Umowa użyczenia, jak rozliczyć podatek PIT i VAT?

Przepisy prawa umożliwiają podpisywanie różnorodnych umów, którym przypisuje się inne funkcje, są podpisywane w różnych okolicznościach. W większości umów trzeba przestrzegać przepisów ustawy Kodeksu cywilnego, w której można znaleźć sporo informacji, jednak większość osób nie dysponuje szczegółowymi informacjami na jej temat. Poniżej znajdują się dokładne wskazówki dotyczące umowy użyczenia, zostanie ona przeanalizowana również ze względu na skutki podatkowe w PIT oraz VAT

Umowa użyczenia – definicja

Przedmiotem umowy użyczenia jest nieodpłatne przekazanie rzeczy do używania. Strony zawierające umowę to użyczający i biorący w użyczenie.

W ustawie Kodeks cywilny można znaleźć kilka przepisów dotyczących umowy użyczenia:

• użyczający oddaje rzecz do używania stronie biorącej,
• biorący w używanie przyjmuje i użytkuje otrzymaną rzecz,
• zabrania się, aby bez uzyskania wcześniejszej zgody użyczającego przekazać użyczoną rzecz osobie trzeciej do używania,
• umowę użyczenia zawiera się na czas oznaczony albo nieoznaczony,
• aby zawrzeć umowę użyczenia nie jest konieczne zachowanie szczególnej formy, czyli może być ustna albo pisemna.

Prawa i obowiązki stron umowy użyczenia

Ustawa dokładnie wyznacza prawa i obowiązki stron umowy użyczenia. W tabeli widnieją wybrane z nich:

Prawa i obowiązki
Użyczającego	Biorącego w używanie
Gdy urzeczona rzecz ma wady, użyczający jest zobowiązany do naprawienia szkody, za którą odpowiada. Szkoda została wyrządzona biorącemu, jeżeli użyczający, mając wiedzę o wadach, nie przekazał stosownej informacji. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, kiedy wada była niewidoczna, a biorący jej nie zauważył.	Bierze na siebie odpowiedzialność za przypadkową utratę albo uszkodzenie rzeczy w sytuacji, gdy korzysta z niej w sposób niezgodny z umową albo z jej przeznaczeniem.
Gdy rzecz jest używana w sposób sprzeczny z jej przeznaczeniem, użyczający może zażądać jej zwrotu.	Nakładane są na niego koszty utrzymania rzeczy urzeczonej, do których zalicza się naprawy oraz remonty.
Użyczający ma prawo dochodzić roszczeń od biorącego w używanie o naprawienie szkody lub pogorszenie rzeczy w terminie 1 roku, liczonego od dnia zwrotu użyczonej rzeczy.	Kiedy umowa użyczenia dobiegnie końca, biorący ma obowiązek oddać użyczającemu rzecz w takim samym stanie, jak w dniu jej otrzymania (stan niepogorszony).

Umowa użyczenia - jakie zawiera elementy?

Ustawodawca nie wyznaczył wzoru umowy użyczenia, co oznacza, że można skorzystać z jednego z dostępnych wzorów, pod warunkiem że zawiera wszystkie wymagane informacje.

Niezbędne elementy umowy użyczenia:

• wyznaczenie stron umowy - użyczający i biorący w używanie — trzeba podać imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer dowodu oraz numer PESEL,
• opis przedmiotu umowy użyczenia - trzeba wskazać, co jest przedmiotem umowy. Za przykład można podać mieszkanie albo samochód. Gdy umowa dotyczy lokalu mieszkalnego, wymagane jest wprowadzenie informacji dotyczących powierzchni, miejsca położenia, a także przeznaczenia lokalu. Dla porównania w przypadku samochodów trzeba wskazać markę, rocznik, numer rejestracyjny oraz kolor,
• okres umowy – umowę zawiera się na czas określony albo nieokreślony,
• stan techniczny przedmiotu użyczenia — podmiot użyczający powinien wprowadzić informację dotyczącą stanu przedmiotu użyczenia. W tym miejscu należy zaznaczyć, że przedmiot musi zostać oddany w stanie niepogorszonym (takim samym),
• odpłatność – umowa użyczenia jest zaliczana do umów nieodpłatnych, ale mając do czynienia z użyczeniem lokalu, wymagane jest przekazanie szczegółowych informacji, kto bierze na siebie odpowiedzialność za uregulowanie opłat związanych z jego używaniem,
• podpisy stron umowy – w umowie musi znaleźć się podpis użyczającego oraz osoby biorącej w użyczenie.

