Przedsiębiorca zatrudniający pracowników zobowiązany jest do odprowadzania podatku i składania deklaracji od ich wynagrodzenia niezależnie od rodzaju zawartej umowy.
Poszczególne podmioty zobowiązane są do opłacania podatku od uzyskanych przychodów. Świadczenie podatkowe ma charakter:
publicznoprawny
nieodpłatny
przymusowy
bezzwrotny.
Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej (art. 7 par. 1 ustawy) za podatnika uznaje się osobę fizyczną lub prawną bądź jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która na mocy ustaw podatkowych podlega obowiązkowi podatkowemu.
Płatnikiem zgodnie z art. 8 ustawy Ordynacja podatkowa jest podmiot, który ma obowiązek obliczyć oraz pobrać podatek od przychodów osiąganych przez podatników, a następnie przekazać do urzędu skarbowego we właściwym terminie zaliczkę podatku pobraną od wynagrodzenia podatnika.
Przez obowiązek podatkowy rozumie się powszechne zobowiązanie do płacenia podatku, który wynika z zaistniałego zdarzenia jakim jest np. wypłata wynagrodzenia, zakup towaru/usługi. Wszelkie kwestie związane z obowiązkiem podatkowym, jego zakres oraz zdarzenia go wywołujące, określają ustawy podatkowe i rozporządzenia.
Obowiązki podatkowe przedsiębiorców zatrudniających pracowników
Płatnicy w trakcie roku mają obowiązek wyliczyć, pobrać i odprowadzić do urzędu skarbowego za zatrudnionych pracowników zaliczki na podatek dochodowy lub zryczałtowany podatek dochodowy. Składane deklaracje nie zawierają potwierdzenia wysokości dokonanych wpłat. Sporządza się je dopiero na koniec roku.
Pracodawca ma obowiązek:
rozliczyć własny podatek dochodowy
rozliczyć podatki odprowadzane za pracowników.
Co oznacza PIT?
PIT, to skrót od sformułowania pochodzącego z angielskiego Personal Income Tax, co oznacza:
Personal – osobisty
Incone Tax – podatek dochodowy.
PIT jest podatkiem o charakterze bezpośrednim, który nakładany jest na konkretny podmiot, na którym ciąży obowiązek podatkowy z tytułu uzyskiwanych przychodów.
Podatek dochodowy PIT pobierany jest od:
obywateli kraju
polskich rezydentów podatkowych
nierezydentów podatkowych, czyli od osób, od których podatek pobiera się jedynie od przychodów uzyskanych na terenie Polski.
W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych i innych przepisach podatkowych zostały zdefiniowane grupy przychodów, które objęte są obowiązkiem podatkowym oraz te, które zostały z niego zwolnione. Płatnik nie ma obowiązku składania deklaracji PIT za przychody zwolnione z opodatkowania.
Deklaracja PIT-11
PIT-11 jest informacją o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od pracownika. Znajdują się na nim również informacje o kosztach uzyskania przychodu w danym roku. Płatnik ma obowiązek złożyć deklarację PIT-11 w formie elektronicznej do urzędu skarbowego w przewidzianym terminie najpóźniej ostatniego dnia stycznia danego roku za rok poprzedni. Druk powinien otrzymać także podatnik w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku podatkowego za rok poprzedni.
Jeżeli z pracownikiem zostanie rozwiązana umowa, to ma on prawo do złożenia pisemnego wniosku do płatnika o wystawienie PIT-11. Płatnik ma obowiązek wystawić go w terminie 14 dni od dnia wystosowania wniosku. W przypadku kiedy podatnik nie złoży wniosku, to obowiązkiem płatnika jest wystawienie deklaracji w ustawowym terminie. Podobnie w sytuacji kiedy prowadzenie działalności zostanie zakończone przed upływem terminu dla złożenia deklaracji. Wtedy płatnik zobowiązany jest do przekazania informacji PIT-11 za okres do dnia zaprzestania jej prowadzenia.
