Składniki majątku firmy mogą być własnością lub współwłasnością podatnika. Mogą być przez niego nabyte lub wytworzone we własnym zakresie. Do tego powinny być kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia ich do używania, a przewidywany okres użytkowania musi być dłuższy niż 1 rok. Składniki te powinny być wykorzystywane w działalności gospodarczej lub oddane do użytkowania w firmie na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. Po ujęciu ich w ewidencji środków trwałych przedsiębiorca może rozpocząć naliczanie odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, w tym od budynków lub budowli.
W przypadku nieruchomości niemieszkalnych podstawowa stawka amortyzacji wynosi 2,5%. Przedsiębiorcy mają prawo zastosować stawkę indywidualną, ale tylko w przypadku lokali używanych. Zasada ta nie dotyczy lokali ulepszonych.
Okres amortyzacji z zastosowaniem indywidualnej stawki amortyzacyjnej dla lokali niemieszkalnych nie może być krótszy od okresu stanowiącego różnicę 40 lat i liczby lat, które minęły od dnia ich oddania pierwszy raz do używania aż do dnia wprowadzenia ich do ewidencji środków trwałych. Okres ten nie może być krótszy niż 10 lat.
Amortyzacja budynku firmowego – metoda liniowa
Za podstawową metodę stosowaną przy amortyzacji budynków firmowych uważana jest metoda liniowa. W jej przypadku stosuje się stawki wg wykazu stawek amortyzacyjnych. Odpisy amortyzacyjne dokonywane są w równych ratach począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym dany środek trwały zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych aż do chwili, kiedy suma odpisów zrówna się z wartością początkową środka (budynku lub lokalu). Odpisy mogą też zakończyć się wcześniej, jeżeli dojdzie do zbycia majątku lub zostanie on zlikwidowany.
Wykaz stawek amortyzacyjnych dla podstawowych grup lokali bądź budynków
lokale lub budynki mieszkalne – 1,5%
lokale lub budynki niemieszkalne – 2,5%.
Od 2022 roku wraz z wejściem w życie Polskiego Ładu 1.0 nieruchomości o charakterze mieszkalnym wykorzystywane w prowadzonej działalności gospodarczej nie podlegają ujęciu w ewidencji środków trwałych, co oznacza, że nie podlegają amortyzacji. Lokale, które zostały ujęte w ewidencji przed 2022 rokiem traktowane są wg przepisów przejściowych. Zgodnie z nimi możliwe jest ujęcie w kosztach podatkowych odpisów amortyzacyjnych, które będą naliczane do końca 2022 roku.
Amortyzacja budynku firmowego – stawka podwyższona
Przepisy pozwalają na podwyższenie stawki amortyzacyjnej z wykazu stawek, jeżeli budynek był użytkowany w złych lub pogorszonych warunkach. Budynek używany w warunkach pogorszonych, to taki, który znajduje się pod ciągłym działaniem wody, par wodnych, znacznych drgań, nagłych zmian temperatury oraz innych czynników powodujących przyspieszenie jego zużycia.
Z kolei za używanie budynków w złych warunkach uważa się używanie ich pod wpływem niszczących środków chemicznych, szczególnie jeżeli służą one do produkcji, wytwarzania lub przechowywania żrących środków chemicznych, również w sytuacji, kiedy środki te działają niszcząco na budynek z powodu ich rozproszenia w atmosferze, wodzie lub wydzielających się w postaci oparów, które emitują inne obiekty znajdujące się w pobliżu. W takim przypadku stawki podwyższa się odpowiednio:
o współczynnik nie większy niż 1.2 – warunki pogorszone
o współczynnik nie większy niż 1.4 – warunki złe.
Stawkę podwyższa się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiły okoliczności mające wpływ na zmianę.
Amortyzacja budynku firmowego używanego lub ulepszonego – indywidualna stawka amortyzacji
Lokale i budynki używane to takie, które przed nabyciem oraz pierwszym wprowadzeniem do ewidencji firmy były używane przez okres co najmniej 60 miesięcy.
Za ulepszone uważa się budynki mieszkalne lub lokale w stosunku, do których podatnik przed wprowadzeniem ich do ewidencji poniósł na nie wydatki na ich ulepszenie, i które to wydatki stanowiły co najmniej 30% wartości początkowej danego składnika majątku.
Podatnik po wprowadzeniu po raz pierwszy do ewidencji środków trwałych używanych lub ulepszonych lokali i budynków, które są inne niż niemieszkalne może zastosować tzw. indywidualną stawkę amortyzacyjną.
Zgodnie z przepisami ustawy o PIT minimalny okres stosowania amortyzacji budynków firmowych za pomocą stawki indywidualnej wynosi 10 lat. Przy takim okresie stawka zostaje ustalona na 10%. Wyjątek stanowią:
budynki handlowo-usługowe na trwale związane z gruntem wymienione w rodzaju 103 KŚT i innych budynki niemieszkalne wymienione w rodzaju 109 KŚT trwale związane z gruntem
kioski towarowe o kubaturze niższej niż 500 m3
domki kempingowe
budynki zastępcze.
W przypadku wymienionych budowli, okres amortyzacji został ustalony na okres, który nie może być krótszy niż 3 lata. Budynki i lokale firmowe nie mogą być amortyzowane za pomocą metody degresywnej ani za pomocą jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.
