Od połowy 2022 roku spółki handlowe będą miały obowiązek posiadać adres do e-doręczeń. Taki obowiązek wprowadza ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 roku (Dz. U. z 2020 roku poz. 2320).
Adres do e-doręczeń, to nic innego jak adres elektroniczny podmiotu, który korzysta z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej bądź kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata na podstawie danych jakie przesyłane są w ramach tych usług. Mówi o tym art. 2 pkt 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 roku poz. 344).
Adres do e-doręczeń to ciąg znaków przeznaczonych do realizacji usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, dzięki któremu możliwe jest otrzymywanie i wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną. Adresu do e-doręczeń nie wolo mylić z adresem e-mail, ponieważ są to dwa różne rodzaje adresów. Adres do e-doręczeń:
umożliwia jednoznaczną identyfikację właściciela przez cały czas korzystania
nie ma prawa przechodzić pomiędzy właścicielami, co oznacza, że raz przyznany jednemu właścicielowi nie może mieć innego
w przypadku rezygnacji i zamknięcia adresu można będzie do niego powrócić w terminie 6 miesięcy od dnia rezygnacji.
Dzięki usłudze e-doręczenia możliwe jest otrzymywanie i wysyłanie korespondencji w formie elektronicznej bez konieczności korzystania z dokumentów wystawionych w postaci papierowej. Usługa e-doręczenia jest prostą i przejrzystą formą komunikowania się podmiotów publicznych takich jak administracja państwowa oraz podmiotów niepublicznych, jak prywatne firmy. Usługa e-doręczenia traktowana jest na równi z wysyłką listu poleconego lub osobistą wizytą.
Czym jest baza adresów elektronicznych?
Baza adresów elektronicznych (BAE), to publiczny rejestr prowadzony przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Jej zadanie polega na udostępnianiu adresów do e-doręczeń wszystkich dostawców działających na terenie Polski. System będzie ewidencjonował również wszystkich dostawców świadczących usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Baza umożliwia jednoznaczną identyfikację podmiotu, który jest właścicielem danego adresu do doręczeń elektronicznych. Dostęp do bazy adresów elektronicznych i możliwości wyszukiwania adresów będą miały jedynie podmioty korzystające z usługi e-doręczeń.
Usługa e-doręczeń - sposoby korzystania i działania
Z usługi e-doręczeń będzie można korzystać na dwa sposoby:
za pomocą aplikacji online – adresy założone u publicznego dostawcy usługi e-doręczeń ze strony www.gov.pl lub www.biznes.gov.pl
za pomocą systemu elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) – podmiot publiczny jako dostawca usługi e-doręczeń udostępnia interfejsy.
Sposób działania polegać będzie na tym, że podmiot publiczny dokonuje doręczenia korespondencji, która wymaga uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru i wykorzystuje w tym celu usługę publiczną doręczenia elektronicznego rejestrowanego na adres do doręczeń elektronicznych znajdujący się w bazie adresów elektronicznych.
Jeżeli adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych, to korespondencja zostanie doręczona na adres do doręczeń, który służył podmiotowi niepublicznemu do nadania korespondencji.
E-doręczenie nie znajdzie zastosowania jeżeli:
korespondencja nie będzie mogła zostać dostarczona na podany adres do doręczeń elektronicznych lub z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej z powodu na:
brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej jaki wynika z odrębnych przepisów
brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej jaki wynika z odrębnych przepisów
konieczność doręczenia dokumentu utrwalonego w innej postaci niż elektroniczna, który nie podlega przekształceniu, bądź rzeczy
ważny interes publiczny, a w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny
ograniczenia techniczno-organizacyjne jakie wynikają z objętości korespondencji, a także inne przyczyny o charakterze technicznym
podmiot będzie wnosił o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej
odrębne przepisy, które przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także innych sposobów od publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej, szczególnie z wykorzystaniem swoich pracowników, a nadawca w określonej sytuacji uzna inny sposób doręczenia za bardziej pewny.
Kto będzie musiał posiadać wpis w bazie adresów elektronicznych?
Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, który będzie musiał być wpisany do bazy adresów elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego zobowiązany będzie:
podmiot publiczny
niektóre podmioty niepubliczne.
