Oddelegowanie pracownika do pracy za granicą, zasady

Pracodawca, który oddeleguje swojego pracownika do pracy lub do wykonania określonego zadania służbowego za granicę kraju posiada wobec niego pewne obowiązki w zakresie informacyjnym wynikające z Kodeksu pracy. Ostatnia nowelizacja KP wprowadziła nowe rozwiązania w tym zakresie. Co zatem się zmieniło?

Obowiązki informacyjne pracodawcy, skierowanie pracownika do pracy za granicą - przepisy

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510, z późn. zm.), zwana dalej „kp” zawiera regulacje związane z obowiązkiem informowania pracowników skierowanych do pracy poza granicami kraju. Od 26 kwietnia 2023 roku zaczęła obowiązywać nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca zmiany w przepisach. Zostały one zawarte w ustawie z dnia 9 marca 2023 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 641). 

Zmiany w Kodeksie pracy – cel ich wprowadzenia

Wprowadzenie zmian w Kodeksie pracy w zakresie obowiązków informacyjnych wobec pracowników oddelegowanych do pracy za granicą spowodowane było koniecznością wprowadzenia w życie postanowień dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 roku w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urzędowy. UE L 186 z 11.07.2019, s. 105), w dalszej części określanej mianem „dyrektywy 2019/1152”.
Nadrzędną normą prawa unijnego w tym zakresie jest art. 7 dyrektywy 2019/1152. Zgodnie z nim, jeżeli pracownik zobowiązany jest do wykonywania pracy w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub w państwie trzecim, w którym zawsze wykonuje pracę, to w takiej sytuacji państwa członkowskie przekonują, że pracodawca na pewno przekaże wszelkie dokumenty dotyczące warunków zatrudnienia i płacy jeszcze przed wyjazdem pracownika oraz że dokumenty te będą zawierały dodatkowe informacje, a przynajmniej te wymienione poniżej: 

• nazwę państwa lub państw, w których praca za granicą będzie wykonywana oraz przewidywany czas jej trwania
• określenie waluty, w której będzie wypłacane wynagrodzenie
• informację o świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem przydzielonej pracy, ale tylko w stosownych przypadkach
• informację o tym czy pracownik ma zapewniony powrót do kraju, a jeżeli go ma to jakie są warunki tego powrotu.

Wyżej wymienionych postanowień nie stosuje się w przypadku, kiedy czas trwania każdego okresu pracy poza krajem członkowskim, w którym pracownik przeważnie wykonuje pracę nie przekracza 4 kolejnych tygodni pod warunkiem, że państwa członkowskie nie postanowią inaczej. 

Informacje dodatkowe dla pracownika wykonującego pracę za granicą kraju - podstawowy katalog danych, jakie pracodawca zobowiązany jest przekazać pracownikowi

Przepisy Kodeksu pracy przed nowelizacją i po nowelizacji różnią się głównie w dwóch kwestiach dotyczących okresu pracy i dotyczą norm związanych ze skierowaniem pracownika do pracy poza granice kraju. Przed nowelizacją przepisy odnosiły się jedynie do pracownika skierowanego do pracy na terenie państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej. W nowych uregulowaniach brak jest takiego podziału. Jeżeli chodzi o okres pracy, to dotychczasowe przepisy dotyczyły czasu oddelegowania pracownika na czas dłuższy niż 1 miesiąc. Zgodnie z nowymi uregulowaniami obowiązek przekazania dodatkowych informacji osobie skierowanej do pracy lub do wykonania konkretnego zadania służbowego za granicą kraju dotyczy okresu przekraczającego 4 kolejne tygodnie kalendarzowe.

W związku z powyższym zgodnie z art. 29(1) par. 2 Kodeksu pracy pracownik zanim wyjedzie do pracy za granicą lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres, który będzie przekraczał 4 kolejne tygodnie powinien otrzymać od pracodawcy dodatkowe informacje niezależnie od danych, o których mówi art. 29 par. 3 Kodeksu pracy. 

Informacje powinny zostać przekazane w formie papierowej lub elektronicznej i muszą dotyczyć:

• państwa lub państw, w których ma być wykonywana praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju
• przewidywanego czasu trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju
• waluty, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju
• świadczeń pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju o ile przewidują je przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę
• zapewnienia lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju
• warunków powrotu pracownika do kraju, jeżeli powrót do kraju jest zapewniony.

Informacje będą mogły zostać przekazane pracownikowi w wersji elektronicznej pod warunkiem, że będą one dla niego dostępne w ten sposób i będzie on mógł wydrukować je oraz przechowywać. Natomiast pracodawca powinien zachować dowód przekazania informacji lub otrzymania ich przez pracownika. 

Art. 29(1) par. 2 Kodeksu pracy

Zgodnie z zapisem art. 29(1) par. 2 Kodeksu pracy informacja przeznaczona dla pracownika skierowanego do pracy poza granicami kraju ma charakter dodatkowy. W związku z tym obowiązek przekazania tych informacji pracownikowi powinien być realizowany niezależnie od podstawowych informacji przekazywanych pracownikowi, a dotyczących warunków zatrudnienia określonych w art. 29 par. 3 Kodeksu pracy. W świetle podanego przepisu pracodawca powinien zawiadomić pracownika korzystając z formy papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni licząc od dnia dopuszczenia pracownika do pracy przynajmniej o takich informacjach, jak o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy
• obowiązującym dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych oraz rekompensaty za taką pracę, a w przypadku pracy zmianowej o zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę
• zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy – dotyczy wykonywania pracy w kilku miejscach
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, a w szczególności urlopu wypoczynkowego, a jeżeli nie można określić jego wymiaru w dacie przekazywania pracownikowi powyższej informacji, to należy podać zasady jego ustalania i przyznawania
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy, a jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, to należy poinformować o sposobie ich ustalania
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, a w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje oraz o nazwie takich organów lub instytucji
• w przypadku, kiedy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy o terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Niektóre z powyższych informacji mają charakter obligatoryjny, jeżeli pracownik został skierowany do pracy lub do wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres dłuższy niż 4 kolejne tygodnie. 

