Podróże służbowe za granicę kraju odbywane samochodem osobowym prywatnym lub firmowym wiążą się z poniesieniem określonych kosztów związanych z eksploatacją pojazdu, jak np. winiety, opłaty parkingowe, wydatki związane z zapłatą za paliwo. Czy wszystkie te wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów firmowych, a zwłaszcza zakup paliwa?
Zakup paliwa w Polsce i za granicą – koszty uzyskania przychodu
Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT wszelkie wydatki odpowiednio udokumentowane i poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów mogą zostać ujęte w kosztach firmowych. Jednocześnie nie mogą to być te, które zostały wymienione w art. 23 ustawy o PIT. Do udokumentowania zakupu paliwa na terenie kraju, który uprawnia do ujęcia wydatku w ewidencji służy faktura VAT. Takim dokumentem nie jest paragon fiskalny, chyba że jest to paragon z numerem NIP nabywcy, który traktowany jest jak faktura uproszczona. Paragon z NIP-em nabywcy może stanowić podstawę do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych i odliczenia podatku VAT. Wartość takiego paragonu nie może przekroczyć kwoty 450 zł.
Zakup paliwa i olejów za granicą może być udokumentowany paragonami lub dowodami kasowymi pod warunkiem, że będą one zawierały następujące dane:
datę wystawienia
pieczątkę podmiotu wydającego paragon
określoną ilość, cenę jednostkową oraz wartość zakupionego paliwa/oleju,
Dodatkowo na odwrocie paragonu, podatnik ma obowiązek umieścić swoje dane:
imię i nazwisko (nazwę firmy)
adres
rodzaj (nazwę) zakupionego paliwa/oleju.
W związku z tym paragon wystawiony za granicą za zakup paliwa/oleju zawierający wymagane dane określone w przepisach, podatnik będzie mógł ująć w książce przychodów i rozchodów.
Zakup paliwa za granicą – pojazd firmowy
Zakup paliwa za granicą do pojazdu firmowego osobowego ujmuje się w KPiR w kolumnie 13 – „Pozostałe wydatki” do wartości 75% wydatków w oparciu o sporządzony dowód wewnętrzny. Koszt wydatku przed ujęciem w KPiR należy przeliczyć na złotówki zgodnie ze średnim kursem NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Zakup paliwa za granicą – pojazd prywatny
Podatnik w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ma prawo użytkować samochód prywatny. Pojazdem tym może też odbyć podróż służbową zagraniczną. Wtedy ma prawo odliczyć 20% wydatków poniesionych na zakup paliwa lub z tytułu innych poniesionych wydatków eksploatacyjnych związanych z tym pojazdem. Od 2019 roku podatnik nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów podatku PIT. W związku z powyższym wydatki związane z samochodem prywatnym mogą być ujęte w KPiR do wysokości 20%.
Zakup paliwa za granicą, a podatek VAT
Dla zakupu towarów niewysyłanych i nietransportowanych, miejscem opodatkowania transakcji jest miejsce zakupu, a więc kraju, w którym dane towary znajdowały się w czasie zakupu, dlatego zakup paliwa za granicą będzie opodatkowany podatkiem VAT w kraju nabycia. Zgodnie z przepisami, zakup paliwa za granicą nie jest traktowany jak WNT, dlatego nabywca nie ma obowiązku rozliczania podatku VAT z danej transakcji. Takiego samego zdania jest Dyrektor KIS, który w interpretacji indywidualnej z dnia 28 czerwca 2017 roku, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.21.2017.1.PK wskazał, że:
Kupowane paliwo służy wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, nie jest przywożone do kraju i nie podlega późniejszej odsprzedaży. W takim przypadku zasadne jest twierdzenie, że nabyty towar (paliwo) nie został wysłany lub przetransportowany do Polski. Dostawa towaru była dokonana w momencie zatankowania paliwa na stacji benzynowej. Skoro nie wystąpiło przemieszczenie towaru (paliwa) do Polski, nabycie paliwa, zużytego następnie w trakcie eksploatacji pojazdu nie będzie stanowiło WNT ani importu.
Podatnik kupując paliwo za granicą nie może od takiej transakcji odliczyć podatku VAT, ale zgodnie z wydanymi interpretacjami indywidualnymi może ująć wydatek w kwocie netto. Podatek VAT możliwy jest do odzyskania po złożeniu VAT-REF.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca wybrał się w zagraniczną podróż służbową samochodem firmowym. Podczas pobytu za granicą zmuszony był zakupić paliwo do samochodu. Po zatankowaniu otrzymał paragon fiskalny. Czy może ująć wydatek w kosztach firmowych?
Odpowiedź: Tak, może. Kupując paliwo za granicą można taki wydatek ująć w kosztach firmowych na podstawie wystawionego paragonu. Przedsiębiorca musi wystawić dowód wewnętrzny na 75% wartości paragonu netto po wcześniejszym przeliczeniu wartości z paragonu na złotówki. Wydatek powinien ująć w kolumnie 13 KPiR.