Umowa użyczenia a przychód w PIT

Umowa użyczenia jest umową nieodpłatną, jednak trzeba ją rozważyć również na gruncie podatku PIT. W tym miejscu trzeba zaznaczyć, że ta kwestia jest dosyć problematyczna. W pierwszej kolejności trzeba zweryfikować ustawę o PIT, gdzie w definicji przychodu widnieje informacja, że za przychód uznaje się między innymi wartości pieniężne, wartości otrzymywanych świadczeń w naturze oraz innych nieodpłatnych świadczeń. Z wiadomych względów umowa użyczenia jest zaliczana do świadczeń nieodpłatnych. Trzeba więc wiedzieć, czym jest świadczenie nieodpłatne (szczegółowe informacje nie znajdują się w ustawie o PIT). Z tego względu trzeba sięgnąć do interpretacji indywidualnej nr 0114-KDIP3-1.4011.722.2022.1.KF wydanej w dniu 5.09.2022 r., gdzie znajdują się szczegółowe informacje dotyczące świadczenia nieodpłatnego. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, iż z uwagi na cele podatkowe nieodpłatne świadczenie to wszystkie działania albo zaniechania działania na rzecz innej osoby, co skutkuje osiągnięciem korzyści, a to z kolei przekłada się na przysporzenie majątku, który uzyskuje odpowiedni wymiar finansowy. Pojawia się jednak pytania, czy wiąże się to z obowiązkiem uregulowania podatku dochodowego?

Umowa użyczenia – kiedy nie trzeba regulować podatku PIT?

Zawarcie umowy użyczenia pozwala na skorzystanie ze zwolnienia od podatku, oczywiście, pod warunkiem że przestrzegane są wymogi wyznaczone przez ustawodawcę.

Przychody uzyskiwane z nieodpłatnych świadczeń są objęte zwolnieniem przedmiotowym w podatku dochodowym, jeżeli pochodzą od osób zaliczanych to I oraz II grupy podatkowej wskazanej w ustawie o podatku od spadków i darowizn. Zwolnienie nie obowiązuje w przypadku świadczeń uzyskiwanych na podstawie stosunku pracy, pracy nakładczej albo umów z działalności wykonywanej osobiście.

I grupa podatkowa to:
małżonka, zstępni, wstępni, pasierb, zięć, synowa, rodzeństwo, ojczym, macocha oraz teście.

II grupa podatkowa to:
zstępni rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępni i małżonkowie pasierbów, małżonkowie rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonkowie rodzeństwa małżonków, małżonków innych zstępnych.

Gdy umowę użyczenia podpisano z podmiotem, który nie jest zakwalifikowany do I oraz II grupy podatkowej, powstaje przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń dla podmiotu biorącego w używanie. Wiąże się to z obowiązkiem opodatkowania przychodu podatkiem dochodowym.

Dla nieodpłatnych świadczeń wartość pieniężna zostaje wyznaczona na podstawie cen rynkowych. Jeżeli przedmiotem użyczenia jest lokal albo samochód obowiązują kwoty w wysokości czynszu, jaki trzeba uregulować po zawarciu umowy najmu.

Umowa użyczenia - czy zawsze bez podatku PIT?

