dwóch fakturach takiego samego numeru może zostać poprawiona poprzez umieszczenie na fakturze opisu pomyłki. Jest to dość powszechnie stosowana metoda, która uznawana jest tylko przez niektóre urzędy skarbowe. Obowiązujące przepisy nie pozwalają na stosowanie takiego rozwiązania, ponieważ w dalszym ciągu w obrocie pozostają faktury z takim samym numerem. W przypadku, kiedy zdublowane numery faktur dotyczą różnych transakcji, to opis na fakturze będzie dowodził, że został popełniony błąd i nie będzie to powodem do wyciągnięcia jakichkolwiek konsekwencji wobec podatnika. W tej sytuacji należy założyć, że miały miejsce dwie różne czynności i każda z nich została dokonana. Każda z nich daje nabywcy prawo do odliczenia podatku VAT. Każda z czynności może podlegać korekcie przez wystawienie faktury korygującej numer faktury.
PRZYKŁAD Podatnik wystawił kilka faktur, którym nadał taki sam numer 20/2024. Po rozliczeniu zapłacił raz podatek, a następnie ujął sprzedaż w ewidencji również jeden raz. Po dokonaniu tych czynności nie zapłacił podatku. Takie działanie ze strony podatnika nie jest prawidłowe, ponieważ w tym przypadku zostały wystawione tzw. puste faktury, które nie dokumentują transakcji i nie dają prawa do odliczenia VAT. Zgodnie z przepisami podatek od towarów i usług powinien być zapłacony od każdej czynności, czyli od każdej faktury, nawet jeżeli została ona uznana za pustą.
Powyższe zagadnienie zostało omówione przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy w wyroku z dnia 19 października 2010 roku, sygn. akt I SA/Bd 618/10, w którym stwierdził między innymi, że puste faktury, które nawet jeżeli nie dokumentują sprzedaży, to jednak stanowią podstawę do opłacenia podatku VAT, ponieważ zostały wprowadzone do obrotu. Sam fakt opisania zdublowanych faktur nie jest wystarczającym powodem, aby dokumenty zostały wycofane z obrotu. Dokładnie nie wiadomo, która z faktur powinna zostać skorygowana. Do kontrahenta mogą trafić dwie takie same faktury lub różni kontrahenci mogą otrzymać faktury dokumentujące jedną transakcję, od której jednak nie można odliczyć podatku VAT. W tym przypadku umieszczenie na dokumencie opisu nie będzie uważane za prawidłowe postępowanie.
Niektóre transakcje nie dają podatnikowi prawa do odliczenia podatku VAT. Dotyczy to między innymi przypadków transakcji, dla których:
podatnik wystawił więcej niż jedną fakturę do takiej samej sprzedaży
wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
potwierdzają niedokonane czynności w części, która dotyczy jedynie tych czynności
wskazują na kwoty niezgodne z rzeczywistością w części jaka dotyczy tych pozycji, dla których wskazane kwoty nie są zgodne z rzeczywistością.
W przypadku zdublowania numeru na fakturach można umieścić na nich opis wyjaśniający, dlaczego numer został powtórzony:
opis na fakturze jest wystarczającą czynnością, jeżeli pomyłka dotyczyła numeru umieszczonego na dwóch fakturach odnoszących się do dwóch różnych transakcji, które rzeczywiście miały miejsce i z obu został zapłacony podatek VAT. W celu uniknięcia jakichkolwiek konsekwencji karno-skarbowych zdarzenie powinno zostać zgłoszone do urzędu skarbowego
korekta numeru faktury – rozwiązanie dość ryzykowne, które z zasady nie jest polecane, ponieważ urząd skarbowy może je zakwestionować
korekta transakcji do zera i jej ponowne wykonanie
sytuacja, w której zostały wystawione dwie faktury z tym samym numerem, gdzie jeden z dokumentów dotyczy transakcji, która nie miała miejsca – koniecznie wymagana zapłata podatku VAT
przekazanie kontrahentowi ponownie faktury, na której będzie brakowało oznaczenia „Duplikat” – wymagana zapłata podatku VAT.
Rozwiązaniem może też być telefon do kontrahenta z prośbą o zniszczenie niepotrzebnej faktury. Jednak takie postępowanie nie jest zgodne z prawem. Poza tym podatnik nie ma pewności co zrobi kontrahent, czy rzeczywiście zniszczy zbędny dokument i czy nie zgłosi sprawy do urzędu skarbowego.
