Bardzo często w działalności gospodarczej przedsiębiorcy potrzebują różnych zaświadczeń potwierdzających informacje na temat ich firmy. Najczęściej wydawane są zaświadczenia z CEIDG, czy KRS, o niezaleganiu w zapłacie podatków lub składek ZUS bądź KRUS.
CEIDG oraz KRS – najważniejsze zaświadczenia firmy
Każdy przedsiębiorca może pobrać online zaświadczenia zarówno z CEIDG jak i KRS. Podobnie jak i zaświadczenia o niezaleganiu w ZUS-ie lub podatkach. W większości, wydruki dokumentów pobrane online uważane są za dokumenty urzędowe. Wystarczy je tylko wydrukować, nie muszą być nigdzie poświadczane. Przedsiębiorca, który wystosuje żądanie wydania zaświadczenia w formie papierowej z reguły nie otrzyma dokumentu od ręki. Zgodnie z przepisami urząd ma 7 dni roboczych na jego wydanie licząc od dnia złożenia wniosku przez przedsiębiorcę. W przypadku gdyby nie było możliwości wydania zaświadczenia w ustawowym terminie, urząd ma obowiązek powiadomić o tym wnioskodawcę.
CEIDG – jak uzyskać zaświadczenie?
Zaświadczenie o wpis do ewidencji CEIDG najczęściej wymagany jest przez banki, np.: przy zakładaniu konta firmowego, czy ubieganiu się o kredyt.
zaświadczenie o wpis do CEIDG można pobrać ze strony internetowej: https://prod.ceidg.gov.pl/
Aby wyszukać wpis w bazie należy wpisać przynajmniej jedno z wymaganych kryteriów wyszukiwania, np.: NIP, REGON, nazwa firmy, imię i nazwisko właściciela. Następnie wejść w „Szczegóły” i „Pobierz PDF”
zaświadczenie o wpis do CEIDG za pośrednictwem konta przedsiębiorcy na stronie internetowej: https://konto.biznes.gov.pl/pl/moje-konto
Należy wejść w zakładkę „Moja firma” po wcześniejszym zalogowaniu się np.: profilem zaufanym. Następnie: „Zobacz szczegóły” i „Pobierz zaświadczenie”.
Za pobranie zaświadczenia nie jest pobierana opłata.
CEIDG – zaświadczenie o wpis dla zagranicznego partnera
Przedsiębiorcy podejmujący współpracę z zagranicznymi kontrahentami czasami proszeni są o okazanie zaświadczenia o wpisie do rejestru przedsiębiorców. W tym celu należy zwrócić się do Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii, aby poświadczyć wydruk wpisu pobranego ze strony internetowej CEIDG. Prośbę o potwierdzenie wysyła się na adres: sekretariatdge@mrpit.gov.pl Przedsiębiorca musi podać swoje imię i nazwisko oraz numer NIP.
Klauzula apostille
Aby potwierdzony wydruk mógł być wprowadzony do obrotu prawnego państwa będącego stroną konwencji haskiej z 1961 roku znoszącego wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, to do dokumentu trzeba dołączyć poświadczenie przez klauzulę apostille, które wydaje Minister Spraw Zagranicznych. Klauzula ma potwierdzać autentyczność danego dokumentu. Dokument urzędowy z klauzulą apostille umożliwia posługiwanie się nim w innych państwach jako oficjalnym dokumentem urzędowym.
Klauzula apostille poświadcza:
autentyczność podpisu na dokumencie
charakter w jakim działa osoba podpisująca dokument
tożsamość pieczęci lub stempla na dokumencie.
Wniosek o nadanie klauzuli apostille można złożyć osobiście w Referacie ds. Legalizacji MSZ. Wniosek może złożyć lub odebrać dokumenty po uwierzytelnieniu nie tylko wnioskodawca, ale również osoba przez niego upoważniona. Inną opcją jest wysyłka dokumentów z prośbą o nadanie im klauzuli apostille za pośrednictwem poczty. Za wydanie klauzuli pobierana jest opłata w wysokości 60 zł za każdy poświadczony dokument.
Referat ds. Legalizacji MSZ znajduje się pod adresem: Referat ds. Legalizacji Ministerstwo Spraw Zagranicznych al. Szucha 21 00-580 Warszawa.
KRS – wydanie zaświadczenia
Zaświadczenie o wpisie do rejestru KRS można pobrać i wydrukować za pośrednictwem wyszukiwarki KRS dostępnej na stronie internetowej: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/wyszukiwarka-krs1
Po wpisaniu numeru KRS wyświetla się strona z danymi firmy. Aby pobrać wydruk należy wejść w „Pobierz wydruk”, który po wydrukowaniu jest zaświadczeniem o wpisie do KRS. Dokument pobrany ze strony KRS (eMS) pozwala na posługiwanie się nim w kontaktach z innymi przedsiębiorcami. Nie musi zawierać podpisu, pieczęci ani poświadczenia za zgodność z oryginałem. Ważne żeby wydruk posiadał informacje na temat strony internetowej i identyfikator wydruku.
Zaświadczenie jest bezpłatne.
