Polscy podatnicy mają do wyboru kilka form opodatkowania. Jedną z nich jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Przedsiębiorca, który wybierze tę formę zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przychodów. Jak należy ją prowadzić zgodnie z przepisami?
Ewidencja przychodów – podmioty, które mogą ją prowadzić, ograniczenia
Do prowadzenia ewidencji przychodów zobowiązani są podatnicy rozliczający się na zasadzie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, którzy w składanym wniosku CEIDG-1 zaznaczyli chęć skorzystania z tej formy opodatkowania. Takim samym obowiązkiem objęte są osoby prywatne, które stosują ryczałt do opodatkowania przychodów z najmu prywatnego.
Stosowanie ryczałtu ograniczone jest dwoma warunkami:
limitem przychodu do wysokości, którego może być stosowany ryczałt (art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne)
rodzajem podatników, którzy nie mogą skorzystać z opodatkowania ryczałtem (art. 8 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne).
Ryczałt może być stosowany tylko i wyłącznie, jeżeli w danym roku nie został przekroczony obowiązujący limit przychodów. Limit ten wynosi 2 000 000 euro. W 2022 roku w przeliczeniu na polski złoty była to kwota 9 188 200 zł, a w 2023 roku 9 654 400 zł. Przekroczenie limitu w roku poprzedzającym rok podatkowy, w którym podatnik korzystał z ryczałtu, pozbawia przedsiębiorcę prawa do korzystania z tej formy opodatkowania.
Art. 8 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
Wyłączenia opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych 1. Opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, z zastrzeżeniem art. 6 opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych ust. 1b, nie stosuje się do podatników: 1) opłacających podatek w formie karty podatkowej na zasadach określonych w rozdziale 3; 2) korzystających, na podstawie odrębnych przepisów, z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego; 3) osiągających w całości lub w części przychody z tytułu: a) prowadzenia aptek, b) (uchylona) c) działalności w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych, d) (uchylona) e) (uchylona) f) działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych; 4) wytwarzających wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym, na podstawie odrębnych przepisów, z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii; 5) podejmujących wykonywanie działalności w roku podatkowym po zmianie działalności wykonywanej: a) samodzielnie na działalność prowadzoną w formie spółki z małżonkiem, b) w formie spółki z małżonkiem na działalność prowadzoną samodzielnie przez jednego lub każdego z małżonków, c) samodzielnie przez małżonka na działalność prowadzoną samodzielnie przez drugiego małżonka - jeżeli małżonek lub małżonkowie przed zmianą opłacali z tytułu prowadzenia tej działalności podatek dochodowy na ogólnych zasadach. 6) (uchylony).
Zgodnie z wyżej wymienionym przepisem, jeżeli podatnik opodatkował przychody ryczałtem i jednocześnie został wykonawcą usługi lub dostawy wymienionej w art. 8 ust. 1 ustawy to traci prawo do opodatkowania ryczałtem już w chwili osiągnięcia przychodu. Od tego momentu podatnik musi zacząć opłacać podatek dochodowy wg skali podatkowej.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca w październiku 2022 roku osiągnął przychód przekraczający wartość 9 654 400 zł. W związku z przekroczeniem limitu musi w 2023 roku zmienić formę opodatkowania na inną.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem. Działalność polega na sprzedaży sukienek wieczorowych. W trakcie prowadzenia działalności podatnik podjął decyzję o jej poszerzeniu o sprzedaż części samochodowych. Pierwsze części sprzedał 20 kwietnia 2023 roku. Czy w dalszym ciągu przedsiębiorca ma prawo opodatkować przychody ryczałtem?
Odpowiedź: Przedsiębiorca utracił prawo do opodatkowania ryczałtem w dniu dokonania sprzedaży części samochodowych. Ich sprzedaż spowodowała, że stracił prawo do opodatkowania ryczałtem. W związku z tym musi zmienić formę opodatkowania na skalę podatkową.
Ewidencja przychodów – sposób prowadzenia
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest prowadzenie ewidencji przychodów w sposób rzetelny i niewadliwy. Przez niewadliwość należy rozumieć, że będzie ona prowadzona zgodnie z przepisami, czyli tak jak wskazuje:
ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Z kolei rzetelność oznacza, że zapisy dokonywane w ewidencji są odtworzeniem stanu rzeczywistego. Ewidencja przychodów może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.
W przypadku wyboru formy elektronicznej podatnik musi spełnić określone warunki, takie jak:
wskazanie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia ewidencji
stosowanie programu komputerowego, który będzie zapewniał bezzwłoczny wgląd do treści dokonywanych zapisów oraz umożliwi wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym tak jak wskazuje wzór ewidencji
przechowywanie zapisanych informacji na informatycznych nośnikach danych w sposób, który będzie chronił je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub przed ich modyfikacją w sposób nieuprawniony,
dopiero wtedy ewidencja przychodów może zostać uznana za prawidłową. Zapisy muszą być dokonywane chronologicznie w terminie nie późniejszym niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Podatnik, który ma obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów i tego nie robi lub sporządza ją w sposób nierzetelny musi liczyć się z określonymi konsekwencjami finansowymi. Urząd skarbowy może bowiem sam oszacować przychód podatnika i zobowiązać go do zapłaty podatku o wartości nawet pięciokrotnie wyższej w stosunku do tej, która powinna zostać zastosowana. Oznacza to, że stawka podatku może osiągnąć nawet 75% przychodu.
W przypadku, kiedy przedsiębiorca prowadzi samodzielnie ewidencję przychodów to nie musi o tym fakcie informować urzędu skarbowego. Jeżeli ewidencja prowadzona jest przez biuro rachunkowe lub księgową to obowiązkiem przedsiębiorcy jest zgłoszenie tego faktu na wniosku CEIDG-1 w terminie 7 dni od zawarcia umowy z biurem lub księgową.
Ewidencja przychodów – wzór
W rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych znajduje się wzór wg, którego należy prowadzić ewidencję.
W ewidencji przychodów powinny znaleźć się takie elementy, jak:
liczba porządkowa wpisu
data wpisu, czyli data ujęcia przychodu w ewidencji przychodów
data uzyskania przychodu, czyli data, w której został osiągnięty przychód i powstał obowiązek podatkowy na gruncie podatku dochodowego
numer dowodu, na podstawie którego został dokonany wpis
określenie wysokości przychodu wg właściwej stawki ryczałtu
podsumowanie przychodów
uwagi – wpisuje się w nich dodatkowe informacje, takie jak np.: informacja o uzyskanej dotacji itp.
Ewidencja przychodów – JPK_EWP
Ewidencja prowadzona elektronicznie wiąże się z koniecznością wygenerowania pliku JPK_EWP, jeżeli urząd skarbowy tego zażąda. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą ewidencję przychodów w formie papierowej zwolnieni są z powyższego obowiązku. Od 2025 roku obowiązkiem przesyłania ewidencji do urzędu skarbowego będą objęci wszyscy podatnicy.
