Czasami przedsiębiorcom w prowadzeniu działalności gospodarczej pomagają członkowie rodziny. Osoba współpracująca może pomagać w firmie i zostać w niej zatrudniona lub może świadczyć pomoc bezumownie. Zasady obowiązujące przy zatrudnianiu członka rodziny są takie same jak w przypadku nawiązania współpracy z innymi osobami niespokrewnionymi z przedsiębiorcą. Członek rodziny może zostać zatrudniony podobnie jak pozostali pracownicy na podstawie stosunku pracy, czyli umowy o pracę, umowy zlecenia, czy umowy świadczenia usług na warunkach zlecenia. Może też świadczyć pracę bez umowy lub może założyć działalność gospodarczą. Wtedy współpraca będzie odbywała się w ramach kontraktu pomiędzy dwoma firmami.
Zatrudnienie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – zasady ogólne
Nie ma żadnych przeciwwskazań do zatrudniania członków rodziny w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Członkowie rodziny mogą zostać przyjęci do pracy przez przedsiębiorcę na takich samych zasadach, które obowiązują w przypadku innych osób, czyli na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy świadczenia usług na warunkach zlecenia. Członek rodziny może też wykonywać pracę bez umowy lub założyć działalność gospodarczą i współpracować z przedsiębiorcą w ramach kontraktu pomiędzy dwoma firmami. Przy zatrudnianiu członka rodziny należy pamiętać, aby w umowie właściwie sformułować postanowienia ogólne, aby można było zlecać takiej osobie wykonywanie różnych codziennych, prostych czynności bez konieczności zawierania dodatkowej umowy. Od rodzaju zatrudnienia zależeć będą nie tylko obowiązki, jakie członek rodziny będzie mógł wykonywać, ale również sposób rozliczania ubezpieczeń społecznych i podatku dochodowego. W przypadku zatrudnienia na podstawie stosunku pracy koniecznie muszą być stosowane wszystkie przepisy prawa pracy.
Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę
Najczęściej zawieraną umową jest umowa o pracę. Kwestie związane z tą formą zatrudnienia zostały zawarte w Kodeksie pracy. Zarówno ustawa, jak i inne przepisy prawa nie zabraniają, aby członkowie rodziny przedsiębiorcy wykonywali pracę w firmie na podstawie stosunku pracy. Zatrudnienie w tej formie wymaga jednak spełnienia kilku warunków. Pracownikiem może zostać osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i została zatrudniona w ramach umowy o pracę, umowy powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Po spełnieniu określonych warunków pracownikiem może zostać też osoba, która ma mniej niż 18 lat.
Za pracodawcę uważa się:
jednostkę organizacyjną również tą nieposiadającą osobowości prawnej
osobę fizyczną zatrudniającą pracowników.
Stosunek pracy zostaje spełniony wtedy, kiedy na podstawie umowy zawartej pomiędzy stronami praca będzie świadczona w warunkach charakteryzujących stosunek pracy określonych w art. 22 par. 1 Kodeksu pracy, czyli będą przestrzegane cztery zasady:
zasada dobrowolności - zobowiązanie pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy
zasada podporządkowania - wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy
zasada osobistego świadczenia pracy w sposób ciągły - wykonywanie pracy w określonym miejscu i czasie
zasada odpłatności zatrudnienia - zobowiązanie pracodawcy do zapłaty wynagrodzenia za pracę pracownikowi.
Podsumowując, z powyższego przepisu nie wynika, aby istniał zakaz zatrudnienia w firmie współmałżonka lub innego członka rodziny przedsiębiorcy na podstawie umowy o pracę pod warunkiem, że zostaną zachowane wszystkie elementy charakteryzujące stosunek pracy, a szczególnie zasada podporządkowania. Możliwość zatrudnienia współmałżonka lub innego członka rodziny w firmie została potwierdzona w orzeczeniach wydanych przez Sąd Najwyższy. Za przykład może posłużyć kilka wyroków, które ukazały się na przestrzeni kilku lat i dotyczyły różnych członków rodziny pracodawcy, jak np. zatrudnienia małżonka, córki, brata.