NIP – zaświadczenie o jego nadaniu
Każdemu przedsiębiorcy, który rozpoczyna działalność gospodarczą zostaje nadany numer NIP. Zaświadczenie o jego nadaniu potrzebne jest np.: w sytuacji kiedy firma bierze udział w przetargu, czy stara się o kredyt. Czasami kontrahenci chcą sprawdzić jakim numerem posługuje się przedsiębiorca. Wniosek o wydanie zaświadczenia składa się do właściwego urzędu skarbowego ze względu na miejsce zamieszkania przedsiębiorcy lub miejsce siedziby jego firmy.
Jeżeli przedsiębiorca osiąga przychody w wysokości co najmniej 3 000 000 zł netto, to wniosek o zaświadczenie otrzyma w wyspecjalizowanym urzędzie skarbowym o zasięgu wojewódzkim. Przy przychodach powyżej kwoty 50 000 000 euro właściwym urzędem jest I Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie.
Istnieje możliwość uzyskania zaświadczenia o nadaniu NIP drogą elektroniczną.
Wniosek wymaga opłaty w wysokości 21 zł.
Zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach
Podatnicy najczęściej składają wnioski o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach, ponieważ przedstawienie takiego zaświadczenia wymagana jest przez dużą część instytucji, np.: przy ubieganiu się o kredyt lub leasing. Obecnie zaświadczenia można uzyskać w sposób elektroniczny.
1. zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach i opłatach Przedsiębiorca może zawnioskować o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach dochodowych, PIT lub CIT, VAT lub w akcyzie bądź stwierdzające posiadanie zaległości podatkowej. Pisemny wniosek należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania bądź siedziby firmy lub elektronicznie. W przypadku zaświadczenia w zakresie podatków i opłat opłacanych w innych urzędach niż urząd skarbowy, to:
podatek od nieruchomości lub od środków transportowych – wniosek składa się do urzędu miasta lub gminy jaki jest właściwy dla adresu danej nieruchomości, której dotyczy zaświadczenie
opłaty za korzystanie ze środowiska – wniosek składa się do urzędu marszałkowskiego jaki jest właściwy dla miejsca zamieszkania lub siedziby przedsiębiorcy.
Za jedno zaświadczenie trzeba zapłacić 21 zł
2. zaświadczenie potwierdzające status podatnika VAT Przedsiębiorcy mają prawo sprawdzić status podatnika VAT. Mogą uzyskać informację na swój temat, a także swojego kontrahenta. Mogą też skorzystać z wykazu podatników VAT. Znajdują się w nim podmioty niezarejestrowane, wykreślone lub przywrócone do rejestru VAT. Wykaz zawiera wszystkie dane na temat danego podmiotu.
Istnieje też możliwość sprawdzenia numeru VAT europejskiego (VAT UE) w wyszukiwarce dostępnej na stronie Komisji Europejskiej.
Zaświadczenie może mieć formę elektroniczną i papierową. Przedsiębiorca, który chce otrzymać zaświadczenie w wersji papierowej powinien złożyć wniosek do urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który chce potwierdzić swój status jako podatnika VAT. Wydanie zaświadczenia wymaga opłaty w wysokości 21 zł.
Zaświadczenie o niezaleganiu w składkach na ubezpieczenia społeczne
1. zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS-ie Przedsiębiorca będący płatnikiem ZUS może wystąpić z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w zapłacie składek na ubezpieczenia społeczne. Zaświadczenie można uzyskać: w oddziale ZUS, drogą elektroniczną w portalu PUE ZUS oraz przez portal www.biznes.gov.pl. Wniosek elektroniczny musi być podpisany profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Zaświadczenie jest bezpłatne
2. zaświadczenie o niezaleganiu w KRUS Osoby ubezpieczone w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) mogą otrzymać zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek po wcześniejszym utworzeniu konta użytkownika eKRUS lub po złożeniu wniosku w formie papierowej we właściwym oddziale KRUS. Zaświadczenie jest bezpłatne.
Zaświadczenie z KRK
Za pośrednictwem Krajowego Rejestru Karnego wystawia się zaświadczenie o niekaralności.
Zaświadczenie z KRK potrzebne jest w sytuacji kiedy przedsiębiorca chce:
przystąpić do przetargu
uzyskać koncesję, a przepisy wymagają niekaralności od członków organów spółki
pracować na stanowisku, na którym nie może pracować osoba karana
zatrudnić pracownika w stosunku, do którego istnieje wymóg niekaralności.
Zgodnie z przepisami każdy ma prawo (osoba fizyczna i podmiot zbiorowy) wiedzieć jakie informacje zostały zgromadzone na jego temat w KRK. Wniosek o wydanie zaświadczenia można złożyć osobiście w urzędzie. Z reguły zaświadczenie wydawane jest od ręki. Możliwe jest też złożenie wniosku w formie elektronicznej na platformie eMS pod adresem: https://ekrk.ms.gov.pl/ep-web lub drogą pocztową. Wniosek o zaświadczenie o niekaralności w formie elektronicznej wymaga posiadania podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego.
