Zmiana danych spółki w KRS, formularz NIP-8

Zmiana danych spółki, która jest zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym, wymaga przekazania stosownej informacji do urzędu skarbowego. Formalności mogą być załatwione podczas wizyty w urzędzie, listownie albo w formie elektronicznej.  Informacja o zmianie danych może zostać przekazana poprzez Portal Podatkowy Ministerstwa Finansów z wykorzystaniem aktywnego formularza, jednak warunkiem jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Jak zgłosić do urzędu skarbowego zmianę danych?

Formularz NIP-8 jest wykorzystywany przez urząd skarbowy do zmiany danych firmy.

Zgłoszenia do US wymaga zmiana następujących danych:

• skrócona nazwa (firma)
• wykaz rachunków bankowych
• adresy miejsc prowadzenia działalności
• dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP
• adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej
• dane kontaktowe
• dodatkowo - w przypadku osobowych spółek handlowych - dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe.

Księgowość spółki zazwyczaj jest prowadzona przez biuro rachunkowe. Jeśli księgi są prowadzone w innym miejscu niż siedziba albo opcjonalnie miejsce sprawowania zarządu spółki, występuje obowiązek przekazania do urzędu skarbowego adresu ich przechowywania w terminie 15 dni, liczonych od ich wydania. 

Jeżeli w spółce odbywa się kontrola, dostęp do ksiąg i dowodów księgowych musi zostać udostępniony w:

• siedzibie spółki
• miejscu sprawowania zarządu
• innymi miejscu (tylko za zgodą instytucji kontroli lub nadzoru).

Po zgłoszeniu danych do urzędu skarbowego należy przystąpić do zmian we wpisie do KRS w sądzie rejestrowym w terminie 7 dni, liczonych od momentu wystąpienia zmian.

Jaki urząd skarbowy?

Sprawę należy załatwić w urzędzie skarbowym lub urzędzie skarbowym dla największych podmiotów (ze względu na uzyskiwane przychody lub formę prowadzonej działalności).

Kiedy mowa o urzędzie skarbowym dla największych podmiotów, trzeba pamiętać o następujących kwestiach:

• wyspecjalizowany urząd skarbowy o zasięgu wojewódzkim jest dedykowany dla spółek, które uzyskują przychód netto w wysokości większej od 3 mln euro,
• I Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie jest dedykowany dla podmiotów, w których osiągany jest przychód netto przekraczający 50 mln euro. 

W jaki sposób zmienić dane spółki?

Zmiana danych uzupełniających spółki wiąże się z koniecznością złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego/aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających (NIP-8). Potrzebne jest pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) lub pełnomocnictwo szczególne (PPS-1). Wymagane jest także potwierdzenie uregulowania opłaty skarbowej za pełnomocnictwo.

Brak wystarczającej ilości miejsca we wniosku nie stanowi problemu. Należy jedynie dodać listę z informacjami, a tam pozostałe miejsce prowadzenia działalności (hurtownie, magazyny i inne), a także o rachunkach bankowych dotyczących działalności.

Dla wniosków elektronicznych przewidziano opcję dodania wymaganych pól.

Kiedy dokument zostanie złożony online, wnioskodawca automatycznie otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru, czyli UPO.

Jaką opłatę trzeba uregulować za wprowadzenie zmian?

Złożenie wniosku o zmianę danych uzupełniających nie wymaga regulowania żadnej opłaty skarbowej. Z kolei 17 zł opłaty skarbowej trzeba uregulować za pełnomocnictwo szczególne PPS-1, ale nie jest ono obowiązkowe. Jeżeli pełnomocnikiem jest mąż, dziecko, rodzic, dziadek, wnuk albo rodzeństwo nie trzeba regulować opłaty. Za pełnomocnictwo ogólne PPO-1 opłata nie jest pobierana.

Złożenia wniosku NIP-8 może podjąć się także pełnomocnik ogólny, który zostaje umocowany do wszystkich spraw podatkowych. 

Czas oczekiwania

Urząd skarbowy jest zobligowany do przyjęcia zgłoszenia nie później niż w terminie 3 dni, liczonych od dnia złożenia dokumentów.

Brak zgłoszenia aktualizacyjnego jest równoznaczny z nałożeniem kary grzywny.

Data publikacji: 2024-07-24, autor: FakturaXL