Stosunek pracy zawarty z członkiem rodziny wymaga wypracowania pewnych ustaleń, które muszą dokładnie wskazywać na spełnienie warunków dotyczących zatrudnienia właśnie w ten sposób. W stosunku do pracownika będącego członkiem rodziny podobnie jak i do innych pracowników powinny zostać zastosowane przepisy prawa pracy:
stosunek pracy, jak i ustalenie wysokości wynagrodzenia wymaga zgodnego oświadczenia woli pracownika i pracodawcy – art. 11 Kodeksu pracy
umowa o pracę podpisana pomiędzy stronami nie może zawierać uregulowań mniej korzystnych od tych zapisanych w ustawie. Jeżeli takie postanowienia znalazłyby się w umowie to wtedy powinny zostać zastąpione właściwymi przepisami prawa pracy, postanowieniami umów o pracę bądź innymi aktami.
Zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych
Zgodnie z przepisami członek rodziny może zostać zatrudniony w firmie także na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zgodnie z zasadą swobody umów zawartą w art. 353 Kodeksu cywilnego:
Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.
Z powyższego przepisu wynika, że zawarta umowa może zostać zakwalifikowana prawnie do danego rodzaju w oparciu o faktyczny zamiar stron, co do jej wykonywania oraz o jej treść i niekoniecznie musi decydować o tym jej nazwa. Z tego względu strony decydując się na zawarcie umowy powinny zawrzeć w jej treści ważne postanowienia, które są charakterystyczne dla danego rodzaju. Zgodnie z przepisami prawa umowa posiadająca cechy umowy o pracę nie może zostać zastąpiona umową o charakterze cywilnoprawnym. Jeżeli strony podpiszą taką umowę, a wszystko będzie wskazywało, że łączy je stosunek pracy, to taka umowa zostanie uznana za umowę o pracę. Członek rodziny może zostać zatrudniony nie tylko na podstawie umowy zawartej na piśmie, ale również zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego może to nastąpić przez przystąpienie do wykonywania określonych czynności w sposób dorozumiany i nie musi to odbywać się za odpłatnością.
(Art. 60 Kodeksu cywilnego) Forma oświadczenia woli
„Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli)”.
Kim jest osoba współpracująca?
Za osobę współpracującą w świetle art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych uważa się:
małżonka
dzieci własne lub dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione
rodziców
macochę
ojczyma
osoby przysposabiające,
które pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym i jednocześnie współpracują przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Pozostałe osoby spokrewnione z przedsiębiorcą, jak np. brat lub siostra nie są uważane za osoby współpracujące. Taką osobą nie będzie również członek rodziny zatrudniony w ramach przygotowania zawodowego.
O tym czy dana osoba spełnia warunki uznania za osobę współpracującą decyduje:
współpraca przy prowadzeniu działalności gospodarczej
ścisła więź rodzinna z przedsiębiorcą
prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego.
Prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego oznacza wspólne zamieszkiwanie i zaspokajanie wszelkich potrzeb członków danego gospodarstwa domowego ze wspólnych środków, które są w dyspozycji tych osób. Jeżeli np. wydatki na czynsz, energię lub zakupy artykułów spożywczych ponoszone są wspólnie przez wszystkich członków rodziny, którzy razem zamieszkują, to należy uznać, że osoby te prowadzą wspólne gospodarstwo domowe. Sąd Najwyższy w orzeczeniu z dnia 2 lutego 1996 roku napisał, że o wspólnym prowadzeniu gospodarstwa domowego można mówić wtedy, kiedy domowników łączy między innymi współpraca w załatwianiu codziennych spraw związanych z prowadzeniem domu, a także pozostawanie na całkowitym lub częściowym utrzymaniu osoby, z którą prowadzone jest gospodarstwo domowe. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że o wspólnym gospodarstwie domowym nie może świadczyć jedynie samo wspólne zamieszkiwanie z dorosłymi i pracującymi dziećmi.
Przy ustalaniu czy członek rodziny może zostać uznany za osobę współpracującą nie bierze się pod uwagę:
okresu, przez który osoba taka współpracowała
wymiaru czasu pracy
wieku osoby współpracującej
adresu zameldowania.
Zatrudnienie członka rodziny – ubezpieczenia społeczne
W przypadku osoby współpracującej przy prowadzeniu działalności gospodarczej obowiązek dotyczący ubezpieczeń społecznych zależy od formy zatrudnienia takiej osoby. Jeżeli osoba współpracująca zostanie zatrudniona na podstawie umowy o pracę, to powinna zostać zgłoszona do ZUS-u na podobnych zasadach obowiązujących jak przy zatrudnianiu zwykłego pracownika. Oznacza to, że przedsiębiorca nie tylko zobowiązany jest do wyliczenia i odprowadzenia składek, ale ma również obowiązek złożenia w wymaganych terminach deklaracji rozliczeniowych. W chwili zakończenia współpracy przedsiębiorca musi wyrejestrować z ZUS-u współpracującego członka rodziny. Wysokość płaconych składek zależy od podstawy świadczenia pracy przez osobę współpracującą. Składki ZUS płacone za współpracującego członka rodziny mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w działalności.
