Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest zgłaszanie do urzędu wszelkich zmian dotyczących firmy. W tym celu prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółek cywilnych wypełniają formularz CEIDG-1, za pomocą którego mogą zaktualizować dane. Na podstawie wypełnionego druku wszystkie urzędy (US, GUS i ZUS) zostają automatycznie powiadomione o dokonanych zmianach.
Po wypełnieniu w/w rubryk należy przejść do pól, w których dokonuje się zmian. Jeżeli przedsiębiorca chce wprowadzić zmiany we wpisie w ewidencji, to powinien w rubryce 01 – Rodzaj wniosku wybrać pozycję 2, czyli wniosek o zmianę wpisu w CEIDG z datą wyrażoną w formacie: (RRRR-MM-DD). W następnej kolejności musi wskazać rubryki lub pola dotyczące wprowadzonych zmian przez wstawienie znaku „X” w kwadracie po lewej stronie nazwy rubryki/pola.
We wniosku CEIDG podaje się dwa rodzaje danych:
ewidencyjne – określają tożsamość na podstawie numeru PESEL lub NIP, również wskazują dane o działalności, takie jak np.: kody PKD. Przedsiębiorca na zgłoszenie ma 7 dni od dnia zaistnienia zmiany
informacyjne – daty rozpoczęcia, zawieszenia, czy wznowienia działalności. Zgłoszenia zmian w tym zakresie można dokonać w każdym czasie. Jednak warto mieć na względzie terminy uregulowane w obowiązujących ustawach, takich jak np.: Ordynacja podatkowa.
Zmiana nazwy firmy i zmiana adresu zamieszkania
Przy każdej aktualizacji wymagane jest zaznaczenie pola nr 06 i podanie poprawnej nazwy przedsiębiorstwa. W nazwie firmy koniecznie musi znaleźć się imię i nazwisko przedsiębiorcy. W następnej kolejności należy zaznaczyć pole 07 i wpisać nazwę skróconą firmy, która także powinna zawierać nazwisko właściciela. Jeżeli firma nie posiada nazwy skróconej, to należy podać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Nie może być tak, że pole 07 pozostaje puste. Przy zmianie adresu zamieszkania należy odznaczyć kwadrat w rubryce 04, a w polach od 1 do 11 i podać nową treść.
Dodatkowe miejsce wykonywania działalności gospodarczej
Przedsiębiorca ma prawo do dodatkowego miejsca wykonywania działalności. Może nim być oddział, punkt sprzedaży, punkt przyjmowania zleceń, czy punkt świadczenia usług. W celu zgłoszenia takiego miejsca należy dokonać wpisu w rubryce 11. W przypadku kiedy miejsc dodatkowego wykonywania działalności jest więcej niż jeden, to należy skorzystać z załącznika CEIDG-MW. Wszystkie pola znajdujące się w rubryce 11 przeznaczone są dla informacji związanych z dodatkowym miejscem wykonywania działalności, jak np.: przewidywana liczba osób pracujących w nowym miejscu, czy numer PKD dotyczący czynności wykonywanych w nowej lokalizacji.
Rozszerzenie przedmiotu działalności
Zmiany mogą dotyczyć również rodzajów wykonywanej działalności gospodarczej (kody PKD):
przeważający rodzaj działalności gospodarczej – pole 06.2.1, 11.8.1 i porównywalne
pozostałe kody mogą być zmieniane poprzez dopisywanie nowych lub wykreślenie niepotrzebnych. Zmiany kodu dokonuje się podając nowy, który do tej pory nie był wpisany w CEIDG poprzez zaznaczenie kwadratu przy polu 06.2. Należy podać symbol wykreślonego kodu oraz zaznaczyć kwadrat „Wykreślenie”.
Zmiana podmiotu prowadzącego księgowość
Jeżeli przedsiębiorca chce zmienić podmiot prowadzący księgowość powinien zaznaczyć kwadrat przy rubryce 21. W następnej kolejności musi wprowadzić nazwę nowego podmiotu prowadzącego księgowość razem z jego numerem identyfikacyjnym NIP.
Zmiana miejsca przechowywania dokumentacji księgowej
wymaga zaznaczenia kwadratu przy rubryce 22, a w dalszej kolejności podania adresu miejsca przechowywania dokumentacji. Jeżeli adres przechowywania dokumentów jest taki sam jak adresy podane w polu 04 lub 05 lub 10 bądź 11, to wystarczy zaznaczyć kwadrat przy odpowiedniej pozycji wskazując, że adresy są takie same.
Zmiana rachunku bankowego
Nowy numer rachunku bankowego podaje się uzupełniając rubrykę 27.1.
Zmiany, których nie można dokonać za pomocą CEIDG-1
Za pomocą formularza CEIDG-1 nie można dokonać zgłoszenia zmian z zakresu pól 03.3 – PESEL, 03.4 – NIP, 03.5 – REGON. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, to korekta możliwa jest jedynie w urzędzie, który nadał dany numer lub za pośrednictwem urzędu gminy.
