Czym są e-doręczenia?
E-doręczenia, czyli rejestrowane doręczenia elektroniczne, to cyfrowa forma listu poleconego, która gwarantuje potwierdzenie odbioru. Podstawy prawne tego rozwiązania zostały określone w unijnym rozporządzeniu eIDAS oraz w polskiej ustawie o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2024 roku. W Polsce usługa została uruchomiona przez Pocztę Polską w październiku 2021 roku, co otworzyło drogę do bezpiecznej i wygodnej komunikacji elektronicznej między obywatelami, przedsiębiorcami a instytucjami publicznymi.
W praktyce usługa e-doręczeń działa podobnie do poczty e-mail, ale zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa. Każdy adres do doręczeń elektronicznych (ADE) jest nadawany przez Ministra Cyfryzacji, co eliminuje ryzyko podszywania się pod nadawcę lub odbiorcę. System gwarantuje również integralność treści przesyłanych dokumentów oraz umożliwia uzyskanie dowodu nadania i odbioru korespondencji.Kogo obejmie obowiązek e-doręczeń?
Zgodnie z ustawą, obowiązek korzystania z e-doręczeń obejmie szerokie grono podmiotów publicznych oraz przedsiębiorców.Do kluczowych grup objętych nowymi regulacjami należą:
- podmioty publiczne, takie jak ZUS, urzędy skarbowe, sądy czy samorządy. Dla tych instytucji okres przejściowy zakończy się 31 grudnia 2025 roku,
- przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) - dla nowych firm obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń wchodzi w życie 1 stycznia 2025 roku, natomiast dla już działających termin zależy od daty aktualizacji ich wpisu w rejestrze.
Harmonogram wprowadzania e-doręczeń
Aby ułatwić dostosowanie się do nowych regulacji, wprowadzono szczegółowy harmonogram obejmujący różne grupy podmiotów:- podmioty publiczne – obowiązek wdrożenia e-doręczeń od 1 stycznia 2025 roku,
- nowi przedsiębiorcy rejestrujący działalność w KRS lub CEIDG – obowiązek od 1 stycznia 2025 roku,
- istniejące firmy – termin zależny od rodzaju działalności i momentu aktualizacji wpisu:
- podmioty zarejestrowane w KRS przed 2025 rokiem – od 1 kwietnia 2025 roku,
- firmy w CEIDG dokonujące zmian we wpisie – od 1 lipca 2025 roku,
- pozostałe przedsiębiorstwa w CEIDG – od 1 października 2026 roku.
Jak przygotować się do zmian?
Aby spełnić wymagania ustawy, przedsiębiorcy powinni podjąć kilka kroków:- uzyskanie adresu do e-doręczeń – wniosek można złożyć za pośrednictwem strony internetowej Ministerstwa Cyfryzacji lub u wyznaczonego dostawcy usług zaufania, np. Poczty Polskiej,
- przeszkolenie pracowników – warto zadbać, aby personel znał zasady korzystania z e-doręczeń oraz wiedział, jak obsługiwać system,
- integracja systemów firmowych – dla większych przedsiębiorstw przydatne może być wdrożenie narzędzi do automatyzacji odbioru i wysyłki dokumentów.
Okres przejściowy – kluczowe założenia
Celem nowelizacji jest umożliwienie podmiotom publicznym płynnego wdrożenia e-doręczeń, w tym adaptacji organizacyjnej oraz technicznej. W ramach tego okresu publiczne instytucje będą mogły wdrożyć systemy elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) oraz przeprowadzić niezbędne szkolenia dla pracowników. Planowane działania obejmują również kampanię informacyjną skierowaną do samorządów i obywateli.
Podczas okresu przejściowego korespondencja może być doręczana za pośrednictwem operatora pocztowego, ePUAP, innych systemów lub e-doręczeń, co zapewni równoważność stosowanych metod. Dodatkowo podmioty niepubliczne bez adresu do e-doręczeń nadal będą otrzymywać korespondencję w dotychczasowy sposób, np. pocztą tradycyjną lub za pośrednictwem ePUAP.
Nowelizacja ułatwia przedsiębiorcom spełnianie wymogów formalnych dotyczących adresów do e-doręczeń. Dane do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) będą automatycznie aktualizowane na podstawie informacji z CEIDG. Dzięki temu przedsiębiorcy nie będą musieli składać osobnych oświadczeń o posiadaniu adresu do e-doręczeń.
Obowiązek aktywacji Skrzynki Doręczeń (SD) pozostaje niezmieniony – proces ten obejmuje:- złożenie wniosku na dedykowanej stronie rządowej,
- uzyskanie adresu do e-doręczeń (ADE), który jest wpisywany do BAE,
- aktywację ADE zgodnie z przekazanymi instrukcjami.
Korzyści z e-doręczeń
E-doręczenia są nowoczesnym rozwiązaniem umożliwiającym szybszą, bezpieczniejszą i tańszą komunikację w procesach administracyjnych i biznesowych. System gwarantuje m.in.:- bezpieczeństwo i poufność – identyfikacja nadawcy i odbiorcy oraz ochrona treści przesyłek przed nieautoryzowanym dostępem,
- potwierdzenie doręczenia – dokumentowanie wysyłki i odbioru korespondencji,
- automatyzację procesów – integracja z systemami EZD pozwala na efektywniejsze zarządzanie dokumentami.
Podsumowanie
Przesunięcie terminu wdrożenia obowiązkowych e-doręczeń dla podmiotów publicznych do końca 2025 roku to racjonalne rozwiązanie, które pozwala lepiej przygotować się do tej zmiany. Dzięki temu system stanie się bardziej przystępny i zrozumiały dla użytkowników, a przedsiębiorcy zyskają dodatkowy czas na dostosowanie się do nowych wymogów prawnych. Warto jednak już teraz podjąć pierwsze kroki w kierunku aktywacji adresu do e-doręczeń, aby w przyszłości sprawnie korzystać z tego rozwiązania.
Data publikacji: 2025-02-01, autor: FakturaXL