Zatrudnienie członka rodziny na umowę o pracę – obowiązek ubezpieczenia ZUS
Jak stanowi art. 8 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych „Jeżeli pracownik spełnia kryteria określone dla osób współpracujących, o których mowa w ust. 11 – dla celów ubezpieczeń społecznych jest traktowany jako osoba współpracująca”.
Zgodnie z przepisami osoba współpracująca w prowadzonej działalności gospodarczej podobnie jak przedsiębiorca podlega obowiązkowo pod ubezpieczenia społeczne ZUS: emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne oraz ubezpieczenie chorobowe na zasadzie dobrowolności. Obowiązek ten rozpoczyna się z dniem rozpoczęcia współpracy, a kończy z dniem jej zakończenia. Przez cały okres współpracy składki w całości finansuje osoba prowadząca działalność gospodarczą.
Zatrudnienie członka rodziny na umowę zlecenia – obowiązek ubezpieczenia ZUS
W przypadku zatrudnienia członka rodziny na umowę zlecenia bez znaczenia jest fakt czy strony prowadzą wspólne gospodarstwo domowe. W tej sytuacji obowiązek zapłaty składek na ubezpieczenia ZUS wynika z ustaleń pomiędzy stronami zawartej umowy zlecenia. Oznacza to, że składki opłacane są podobnie jak za innego zleceniobiorcę. Jeżeli brak jest innego tytułu do ubezpieczenia, to składki na ubezpieczenia ZUS są obowiązkowe. Dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych członek rodziny zatrudniony na podstawie umowy zlecenia nie jest uznawany za osobę współpracującą przy prowadzeniu działalności gospodarczej. W tej sytuacji wysokość składek zależy od kwoty przychodu uzyskanego na umowie zlecenia.
Nieodpłatne zatrudnienie członka rodziny – obowiązek ubezpieczenia ZUS
Jeżeli członek rodziny podejmie współpracę przy prowadzeniu działalności gospodarczej bez podpisywania jakiejkolwiek umowy, to również podlega pod obowiązek ubezpieczeń ZUS, pomimo tego, że nie pobiera wynagrodzenia za świadczoną pomoc. Zgodnie z przepisami pomoc świadczona nieodpłatnie przez małżonka, dzieci lub rodziców, którzy zamieszkują razem w jednym gospodarstwie domowym jest objęta obowiązkiem odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za taką osobę. Pomoc świadczona nieodpłatnie bez umowy uznawana jest za tzw. umowę dorozumianą, czyli umowę sporządzoną ustnie w ramach, której członkowie rodziny uzgodnili, że będą świadczyć nieodpłatną pomoc w prowadzonej działalności. W przypadku tych osób wysokość odprowadzanych składek jest taka sama jak wysokość składek przedsiębiorcy. Jeżeli pomagający członek rodziny dodatkowo zatrudniony jest w innym miejscu, gdzie otrzymuje wynagrodzenie w wysokości wyższej lub równej wynagrodzeniu minimalnemu i z tego tytułu odprowadzane są za niego składki na ubezpieczenia ZUS, to nie ma obowiązku odprowadzania za taką osobę składek na ubezpieczenia społeczne. W tej sytuacji występuje jedynie obowiązek zapłaty składki zdrowotnej.
Zatrudnienie członka rodziny – podatek dochodowy
Wszelkie regulacje związane z zatrudnianiem członków rodziny w firmie prowadzonej przez osobę fizyczną zostały zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów nie są wartości wynikające z pracy własnej podatnika, jego małżonka oraz małoletnich dzieci. Podobna zasada obowiązuje w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej. Taka interpretacja zgodna jest z wyrokiem z dnia 7 lutego 2001 roku ogłoszonym przez Naczelny Sąd Administracyjny, który wyjaśnił, że:
„ Praca małżonka podatnika świadczona w ramach prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, niezależnie od tego, w jakiej formie jest wykonywana (czy to bezumownie, czy też na podstawie umowy o pracę, czy też umowy zlecenia lub umowy o dzieło), na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stanowi kosztu uzyskania przychodu”.
