Sprzedaż wysyłkowa podobnie jak i tradycyjna nakłada na sprzedawcę obowiązek dostarczenia nabywcy razem z wysyłanym towarem, paragonu dokumentującego dokonaną sprzedaż.
Obowiązkiem podatnika dokonującego sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych jest prowadzenie ewidencji obrotu i kwot podatku należnego z zastosowaniem kasy rejestrującej. Dodatkowo sprzedawcy mają również obowiązek wystawienia i wydania nabywcy, paragonu fiskalnego lub faktury sprzedaży w formie papierowej bądź elektronicznej za zgodą nabywcy i przekazanie jej w sposób z nim uzgodniony.
Zgodnie z par. 6 ust. 1 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, sprzedawca powinien wydać nabywcy (bez żądania jego wydania) paragon fiskalny. Obowiązują tu takie same zasady co w przypadku sprzedaży stacjonarnej określające, że to na sprzedawcy ciąży obowiązek przekazania paragonu klientowi. Jeżeli sprzedawca tego nie zrobi, to urząd skarbowy może uznać takie działanie za wykroczenie i nałożyć na niego mandat.
W sytuacji kiedy sprzedawca otrzyma część lub całość zapłaty przed dostawą towaru, to paragon może zostać wysłany do klienta razem z zakupionym towarem. Problemem jest sytuacja kiedy klient płaci za otrzymany towar dopiero w momencie odbioru przesyłki. Nie jest możliwe nabicie paragonu w momencie wysyłki towaru, ponieważ w sprzedaży wysyłkowej z opcją płatności przy odbiorze, obowiązek podatkowy powstaje w momencie dostarczenia towaru do jego odbiorcy i wtedy paragon powinien zostać wysłany w osobnej paczce. Jednak takie działanie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Aby ich uniknąć sprzedawcy wystawiają paragon w momencie wysyłki i dołączają go do paczki z towarem. Jeżeli nabywca zainteresowany jest udokumentowaniem transakcji fakturą VAT, to w takiej sytuacji sprzedawca nie musi wysyłać już paragonu. Wystarczy, że dołączy go do egzemplarza faktury pozostającej u niego.
Sprzedaż przez Internet – zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania
Sprzedaż wysyłkowa może zostać zwolniona z obowiązku instalowania i posiadania kasy rejestrującej bez względu na wysokość osiąganych obrotów. Jednak muszą być spełnione określone warunki:
zapłata za towar musi być dokonana za pośrednictwem banku, poczty lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na rachunek bankowy sprzedawcy
sprzedawca musi prowadzić ewidencję zapłat, z której jednoznacznie będzie wynikało jakiej czynności dotyczy i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy razem z adresem).
Jeżeli wyżej wymienione warunki zostaną spełnione, to sprzedawca nie musi rejestrować sprzedaży na kasie fiskalnej i wysyłać paragonu do klienta.
Powyższe nie dotyczą jednak wszystkich rodzajów sprzedaży. W niektórych przypadkach instalacja kasy fiskalnej jest niezbędna, a paragon fiskalny powinien trafić do klienta. Chodzi przede wszystkim o przedsiębiorców sprzedających między innymi części do silników, sprzęt radiowy i telekomunikacyjny, sprzęt fotograficzny, wyroby z metali szlachetnych, zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych, wyroby tytoniowe i alkoholowe.