Umowa użyczenia jest problematyczna zarówno dla pożyczających, jak i biorących w użyczenie. Aby uzyskać dodatkowe informacje, warto skorzystać z interpretacji podatkowych. Szczególnie jedna z nich wydaje się ważna, chociaż może być postrzegana jako nieco kontrowersyjna. Chodzi o interpretację wydaną 21.03.2022 roku nr 0113-KDIP2-2.4011.1201.2021.2.ACZ. Jest poświęcona umowie użyczenia lokalu mieszkalnego koledze, czyli osobie niespokrewnionej. Zapytanie skierowane do organu podatkowego przedstawił użyczający, który pragnął potwierdzić, że żaden przychód do opodatkowania nie powstanie po zawarciu umowy. Biorący w użyczenie odpowiada za uregulowanie kosztów czynszu, na który składa się eksploatacja bieżąca, opłaty regulowane za ogrzewanie, ciepłą i zimną wodę, wywóz śmieci, podatek od nieruchomości oraz opłaty regulowane za wieczyste użytkowanie gruntu. Użyczający uważa, iż nie jest zobligowany do regulowania podatku, gdyż po zawarciu umowy użyczenia nie generuje przychodów. Opinia wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, że użyczający w pewnej części ma rację, a w pewnej nie. Mowa o kosztach, które użyczający musiałby uregulować nawet w sytuacji, jeżeli mieszkanie byłoby nieużywane. W takim przypadku dyrektor KIS wskazał, iż kwota czynszu, poza opłatami regulowanymi na podstawie wskazań liczników, ponoszona przez biorącego w użytkowanie kolegi, to dla użyczającego przychód z innych źródeł, co oznacza, że musi zostać uregulowany podatek dochodowy od osób fizycznych na zasadach ogólnych.

W tym miejscu trzeba zaznaczyć, iż zasady obowiązujące w umowie najmu są inne, a mianowicie wynajmujący ma obowiązek regulować podatek od czynszu otrzymywanego od najemcy, po wcześniejszym odjęciu opłat eksploatacyjnych, które są regulowane do spółdzielni/wspólnoty i opłat za media. Nie obowiązuje klasyfikacja na opłaty stałe i zmienne.

Przedstawione stanowisko zostało potwierdzone przez organy podatkowe na przykład w interpretacji wydanej 24.12.2020 roku nr 0112-KDIL2-2.4011.653.2020.2.MC. Eksperci zwracają uwagę na różnice w interpretacji umowy najmu oraz umowy użyczenia, gdzie obie te umowy powinny być traktowane jednakowo. Chociaż przytoczone interpretacje podatkowe przedstawiają inne stanowisko.

W jaki sposób wyznacza się przychód w PIT?

W wycenie nieodpłatnych świadczeń w podatku dochodowym trzeba przestrzegać zasad wyznaczonych przez ustawodawcę.

Wartość pieniężna nieodpłatnych świadczeń wyznacza się w taki sposób:

• zgodnie z cenami obowiązującymi pozostałych odbiorów,
• gdy przedmiotem świadczenia są usługi zaliczane do zakresu działalności gospodarczej,
• zgodnie z równowartością czynszu, który zostałby wyznaczony dla podpisanej umowy najmu,
• gdy przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu albo budynku,
• zgodnie z cenami zakupu,
• gdy przedmioty świadczeń to nabyte usługi,
• według cen rynkowych,
• w pozostałych przypadkach.

PRZYKŁAD 1
Firma A użyczyła firmie B bez pobierania żadnych opłat salę konferencyjną służącą w prowadzonej działalności gospodarczej. W prezentowanym przykładzie firma B jest zobowiązana wykazać przychód w działalności gospodarczej w wysokości cen, które firma A wyznacza dla pozostałych odbiorców.

PRZYKŁAD 2
Pani Anna użyczyła na jeden miesiąc mieszkanie swojej koleżance i nie pobiera za to żadnych opłat. Koleżanka nie jest dla niej osobą spokrewnioną, dlatego jest zobowiązana do rozpoznania przychodu w zeznaniu rocznym z tytułu nieodpłatnych świadczeń w kwocie zgodnej z równowartością czynszu, jaki musiałaby uregulować po podpisaniu umowy najmu mieszkania.