W związku z powyższym na zasadzie przeciwieństwa należy uznać, że koszt uzyskania przychodów stanowi wynagrodzenie wynikające:
z zatrudnienia pełnoletniego dziecka pozostającego na utrzymaniu lub niepozostającego na utrzymaniu przedsiębiorcy, czyli pozostającego lub niepozostającego we wspólnym gospodarstwie domowym
z zatrudnienia rozwiedzionego małżonka, przy czym separacja prawna lub faktyczna nie będzie pozwalała uznać za koszt wynagrodzenia takiego małżonka
z zatrudnienia innego członka rodziny nawet wtedy, kiedy pozostaje on we wspólnym gospodarstwie domowym.
Powyższe ograniczenia stosuje się w przypadku zatrudnienia osób w ramach stosunku pracy i umów cywilnoprawnych. Jeżeli przedsiębiorca zakupi od małżonka oraz małoletnich dzieci rzeczy lub prawa majątkowe lub kiedy małżonek prowadzi działalność gospodarczą to wyżej wymieniona zasada nie ma zastosowania. W tej sytuacji małżonek traktowany jest jak odrębny podmiot gospodarczy i wszelkie faktury, które wystawi mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Podsumowując praca małżonka nie jest dla przedsiębiorcy kosztem uzyskania przychodu i nie ma tu znaczenia, czy małżonków łączy wspólnota majątkowa, czy mają rozdzielność, czy pozostają w separacji. Wskazane ograniczenia dotyczą jedynie małżonków. W przypadku konkubentów nie mają zastosowania. Wynagrodzenie otrzymane przez konkubenta lub dalszego członka rodziny, a wynikające ze współpracy może stanowić dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu. Jednocześnie należy zaznaczyć, że wynagrodzenie za wykonywaną pracę wypłacane osobie współpracującej podlega pod opodatkowanie podatkiem dochodowym. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest wyliczenie i wpłata do urzędu skarbowego właściwego dla przedsiębiorcy zaliczki na podatek dochodowy za współpracownika. Dodatkowo po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca musi sporządzić informację o dochodach uzyskanych przez taką osobę oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. W przypadku świadczenia nieodpłatnej pomocy przedsiębiorca nie jest zobowiązany do składania do urzędu skarbowego deklaracji dotyczących osoby współpracującej. W tej sytuacji występuje przychód z nieodpłatnych świadczeń, który zwolniony jest z opodatkowania. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy osobami współpracującymi są najbliżsi członkowie rodziny z I i II grupy podatkowej, jak np. małżonek. W jego przypadku świadczenie pracy bez umowy przy prowadzeniu działalności gospodarczej może zostać uznane za prowadzenie własnej działalności z wykorzystaniem własnego majątku stanowiącego wspólny majątek małżonków, aby w ten sposób uzyskiwać przychody w sposób ciągły. Dla przedsiębiorcy w przypadku zatrudnienia członka rodziny kosztem podatkowym mogą być finansowane przez niego składki na ubezpieczenia ZUS płacone za osobę współpracującą oraz wydatki poniesione na przeniesienie praw autorskich, opłacenie delegacji bądź inne poniesione koszty związane z wykonywanymi czynnościami, jak np. wydatki na zakup laptopa z przeznaczeniem dla współpracującego członka rodziny, czy wydatki na kursy, diety, podróże służbowe itp. Ograniczenia, na które wskazuje art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT nie dotyczą przypadków, kiedy członek rodziny wykonuje na rzecz przedsiębiorcy czynności, które wchodzą w zakres działalności gospodarczej prowadzonej przez tego członka rodziny. W tej sytuacji wypłacone wynagrodzenie może być kosztem uzyskania przychodu. Takie stanowisko potwierdza Naczelny Sąd Administracyjny w wydanym wyroku z dnia 13 lipca 1999 roku.
Podsumowanie
W przypadku zatrudnienia członka rodziny na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia przedsiębiorca ma obowiązek rozliczyć taką osobę jak płatnik. Nie ma tu znaczenia fakt, czy wynagrodzenie jest kosztem uzyskania przychodu, czy też nie jest. Jednocześnie wypłata wynagrodzenia dla członka rodziny nie ma wpływu na zmniejszenie dochodu do opodatkowania przedsiębiorcy.
