Prowadzenie działalności gospodarczej poza granicami kraju wymaga od przedsiębiorców częstych podróży służbowych. Czasami do pracy delegowani są pracownicy. W tej sytuacji, kiedy praca wykonywana jest na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej wymagane jest zaświadczenie A1. Czym jest zaświadczenie A1 i dlaczego tak istotne jest jego posiadanie?
Zaświadczenie A1 jest dokumentem wymaganym przy wykonywaniu pracy w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej, w państwach EOG i w Szwajcarii zgodnie z art. 13.3 Rozporządzenia Parlamentu i Rady (WE) Nr 883/2004. Zaświadczenie wydawane jest w celu potwierdzenia, że dana osoba podlega pod ubezpieczenia społeczne w Polsce, co pozwala jej nie opłacać składek ubezpieczeniowych w kraju, w którym obecnie pracuje. Na podstawie zaświadczenia wydawana jest Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), która upoważnia do leczenia poza granicami kraju, jeżeli będzie taka potrzeba. Z reguły zaświadczenie A1 wydaje Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Rozliczenie zaświadczenia A1
Na podstawie zaświadczenia A1 zostaje ustalone państwo właściwe do naliczania i poboru składek ubezpieczenia społecznego z tytułu wykonywania działalności gospodarczej lub świadczenia pracy za granicą. Składki na ubezpieczenia społeczne powinny być odprowadzane zgodnie z przepisami ubezpieczeniowymi obowiązującymi w danym kraju Unii Europejskiej. Jeżeli pracownik zostaje oddelegowany do pracy w innym kraju unijnym, to w takiej sytuacji składki ubezpieczeniowe odprowadzane są we własnym kraju pracownika, w którym jest on zatrudniony.
Zaświadczenie A1 – kto i gdzie powinien złożyć wniosek?
Zaświadczenie A1 wydaje Zakład Ubezpieczeń Społecznych w Polsce. Aby je otrzymać należy złożyć odpowiedni wniosek korzystając z Platformy Usług Elektronicznych (PUE ZUS). Dostępnych jest kilka rodzajów zaświadczeń A1. Odpowiedni dokument wybierany jest na podstawie kreatora wniosku dostępnego na platformie. Wypełnienie poszczególnych rubryk jest łatwe, a wybór odpowiedniego wniosku dokonywany jest automatycznie w oparciu o udzielone odpowiedzi przez osobę go składającą. Do wniosku powinny zostać dołączone wymagane dokumenty. Ich rodzaj zależy od podstawy prawnej zaświadczenia. Przykładowo mogą nimi być: umowa zawarta z pracownikiem lub ze zleceniobiorcą, czy harmonogram czasu pracy. Wniosek może złożyć pracownik, pracodawca oraz osoba prowadząca działalność gospodarczą. ZUS powinien wydać zaświadczenie A1 od razu po złożeniu wniosku pod warunkiem, że zostaną w nim wskazane wszystkie potrzebne informacje. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości termin jego wydania zostaje wydłużony odpowiednio o 1 miesiąc lub 2 miesiące w zależności od skomplikowania sprawy. Zaświadczenie A1 przekazywane jest w wersji elektronicznej i zostaje udostępnione na platformie PUE. W momencie, kiedy zostanie przygotowane ZUS wysyła powiadomienie na e-maila lub w wiadomości SMS w zależności od wyboru wnioskodawcy. Wnioskodawca może sam je sobie wydrukować. Czasami ZUS może z jakiś przyczyn odmówić wydania zaświadczenia. W takiej sytuacji wnioskodawca ma prawo złożyć do sądu odwołanie od tej decyzji.
Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 – składanie krok po kroku
Osoby, które nie posiadają profilu na PUE ZUS powinny dokonać rejestracji na PUE ZUS i dopiero po założeniu konta wnioskować o wydanie zaświadczenia A1, ponieważ począwszy od 2022 roku jego uzyskanie możliwe jest jedynie drogą elektroniczną.
W celu złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia wnioskodawca powinien:
zalogować się do swojego profilu na platformie PUE ZUS
posiadać i przygotować kwalifikowany podpis elektroniczny wraz z PIN-em lub login i hasło do Profilu Zaufanego lub podpis osobisty, tzw. e-dowód razem z czytnikiem podłączonym do komputera lub aplikacji mobilnej
posiadać dokument potwierdzający rejestrację działalności poza granicami kraju
posiadać dowody potwierdzające prace i prowadzenie działalności gospodarczej za poprzednie okresy w przypadku, kiedy składany jest kolejny wniosek o wydanie zaświadczenia A1 zgodnie z art. 13.3 rozporządzenia nr 883/20204.
Po zalogowaniu się do PUE ZUS wnioskodawca powinien:
w katalogu usług wybrać zakładkę „Złożenie dokumentu US-31 i uzupełnić dane w wyświetlonym formularzu elektronicznym
po uzupełnieniu formularza powinien kliknąć w przycisk „Wyślij”
podpisać wniosek za pomocą jednego z wymienionych sposobów:
kwalifikowanego podpisu elektronicznego
profilu zaufanego
podpisu osobistego za pomocą e-dowodu.
Termin na wydanie zaświadczenia A1
Zakład Ubezpieczeń Społecznych powinien wydać zaświadczenie:
niezwłocznie - pod warunkiem, że będzie posiadał wszystkie potrzebne informacje i nie będzie miał żadnych wątpliwości
w okresie 1 miesiąca od złożenia – jeżeli trzeba będzie przeprowadzić postępowanie wyjaśniające
w okresie 2 miesięcy – jeżeli sprawa będzie niezwykle skomplikowana.
Brak zaświadczenia A1 – co w takiej sytuacji?
Czasami z różnych powodów osoba będąca w podróży służbowej nie posiada zaświadczenia A1. Jego brak może nieść ze sobą określone konsekwencje.
Państwo, w którym wykonywana jest praca ma prawo:
nałożyć na pracodawcę, pracownika lub przedsiębiorcę obowiązek zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne jakie należne są w danym kraju za okres wykonywania pracy na jego terytorium
nałożyć na pracodawcę lub przedsiębiorcę określone kary pieniężne – kary mogą być różne w zależności od kraju i mogą wynieść nawet kilkaset euro
odmówić wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego, jak np. zasiłki, emerytury, renty.
Nierozliczenie zaświadczenia A1 może skutkować też problemami w przypadku szukania kolejnej pracy za granicą.