Pracodawca musi też poinformować pracownika o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do którego wpływają składki na ubezpieczenia społeczne w ramach zawartego stosunku pracy, a także informacje na temat ochrony zdrowia związane z zabezpieczeniem społecznym jakie zapewnia pracodawca. Informacje muszą trafić do pracownika w terminie nie późniejszym niż 30 dni od dnia dopuszczenia go do pracy. Powyższe nie dotyczy sytuacji, w której pracownik sam dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego. 

PRZYKŁAD 1
Pracodawca zatrudnił pracownika na stanowisku serwisanta urządzeń grzewczych. Z uwagi na to, że firma prowadzi także działalność poza granicami kraju, to przedsiębiorca otrzymał zlecenie naprawy sieci grzewczej w jednej z firm działających poza granicami kraju. W związku z tym pracodawca wydał pracownikowi zlecenie wykonania modernizacji uszkodzonej sieci grzewczej i polecił mu wyjazd poza terytorium Polski na okres 7 tygodni. Pracownik oprócz informacji o podstawowych warunkach zatrudnienia przekazanych mu w ciągu 7 i 30 dni od daty nawiązania umowy o pracę powinien otrzymać od pracodawcy informację o zakresie przedmiotowym wynikającym z art. 29(1) par. 2 Kodeksu pracy, czyli o przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, a także o walucie, w której będzie przekazywane wynagrodzenie za czas wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy bądź zadania służbowego poza granicami kraju, a także o zapewnieniu bądź braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju. Wszystkie te informacje pracownik musi otrzymać jeszcze przed wyjazdem z kraju. 

Informacja o walucie, w której pracownik ma mieć wypłacane wynagrodzenie za pracę za granicą

Art. 29(1) par. 3 Kodeksu pracy mówi, że pracownik powinien zostać poinformowany o walucie, w której będzie miał wypłacane wynagrodzenie podczas wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju poprzez podanie informacji w formie papierowej lub elektronicznej ze wskazaniem odpowiednich przepisów prawa pracy. Zgodnie z dyrektywą 2019/1152 przez wspomnianą wyżej regulację należy rozumieć podanie informacji o walucie w jakiej pracownik otrzyma wynagrodzenie podczas jego pobytu za granicą, która w razie potrzeby może zostać przekazana w odniesieniu do szczegółowych przepisów aktów ustawowych, wykonawczych, administracyjnych lub postanowień statutowych bądź umów zbiorowych, które regulują te informacje.  

PRZYKŁAD 2
Przedsiębiorca wysłał pracowników w delegację do innego państwa na okres 3 miesięcy. Pracownicy mają otrzymać wynagrodzenie w walucie państwa, do którego zostali oddelegowani zgodnie ze stawkami określonymi w załączniku do regulaminu wynagradzania obowiązującego w firmie. Pracodawca przekazuje pracownikom informacje o wynagrodzeniu w formie elektronicznej razem z załącznikiem do regulaminu wynagradzania oraz wyciągiem z przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podroży służbowej (Dz.U. poz. 167, z późn. zm.).

Informowanie pracownika oddelegowanego do pracy za granicą o zmianie warunków zatrudnienia

Pracodawca zobowiązany jest do poinformowania pracownika oddelegowanego do pracy za granicą kraju o wszelkich zmianach dotyczących warunków zatrudnienia określonych w art. 29(1) par. 2 Kodeksu pracy. Informacja powinna być podana niezwłocznie w postaci papierowej lub elektronicznej, ale nie może to być później niż dzień, w którym dana zmiana zostanie zastosowana w stosunku do danego pracownika. Obowiązek informacyjny w tym zakresie nie będzie musiał być spełniony, jeżeli zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy i jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi. 

Obowiązek informacyjny w przypadku osób zatrudnionych na innej podstawie niż umowa o pracę

Zakres informacji, o których mowa jest powyżej i obowiązek ich przekazywania w dużej mierze zależy od zawartego stosunku pracy innego niż umowa o pracę. W związku z tym obowiązek przekazania wymaganych informacji wskazanych w Kodeksie pracy występuje w odniesieniu do osób, z którymi stosunek pracy nawiązany został na podstawie: 

• powołania
• wyboru
• mianowania
• spółdzielczej umowy o pracę.

Podsumowanie

Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy pracodawca, który kieruje pracownika do pracy za granicą lub w celu wykonania zadania służbowego ma wobec niego obowiązek informacyjny dotyczący między innymi zmieniających się warunkach pracy, waluty w jakiej ma być wypłacane wynagrodzenie niezależnie od podstawowych danych o warunkach zatrudnienia. Informacja dotyczy pracowników, którzy będą wykonywać pracę za granicą w innych państwach Unii Europejskiej i w państwach trzecich przez okres przekraczający 4 kolejne tygodnie.

Data publikacji: 2023-09-11, autor: FakturaXL