Moment wejścia w życie obowiązku posiadania adresu do e-doręczeń jest różny i zależy od rodzaju podmiotu. Od dnia 5 lipca 2022 roku, adres do e-doręczeń mają obowiązek posiadać:
adwokaci
radcy prawni
doradcy podatkowi
doradcy restrukturyzacyjni
rzecznicy patentowi
notariusze
radcy Prokuratorii Generalnej RP wykonujący czynności służbowe
każdy podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS.
Wszyscy wymienieni muszą wykonywać zawód. Od 1 października 2026 roku obowiązkiem posiadania adresu do e-doręczeń zostaną objęte również podmioty wpisane do CEIDG.
Pozostałe, niewymienione podmioty niepubliczne jeżeli chcą to mogą, ale nie muszą posiadać adresu do e-doręczeń powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jak np. osoby fizyczne, wspólnoty, czy spółdzielnie mieszkaniowe.
Adres do e-doręczeń – jak założyć?
Adres elektroniczny powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz skrzynkę doręczeń przyporządkowaną do tego adresu można utworzyć:
na wniosek o założenie
automatycznie po otrzymaniu przez ministra właściwego do spraw informatyzacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych przekazanych na podstawie wniosku o wpis lub aktualizację danych w KRS lub CEIDG – od 1 lipca 2022 roku
usługę udostępnioną przez niepublicznego dostawcę e-doręczeń.
Dane o podmiocie wpisanym do KRS-u przekazywane są do rejestru KRS, automatycznie z bazy adresów elektronicznych poprzez system teleinformatyczny bezpośrednio po wpisaniu adresu do doręczeń elektronicznych do bazy tych adresów. Podobnie przekazywana jest także informacja o każdej zmianie lub wykreśleniu z bazy. Informacje dotyczące adresu do doręczeń elektronicznych przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wpisanego do CEIDG przekazywane są automatycznie z bazy adresów elektronicznych na podstawie systemu teleinformatycznego zaraz po wpisaniu adresu do bazy adresów elektronicznych, a także o każdej zmianie lub wykreśleniu z bazy.
Razem z adresem dostępnym u publicznego dostawcy usługi będzie założona skrzynka do e-doręczeń. Podmiot otrzyma też dostęp do aplikacji e-doręczenia, której będzie mógł używać do komunikacji za pomocą systemu e-doręczeń. Jest to usługa dodatkowa świadczona przez publicznego dostawcę usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Obywatel oraz podmiot publiczny będą korzystać z aplikacji dostępnej na stronie www.moj.gov.pl, a przedsiębiorcy z aplikacji dostępnej na stronie www.biznes.gov.pl.
Wniosek o założenie adresu do e-doręczeń – składanie
Wniosek o założenie adresu do e-doręczeń (ADE) będzie można złożyć tylko za pomocą usługi online udostępnionej przez ministra właściwego do spraw gospodarki (przedsiębiorcy) lub ministra właściwego do spraw informatyzacji (w zależności od podmiotu). Najpierw należy:
wypełnić wniosek – w formularzu należy podać dane podmiotu, dla którego ma być założony adres. Można też wskazać administratora skrzynki odpowiedzialnego za późniejsze zarządzanie nią
przekazanie wniosku do weryfikacji – w przypadku braków lub błędów, wnioskodawca otrzymuje wskazówki w jaki sposób ma je poprawić i uzupełnić. Po poprawkach wniosek musi być złożony ponownie
utworzenie adresu i skrzynki – oczekiwanie na wiadomość z informacją o sposobie aktywacji adresu.
Dopuszczalna ilość adresów do e-doręczeń
Zgodnie z przepisami do bazy adresów elektronicznych można wpisać 1 adres do doręczeń elektronicznych przypisany do jednego podmiotu.
Osoba fizyczna będąca przedsiębiorcą wpisanym do rejestru CEIDG, adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, notariusz, rzecznik patentowy, radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej oraz komornik sądowy ma wpisany adres do doręczeń elektronicznych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania zawodu lub wykonywania czynności służbowych. Adres ten wpisuje się niezależnie od tego, czy osoba taka posiada adres do e-doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych niezwiązanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, wykonywaniem zawodu lub wykonywaniem czynności służbowych.
Za zgodą ministra właściwego do spraw informatyzacji do bazy adresów elektronicznych może zostać wpisanych więcej niż 1 adres do doręczeń elektronicznych dla podmiotu publicznego o ile istnieje uzasadnienie związane ze strukturą organizacyjną danego podmiotu. Podmiot publiczny musi obowiązkowo wskazać główny adres do doręczeń elektronicznych.
