Umowa użyczenia samochodu, jak rozliczyć koszty eksploatacji?

W ostatnim czasie często stosowaną praktyką wśród przedsiębiorców jest wykorzystywanie w firmie pojazdu na podstawie umowy użyczenia lub umowy najmu. Z eksploatacją takiego pojazdu wiążą się określone konsekwencje podatkowe. W jaki sposób należy rozliczyć samochód, który został użyczony na podstawie umowy użyczenia?

Czym jest użyczenie samochodu?

Użyczenie samochodu następuje na podstawie umowy użyczenia. Wszelkie regulacje, które jej dotyczą zawiera Kodeks cywilny. Art. 710 Kodeksu cywilnego mówi, że: 

Przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy.

Czasami niektóre osoby mylą użyczenie z najmem, a tymczasem są to dwa różne pojęcia. Przede wszystkim umowa użyczenia ma nieodpłatną formę. Nie jest regulowana przepisami, co oznacza, że może być sporządzona zarówno pisemnie, jak i ustnie, chociaż w przypadku tej drugiej opcji należy zachować szczególną ostrożność, ponieważ umowa ustna dość często podważana jest przez kontrolujące organy podatkowe. W związku z tym forma pisemna jest bardziej pożądana, głównie dla celów dowodowych.

W większości przypadków w ramach umowy użyczenia korzystający ma obowiązek wykazania przychodu z tego tytułu. Część podatników należąca do I i II grupy podatkowej zwolniona jest z zapłaty podatku od spadków i darowizn z tytułu pobrania nieodpłatnego świadczenia. 
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolne od podatku dochodowego są:
wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczona zgodnie z art. 11 ust. 2–2b, otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn, z zastrzeżeniem ust. 20.

Art. 14 ust. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn wskazuje jakie osoby zaliczają się do I oraz II grupy podatkowej:

• grupa I – małżonek, zstępni, wstępni, pasierb, zięć, synowa, rodzeństwo, ojczym, macocha i teściowie
• grupa II – zstępni rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępni i małżonkowie pasierbów, małżonkowie rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonkowie rodzeństwa małżonków, małżonkowie innych zstępnych
• grupa III – inni nabywcy.

PRZYKŁAD 1
Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Matka przekazała mu samochód osobowy w ramach użyczenia. Czy u matki powstanie przychód z tego tytułu?   

Odpowiedź:
U matki nie powstanie przychód, ponieważ należy ona do I grupy podatkowej i w związku z tym może skorzystać ze zwolnienia z podatku od spadków i darowizn. 

Potwierdzeniem takiego stanu rzeczy jest interpretacja podatkowa wydana przez Dyrektora KIS z dnia 1 lutego 2018 roku, sygn. akt 0115-KDIT3.4011.3.2018.1.WR, w której napisał, że: 

Jak wskazano w treści wniosku, Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą, na której cele wykorzystuje samochód osobowy użyczony mu przez teścia.

(...) z tytułu zawarcia pomiędzy Wnioskodawcą a Jego teściem umowy użyczenia samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej przez Wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej powstanie przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Przychód (dochód) ten zwolniony jest jednakże od podatku dochodowego od osób fizycznych, z uwagi na to, że umowa użyczenia zawarta została pomiędzy osobami zaliczonymi do I grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn i w związku z tym objęta jest dyspozycją art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

PRZYKŁAD 2
Pan Zenon w prowadzonej działalności gospodarczej korzysta z samochodu osobowego swojej partnerki w ramach umowy użyczenia. Ze względu na to, że partnerka pana Zenona nie zalicza się ani do I, ani do II grupy podatkowej, to powstanie u niego przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Taki przychód musi odpowiadać cenom rynkowym właściwym dla wysokości ceny najmu samochodu na rynku. 

Użyczony samochód – jak rozliczać koszty? 

Wydatki jakie przedsiębiorca ponosi w związku z wykorzystywaniem w działalności samochodu użyczonego muszą być rozliczone w podobny sposób jak wydatki związane z użytkowaniem samochodu na podstawie innych tytułów, jak przykładowo umowy najmu czy dzierżawy. Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje pojazd w sposób mieszany, czyli dla celów prywatnych i firmowych to w książce przychodów i rozchodów powinien ująć 75% kosztów. Natomiast w podatku VAT może odliczyć do 50%. Przy umowie użyczenia zastosowania nie ma limit 20%, ponieważ dotyczy on tylko wydatków związanych z używaniem samochodu w firmie, który jest własnością podatnika, a nie jest składnikiem majątku. Natomiast użyczony samochód nie jest własnością podatnika. 