Wszystkie informacje zawarte w deklaracji PIT-11 muszą wykazywać dane faktyczne, czyli muszą to być kwoty zaliczek rzeczywiście pobranych, a nie tylko należnych, a także powinny wskazywać kwoty uzyskanego dochodu. Jeżeli płatnik nie potrącał zaliczek na podatek dochodowy lub nie wypłacał wynagrodzenia, to nie musi wystawiać zerowych deklaracji PIT-11, chociaż przekazanie takiej deklaracji nie zostanie uznane przez urząd skarbowy za błąd, ani za wykroczenie skarbowe.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca zatrudnia 3 pracowników. W 2021 roku złożył za pracowników deklarację PIT-11 w formie papierowej i wysłał je do urzędów skarbowych właściwych ze względu na miejsce zamieszkania pracowników. Z jednego z urzędów przedsiębiorca otrzymał informację, że PIT-11, który złożył w formie papierowej nie zostanie przyjęty i przetworzony przez urząd.
Deklaracja PIT-4R
PIT-4R jest informacją o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.
Obowiązek rozliczenia mają między innymi:
osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej
jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe
organy zatrudnienia
gospodarstwa domowe zatrudniające osoby do pomocy
osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.
Pełna lista podmiotów, które mają obowiązek wystawiania deklaracji PI-4R oraz zależności jakie mogą wpływać na ten obowiązek znajdują się w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. W deklaracji PIT-4R wykazuje się należne zaliczki na podatek dochodowy za dane miesiące z poprzedniego roku podatkowego. Składa się ją w urzędzie skarbowym w formie elektronicznej w terminie najpóźniej do końca stycznia za rok poprzedni. PIT-4R sporządzany jest i wysyłany za wszystkich pracowników. Przedsiębiorca nie ma obowiązku informowania pracownika o złożonej deklaracji. Dla celów dowodowych płatnik powinien zostawić sobie wygenerowaną deklarację PIT-4R.
Deklaracja PIT-8AR
PIT-8AR zawiera informacje dotyczące pobranego podatku zryczałtowanego w danym roku. Muszą ją złożyć przedsiębiorcy zobowiązani do poboru zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodów uzyskanych przez zleceniobiorców, wykonawców lub z tytułu wypłaty dywidend. Płatnik ma obowiązek do odprowadzenia podatku wg stawki 17% bez uwzględnienia kosztów uzyskania przychodu. Z podatku zryczałtowanego mogą skorzystać zleceniobiorcy lub wykonawcy dzieła, którzy nie są dodatkowo zatrudnieni u tego samego przedsiębiorcy na podstawie umowy o pracę, której należności przekraczają wartość 200 zł. Jeżeli dojdzie do takiej sytuacji, to podatek powinien zostać naliczony na zasadach ogólnych. Wyjątek stanowi umowa cywilnoprawna z wynagrodzeniem w stawce godzinowej. Wtedy płatnik powinien wystawić deklarację PIT-4R zamiast PIT-8AR.
Od wynagrodzenia wypłacanego cudzoziemcom bez statusu rezydenta pobierany jest podatek zryczałtowany w wysokości 20% nawet jeżeli kwota na umowie cywilnoprawnej przekracza wartość 200 zł brutto. PIT-8AR składa się w formie elektronicznej w terminie do końca stycznia danego roku za rok poprzedni. W przypadku kiedy działalność zostanie zakończona jeszcze przed terminem złożenia deklaracji, to składa się ją do dnia zaprzestania prowadzenia działalności.
Niezłożenie deklaracji lub wysłanie błędnie wypełnionego druku – konsekwencje
Niezłożenie deklaracji podatkowych uważane jest za wykroczenie skarbowe podlegające karze grzywny. Kary można uniknąć poprzez złożenie czynnego żalu zarówno w formie pisemnej jak i ustnej. W przypadku błędów w wypełnionych drukach, które polegają na pomyłkach w wyliczeniach lub w źle uzupełnionych polach, to płatnik powinien jeszcze raz złożyć druki i dołączyć do nich pisemne wyjaśnienie.
