W ostatnim czasie polscy przedsiębiorcy często decydują się na założenie firmy rodzinnej, w której pracownikami lub współpracownikami są członkowie rodziny. Jakie są podstawy zatrudniania członków rodziny? Na jaki rodzaj umowy mogą być zatrudnieni?
Zatrudniony członek rodziny jako osoba współpracująca
W rozumieniu art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osobą współpracującą będzie:
małżonek
dzieci własne
dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione
macocha i ojczym
osoby przysposabiające
o ile pozostają z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują z nim przy prowadzeniu działalności gospodarczej lub wykonywaniu umowy agencyjnej bądź umowy zlecenia.
Osoba, z którą została podpisana umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego nie jest osobą współpracującą.
Zatrudnianie członków rodziny, a ZUS
Każdy członek rodziny, który jest zatrudniony na umowę o pracę lub jest osobą współpracującą powinien być ubezpieczony w ZUS-ie i przedsiębiorca ma obowiązek odprowadzania za niego składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Przedsiębiorca zgłasza członka rodziny do ZUS na druku ZUS ZUA wskazując kod ubezpieczenia 05 11. Jeżeli osoba współpracująca podlega tylko pod ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ np.: równolegle jest zatrudniona na umowę o pracę, to zgłoszenia dokonuje się na druku ZUS ZZA. Członka rodziny należy zgłosić do ZUS-u w terminie 7 dni od momentu powstania obowiązku ubezpieczenia.
Dodatkowo co miesiąc przedsiębiorca ma obowiązek przygotowania:
deklaracji ZUS DRA (deklaracja rozliczeniowa, w której wykazuje się rozliczenie składek ZUS oraz wypłaconych świadczeń wobec pracowników)
deklaracji ZUS RCA (imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach, w sytuacji kiedy osoba współpracująca objęta jest ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym)
ZUS RZA (imienny raport miesięczny o należnych składkach zdrowotnych w sytuacji kiedy osoba współpracująca podlega jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu).
Deklaracje należy przekazać w terminie do 15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Przy zakończeniu współpracy z osobą współpracującą przedsiębiorca ma obowiązek dokonania wyrejestrowania na druku ZUS ZWUA.
Składki ZUS za osobę współpracującą
Rodzaj składek jakie przedsiębiorca ma obowiązek rozliczyć za osobę współpracującą zależy między innymi od rodzaju i tego czy dana osoba nie posiada innego tytułu do ubezpieczenia. Poniżej zależności jakie mogą wystąpić:
osoba współpracująca zatrudniona na umowę o pracę lub pracująca bez umowy – zawsze płaci się tzw. duży ZUS taki jak w przypadku przedsiębiorców
osoba współpracująca na podstawie płatnej umowy zlecenia – składki ZUS takie jak w przypadku każdej innej umowy zlecenia
osoba współpracująca, która jednocześnie pracuje u innego pracodawcy – jedynie składka na ubezpieczenie zdrowotne (warunek: wynagrodzenie u innego pracodawcy jest równe minimalnej najniższej krajowej).
Zaliczki na podatek dochodowy
Jeżeli osoba współpracująca wykonuje pracę odpłatnie, to obowiązkiem przedsiębiorcy jest wyliczenie i opłacanie zaliczek na podatek dochodowy (PIT-4).
Po zakończeniu roku podatkowego wymagane jest przygotowanie formularzy:
PIT-11 x 3 egzemplarze (pracodawca, pracownik, US)
PIT-4R x 2 egzemplarze (pracodawca, US).
Praca wykonywana nieodpłatnie zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku sporządzania wyżej wymienionych formularzy.Praca nieodpłatna osoby współpracującej jest dla przedsiębiorcy przychodem z nieodpłatnych świadczeń. Jeżeli wykonuje ją osoba należąca do I oraz II grupy podatkowej, to taki przychód zwolniony jest z opodatkowania.
Do I grupy podatkowej zalicza się: małżonek, zstępni (dzieci, wnuki itd.), wstępni (rodzice, dziadkowie itd.), pasierb, zięć, synowa, rodzeństwo, ojczym, macocha i teściowie. Do II grupy podatkowej zaliczają się: zstępni rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępni i małżonkowie pasierbów, małżonkowie rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonkowie rodzeństwa małżonków, małżonkowie innych zstępnych.
Osoba współpracująca, a koszty firmowe
Składki społeczne opłacane za osobę współpracującą mogą zostać odliczone od dochodu. Składki na ubezpieczenie zdrowotne od osoby współpracującej nieodpłatnie można odliczyć od podatku dochodowego (7,75% od podstawy wymiaru).
Wynagrodzenie osoby współpracującej, a koszty
Od 2019 roku wynagrodzenie wypłacane osobie współpracującej (małżonek lub małoletnie dziecko) może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Taką możliwość wskazuje zmieniona treść art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w którym jest napisane, że
kosztem uzyskania przychodów jest jednak wynagrodzenie małżonka podatnika i małoletnich dzieci podatnika, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną - także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki, należne z tytułów określonych w art. 12 ust. 1, art. 13 pkt 2, 8 i 9 lub z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 roku o praktykach absolwenckich, z zastrzeżeniem pkt 55 i art. 22 ust. 6ba.
