Każda transakcja sprzedaży na rzecz innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą powinna być udokumentowana za pomocą faktury VAT na zasadach i w terminie wskazanym w ustawie o VAT. Jakie zasady i terminy obowiązują w przypadku faktur wystawianych dla usług budowlanych?
Obowiązek wystawienia faktury – art. 106b. 1. ustawy o VAT
Art. 106b.1. ustawy o VAT
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą: 1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem; 2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1; 3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1; 4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
Transakcja sprzedaży może być wykazana za pomocą różnych dokumentów w zależności od tego kim jest odbiorca. Rozróżnia się dwa rodzaje odbiorców:
osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz rolnicy ryczałtowi – dokumentowanie za pomocą paragonu fiskalnego
podmioty prowadzące działalność (przedsiębiorcy) – dokumentowanie za pomocą faktury VAT.
Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na podatniku, który sprzedaje towar lub usługę na rzecz innego podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, nawet wtedy, kiedy jego stałe miejsce wykonywania działalności znajduje się poza granicami kraju.
Faktura powinna też być wystawiona w sytuacji, kiedy żądanie jej sporządzenia zgłosi podmiot nieprowadzący działalności gospodarczej, który w chwili nabycia towaru/usługi otrzymał paragon fiskalny.
Obowiązujące terminy dotyczące wystawiania faktur
Zgodnie z przepisami podatnik ma obowiązek wystawić fakturę najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została dokonana dostawa towarów lub miało miejsce świadczenie usług bądź podatnik otrzymał całość lub część zapłaty na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usługi. W sytuacji, kiedy podatnik otrzymał zaliczkę w tym samym miesiącu, w którym została wykonana usługa lub został mu dostarczony towar, to nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, a później faktury końcowej. Wystarczy, jeżeli sporządzi jedną fakturę w wyżej wymienionym terminie, czyli do 15 dnia następnego miesiąca.
Jeżeli faktura zostaje wystawiona do wcześniejszego paragonu na podstawie żądania klienta to w takiej sytuacji przedsiębiorca może ją sporządzić w terminie:
do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do sprzedaży, ale tylko wtedy, kiedy zgłoszenie żądania nastąpiło do końca danego miesiąca
nie później niż 15 dnia od zgłoszenia żądania, jeżeli zgłoszenie nastąpiło w miesiącach następujących po miesiącu sprzedaży.
Usługi budowlane – termin na wystawienie faktury
Nie wszystkie faktury wystawiane są w wyżej wymienionych terminach. Od zasady ogólnej występuje kilka szczególnych przypadków, które pozwalają sporządzić dokumenty w innym czasie. Jak wskazuje art. 106i ust. 3 ustawy o VAT faktury mogą być wystawiane również w następujących datach:
do 30 dnia licząc od dnia wykonania usługi – usługi budowlane lub usługi budowlano-montażowe
do 60 dnia licząc od dnia wydania towarów – dostawa książek (PKWiU ex 58.11.1), nie dotyczy map i ulotek oraz czasopism, gazet, magazynów drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1)
do 90 dnia licząc od dnia wykonania czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) – nie dotyczy map i ulotek, magazynów, czasopism i gazet (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1) z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług
z upływem terminu płatności – dostawy energii elektrycznej, cieplnej bądź chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu, świadczenie usług telekomunikacyjnych, świadczenie stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii cieplnej, chłodniczej, elektrycznej oraz gazu przewodowego, świadczenie usług dotyczących ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy.
W związku z powyższym podatnicy świadczący usługi budowlane lub budowlano-montażowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej mają obowiązek wystawienia faktury VAT w terminie do 30 dnia miesiąca licząc od dnia wykonania danej usługi budowlanej.
PRZYKŁAD 1 Pani Halina prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Zajmuje się sprzedażą telefonów komórkowych. W marcu 2022 roku sprzedała 300 sztuk telefonów do jednej z firm. Kiedy powinna wystawić fakturę dokumentującą tę sprzedaż?
Odpowiedź: Jeżeli pani Halina dokonała sprzedaży w marcu, to fakturę dokumentującą sprzedaż powinna wystawić najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została dokonana sprzedaż, czyli do 15 kwietnia.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. 11 marca 2022 roku w ramach prowadzonej działalności podjął się wykonania usługi malowania pomieszczeń produkcyjnych innego przedsiębiorstwa. Kiedy przedsiębiorca powinien wystawić fakturę dokumentującą daną usługę?
Odpowiedź: Przedsiębiorca powinien wystawić fakturę dokumentującą usługę malowania w ciągu 30 dni licząc od dnia wykonania usługi, czyli najpóźniej do dnia 10 kwietnia 2022 roku. Fakturę na usługi budowlane i budowlano – montażowe wystawia się w terminie do 30 dnia licząc od dnia wykonania usługi.
Zmiany w przepisach dotyczące stosowania odwrotnego obciążenia
W listopadzie 2019 roku zaczęły obowiązywać zmiany w przepisach związane ze stosowaniem odwrotnego obciążenia w kraju. Zostały one zastąpione przez mechanizm podzielonej płatności split payment. Zmiana ta nie ma jednak wpływu na termin wystawiania faktur w usługach budowlanych.
Podsumowanie
W przypadku wykonywania usług budowlanych obowiązuje szczególny termin na wystawienie faktury dokumentującej to zdarzenie. Faktury na usługi budowlane sporządza się do 30 dnia licząc od dnia wykonania usługi.