Umowa użyczenia majątku prywatnego – skutki w podatku VAT

Nie ma przeciwwskazań, aby w przypadku umów użyczenia stosować jednakowe przepisy, jak po podpisaniu umowy najmu. Ustawa o podatku VAT wskazuje, że najem prywatny jest opodatkowany w VAT, ale ustawodawca pozwala na zastosowanie zwolnienia podmiotowego do kwoty 200.000 zł albo zwolnienia przedmiotowego. Dla nieruchomości o charakterze mieszkalnym obowiązuje zwolnienie przedmiotowe, czyli zwolnienie obowiązuje bez względu na wyznaczony limit przychodów.

Minister Finansów w wydanej interpretacji ogólnej przedstawił szczegółowe informacje dotyczące korzystania ze zwolnienia podmiotowego w VAT w trakcie wynajmu nieruchomości na cele mieszkalne.

Sytuacja staje się nieco bardziej problematyczna, kiedy strony zdecydowały się zawrzeć umowę użyczenia, a przedmiotem kontraktu jest rzecz będąca własnością przedsiębiorstwa.

Umowa użyczenia majątku firmy – skutki w podatku VAT

Jeżeli przedmiotem umowy użyczenia jest majątek firmy, umowa zostaje zakwalifikowana jako nieodpłatne świadczenie usług, które zgodnie z ustawą VAT zostają opodatkowane, ale z zastrzeżeniem, że spełnione zostaną wyznaczone przez ustawodawcę warunki.

Opodatkowania w VAT umowy użyczenia

Zawarta umowa użyczenia jest opodatkowana VAT dla osoby oddającej w używanie, gdy przestrzegane są wszystkie 3 warunki:

• użyczana rzecz jest własnością firmy,
• przedsiębiorca uzyskał prawo do odliczenia całości bądź części podatku VAT naliczonego od zakupu,
• rzecz będzie służyła nieodpłatnie na potrzeby osobiste w szczególności: przedsiębiorcy, członków jego rodziny oraz pracowników.

Gdy nawet jeden z wymienionych warunków nie zostanie spełniony, umowa użyczenia nie jest opodatkowana w VAT.

Czynności nieodpłatne, które są opodatkowany VAT, nie muszą być udokumentowane fakturą, zaakceptowany zostanie dowód wewnętrzny. Za podstawę opodatkowania uważa się koszt świadczenia tych usług poniesiony przez przedsiębiorcę, tak jak informuje ustawa o VAT. W rzeczywistości wycena stwarza wiele problemów, gdyż przedsiębiorcy nie dysponują dokładnymi informacjami, jak powinni postępować. Dobrym przykładem jest umowa użyczenia samochodu, w której występują koszty ubezpieczenia albo spłaty rat kredytowych bądź leasingowych.

PRZYKŁAD 3
Pan Tomasz jest właścicielem działalności gospodarczej zajmującej się wynajmem pojazdów. Od zakupionego samochodu miał prawo odliczyć podatek VAT naliczony. Jego córka pragnie korzystać prywatnie z jednego z pojazdów po zawarciu umowy użyczenia. W tej sytuacji umowa użyczenia jest opodatkowana VAT, a podatek należny zostaje naliczony przez pana Tomasza, a następnie musi zostać wprowadzony do ewidencji sprzedaży.

PRZYKŁAD 4
Firma C użyczyła firmie D specjalistyczną maszynę, gdzie podstawą podjętych działań była umowa użyczenia. Urzeczona maszyna posłuży do produkcji towarów dla firmy C. Obie strony mają zarejestrowaną działalność gospodarczą, a maszyna posłuży na potrzeby firmy użyczającego. W prezentowanym przykładzie nie powstaje obowiązek rozliczanie podatku należnego przez pożyczającego, gdyż urzeczona rzecz posłuży w działalności gospodarczej firmy C.