Przedsiębiorca, który będzie chciał odliczyć od faktur kosztowych 100% podatku VAT oraz całą wartość netto kosztu w KPiR to powinien:

• zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26
• użytkować samochód wyłącznie w działalności
• prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu
• sporządzić regulamin użytkowania pojazdu w firmie.

Wymienione warunki muszą być spełnione łącznie. Jeżeli chociaż jeden z nich nie zostanie wypełniony, to podatnik będzie mógł odliczyć jedynie 50% podatku VAT oraz 75% kosztu z wartości netto i nieodliczonego VAT-u, czyli: wartość netto + 50% VAT (75%). 

Podatnik zwolniony z VAT może rozliczyć koszty w pełnej wysokości, jeżeli będzie wykorzystywał samochód jedynie w działalności. Samochód nie musi być zgłaszany do urzędu skarbowego. Przedsiębiorca nie musi też sporządzać regulaminu. Jedynie dla celów dowodowych, że auto wykorzystywane jest tylko w firmie powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.  

PRZYKŁAD 3 
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT użytkuje w firmie użyczony samochód osobowy w celu mieszanym, czyli w działalności i prywatnie. W jaki sposób powinien rozliczyć fakturę za naprawę auta, jeżeli wartość faktury wyniosła 615 zł brutto, czyli netto 500 zł + 115 zł VAT? 

Odpowiedź:
Przedsiębiorca może odliczyć 50% VAT-u, czyli 57,50 zł. W książce przychodów i rozchodów może ująć 75% wartości netto + nieodliczony VAT, czyli 418,12 zł. 

PRZYKŁAD 4 
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT posiada w firmie użyczony samochód. Zgłosił go do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26. Pojazd użytkowany jest jedynie w firmie. Podatnik sporządził regulamin oraz prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Czy może z faktury za paliwo odliczyć pełną kwotę podatku VAT i ująć w kosztach 100% wartości netto? Faktura została wystawiona na kwotę 147,60 zł brutto (120 zł netto + 27,60 zł VAT). 

Odpowiedź:
Przedsiębiorca może odliczyć 100% VAT (27,60 zł) oraz w KPiR 120 zł, ponieważ spełnił wszystkie warunki wymagane do odliczenia. 

Samochód użyczony – księgowanie polisy 

Jak wskazuje art. 23 ust. 47 ustawy o PIT opłacona polisa za użyczony samochód osobowy nie jest objęta limitem 75%. Zarówno ubezpieczenie OC jak i NNW stanowią koszt uzyskania przychodu w pełnej wartości. Natomiast dodatkowe ubezpieczenia AC oraz GAP rozlicza się w zależności od wartości pojazdu jaka została przyjęta dla celu ubezpieczeniowego. Jeżeli wartość nie przekracza kwoty 150 000 zł, to AC i GAP ujmuje się w KPiR w pełnej wysokości. W sytuacji, kiedy kwota ta zostanie przekroczona to wartość będącą kosztem uzyskania przychodu wylicza się następująco: 

(150 000 : wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczeniowych) x wartość polisy AC lub GAP

Dla rozliczenia ubezpieczenia samochodu użyczonego bez znaczenia jest forma użytkowania pojazdu, czy jest on użytkowany w sposób mieszany, czy jedynie dla celów działalności. 
Podobnego zdania jest Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który potwierdził takie stanowisko w interpretacji podatkowej z dnia 27 maja 2019 roku, sygn. akt 0114-KDIP2–2.4010.105.2019.1.AG. Napisał w niej między innymi, że: 

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

(...) kosztów uzyskania przychodów nie stanowią składki na ubezpieczenie samochodu w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

(...) Wnioskodawca zobowiązany będzie do zastosowania limitowania określonego w przepisie art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT.

PRZYKŁAD 5
Przedsiębiorca do prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej otrzymał od dziadka samochód w użyczenie na okres 3 lat. W okresie tym miał obowiązek zapłacić ubezpieczenie OC i AC, każde o wartości 1 600 zł. W jaki sposób powinien wykazać koszty ubezpieczenia przy wartości pojazdu wynoszącej 220 000 zł, gdzie dla celów ubezpieczeniowych została przyjęta wartość w wysokości 240 000 zł?

Odpowiedź:
Ubezpieczenie OC zostanie zaksięgowane w KPiR w pełnej wysokości, czyli w wartości 1 600 zł. Z kolei ubezpieczenie AC będzie ujęte w kwocie 1 000 zł zgodnej z proporcją wartości samochodu w stosunku do poniesionego kosztu ubezpieczenia AC. 
Proporcja wyliczona zgodnie ze wzorem:
150 000 : 240 000 x 1 600 = 1 000 zł.

Data publikacji: 2023-04-26, autor: FakturaXL