PRZYKŁAD 5
Pani Justyna zawarła umowę o życzenia z bratem, której przedmiotem było przekazanie młota pneumatycznego, który posłuży w jego działalności gospodarczej. Umowa musi zostać opodatkowana w VAT, gdyż użyczony młot będzie wykorzystywany jedynie w działalności gospodarczej brata, a nie w firmie pani Justyny.

Warto zweryfikować także stanowisko organów podatkowych. Dobrym przykładem jest interpretacja wydana 14.04.2021 roku nr 0114-KDIP1-3.4012.152.2021.2.JG, zawierająca informacje dotyczące umowy użyczenia maszyn i sprzętu specjalistycznego pomiędzy dwoma braćmi prowadzącymi własne działalności gospodarcze. Dyrektor KIS przedstawił stanowisko, iż umowa użyczenia musi zostać opodatkowana w VAT, gdyż nieodpłatne użyczenie maszyn budowlanych nie jest związane z prowadzoną działalnością gospodarczą użyczającego. Posłużą one w działalności gospodarczej biorącego w używanie.

Dyrektor KIS zwrócił uwagę, iż nieodpłatna usługa użyczenia maszyn budowlanych nie dotyczy prowadzonej przez użyczającego firmy, z tego względu, że nie warunkuje jego przyszłych zysków, przychodów, nie ma też wpływu na wizerunek, opinie i sposób postrzegania przez dotychczasowych oraz potencjalnych kontrahentów. Nieodpłatne użyczenie maszyn bratu będzie wiązać się z obowiązkiem uregulowania podatku w VAT.

Od przedsiębiorców wymaga się, aby każda zawarta umowa użyczenia była dokładnie analizowana ze względu na rozliczanie podatku VAT i obowiązujące przy tym zasady.

Kilka słów podsumowania

Rozliczanie umowy użyczenia może wywołać sporo wątpliwości i nie zawsze odbywa się dokładnie na tych samych zasadach. Trzeba podkreślić, że przychody z tytułu umowy użyczenia są klasyfikowane jako przychody z tytułu nieodpłatnych świadczeń, które zgodnie z obowiązującymi przepisami są przychodem podlegającym opodatkowaniu. Po spełnieniu warunków wyznaczonych przez ustawodawcę przychód w PIT podlega zwolnieniu od podatku dochodowego. Dotyczy to osób zaliczanych do I oraz II grupy podatkowej wyznaczonych ustawą o podatku od spadków i darowizn. Może to być przychód biorącego w używanie, który musi zostać opodatkowany na zasadach ogólnych. Dla podatku VAT trzeba zweryfikować dodatkowe elementy. W pierwszej kolejności należy wyznaczyć, czy użyczana rzecz pochodzi z majątku prywatnego bądź firmowego.

Przepisy dotyczące podatku VAT wskazują, że nieodpłatna dostawa towarów bądź usług z reguły zostaje potraktowana tak samo, jak dostawa odpłatna. We wcześniejszych częściach można znaleźć szczegółowe informacje dotyczące rozliczania wad umowy użyczenia rzeczy pochodzących z majątku prywatnego oraz firmowego. Niestety, stanowiska organów podatkowych i co za tym idzie interpretacja przepisów, nie zawsze jest spójna. Co gorsza, nawet osoby, które nie prowadzą własnej firmy, mogą być podatnikami podatku VAT, kiedy wziąć pod uwagę ustawę o VAT. W praktyce oznacza to, iż każdą umowę użyczenia trzeba traktować indywidualnie. Jeżeli pojawią się jakiekolwiek wątpliwości, warto uzyskać opinię doradcy podatkowego, a jeżeli przypadek należy do wyjątkowo problematycznych, najlepszym rozwiązaniem jest uzyskanie interpretacji indywidualnej.

Data publikacji: 2023-09-24, autor: FakturaXL