Ostatnio dość często polscy przedsiębiorcy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej podejmują współpracę z kontrahentami zagranicznymi. W związku z tym czasami muszą udać się w podróż służbową poza granice kraju, co wiąże się z poniesieniem wydatku na nocleg, którym obciążany jest nabywca. W tej sytuacji, jak należy rozliczać wydatki poniesione na nocleg w innych krajach Unii Europejskiej? Kiedy można stosować refakturowanie usług noclegowych z UE?
Zgodnie z art. 2 pkt 9 ustawy o VATimport usług jest to świadczenie usług, dla których podatnikiem jest usługobiorca wskazany w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy. Aby dana transakcja została uznana za import usług powinna być świadczona na terytorium kraju, czyli Polski. Natomiast usługodawca i usługobiorca muszą posiadać siedzibę działalności w dwóch różnych państwach. Z tego powodu zakup usług od kontrahenta z zagranicy wymaga przede wszystkim ustalenia miejsca świadczenia danej usługi.
Za miejsce świadczenia usług zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy o VAT uważa się miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej z zastrzeżeniem ust. 2-4 oraz art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2 oraz art. 28n.
Usługi noclegowe zakupione w UE, a rozliczenie podatku
Jak wskazuje art. 28e ustawy o VAT za miejsce świadczenia usług związanych z nieruchomościami, w tym usług zakwaterowania w hotelach, ośrodkach wczasowych, kempingach uważa się miejsce położenia nieruchomości. Jest to wyjątek od ogólnie przyjętej zasady dotyczącej ustalania miejsca świadczenia usług. Jeżeli usługa noclegowa została zakupiona w innym kraju, przykładowo we Francji, to rozliczenie podatkowe powinno mieć miejsce również we Francji. Podatnik z Polski nie może traktować zakupu tej usługi jako importu usług. W tym przypadku pod względem podatkowym to sprzedawca ma obowiązek rozliczyć transakcję w kraju, w którym położona jest nieruchomość.
Przedsiębiorca, który kupuje usługę noclegową w innym państwie członkowskim nie musi posiadać numeru VAT UE. Przy nabyciu usługi nie ma zastosowania ogólna zasada dotycząca określania miejsca świadczenia usług. Podatnik może posługiwać się tylko samym numerem NIP.
W przypadku zakupu zagranicznej usługi noclegowej, taki zakup nie jest uważany za import usług, dlatego cała wartość wydatku może być kosztem podatkowym o ile wydatek będzie miał związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W związku z tym wydatek poniesiony na usługi noclegowe może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli zostanie poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów i dodatkowo nie zostanie wymieniony w art. 23 ustawy o PIT.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca podjął współpracę z kontrahentem z Francji. W związku z podpisywaną umową musiał wykupić nocleg w hotelu w Lyonie. Za usługę noclegową otrzymał fakturę na kwotę 100 euro. W jaki sposób przedsiębiorca powinien rozliczyć podatkowo zakup usług noclegowych w kraju Unii Europejskiej?
Odpowiedź: W tym przypadku hotel położony jest w Lyonie. W związku z tym miejscem świadczenia usług jak wskazuje art. 28e ustawy o VAT jest Francja. Powyższy wydatek nie stanowi importu usług. Przedsiębiorca może ująć wydatek poniesiony na zakup usługi noclegowej w KPiR bezpośrednio w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Chcąc przeliczyć wartość faktury na złotówki przedsiębiorca musi zastosować średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
Czym jest refakturowanie?
Refakturowanie to inaczej przeniesienie zapłaty na osobę trzecią, którą jest podmiot rzeczywiście korzystający z usługi lub wykorzystujący dany towar. Podatnik działający we własnym imieniu i biorący udział w świadczeniu usług na rzecz osoby trzeciej traktowany jest w taki sposób jakby sam otrzymał i wyświadczył dane usługi (art. 8 ust. 2a ustawy o VAT).
W przypadku, gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Refakturowanie dokumentuje się za pomocą wystawionej przez przedsiębiorcę nowej faktury, czyli refaktury. Na refakturze przedsiębiorca ją wystawiający może doliczyć własną marżę i prowizję. Zasada ogólna mówi, że przy refakturze stosuje się taką samą stawkę podatku jaka została podana na fakturze pierwotnej. Wyjątkiem są jedynie usługi zwolnione z VAT, w przypadku których stawkę zerową ma prawo zastosować jedynie ten podmiot, który zwolniony jest z zapłaty VAT.
Usługi noclegowe w kraju - refakturowanie
Jeżeli refakturowanie usług noclegowych odbywa się na terytorium kraju, to przedsiębiorca powinien zastosować stawkę podatku VAT znajdującą się na fakturze zakupowej danej usługi. Zwykle jest to 8%. Jak wskazuje art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. c ustawy o VAT odliczenie podatku VAT przysługuje przy nabyciu usługi noclegowej będącej przedmiotem refaktury. Tylko w takiej sytuacji przedsiębiorca ma prawo dokonać odliczenia podatku VAT z faktury za usługę hotelową.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca z Polski wykupił dla swojego niemieckiego kontrahenta usługę noclegową w hotelu w Poznaniu. Faktura opiewała na kwotę 108 zł, z czego 8 zł stanowił podatek VAT. Przedsiębiorca chce obciążyć kosztami noclegu przedsiębiorcę z Niemiec. W jaki sposób ma to zrobić?
Odpowiedź: Z uwagi na to, że hotel z wykupioną usługą noclegową mieści się w Polsce, to polski przedsiębiorca powinien wystawić na rzecz niemieckiego kontrahenta zwykłą fakturę VAT i wykazać na niej polską stawkę podatku od towarów i usług w wysokości 8%. Przedsiębiorca może też doliczyć do refaktury własną marżę za czynność dokonania rezerwacji w hotelu.
Usługi noclegowe w Unii Europejskiej – refakturowanie
Jeżeli usługa hotelowa nabywana jest od kontrahenta z innego państwa Unii Europejskiej, to w takiej sytuacji polski podatnik otrzymuje fakturę, z której nie musi rozliczać podatku VAT. Taka transakcja podlega opodatkowaniu w kraju położenia nieruchomości. W sytuacji nabycia przez przedsiębiorcę usługi noclegowej w hotelu położonym w innym kraju członkowskim Unii Europejskiej na rzecz innego przedsiębiorcy to nie jest możliwe wystawienie refaktury z naliczonym polskim podatkiem VAT. Przedsiębiorca, który refakturuje usługę noclegową traktowany jest w taki sposób jakby faktycznie świadczył te usługi, dlatego może wystąpić u niego obowiązek rejestracyjny do VAT w kraju położenia danej nieruchomości, ponieważ jako podmiot świadczący usługi na rzecz tej nieruchomości zobowiązany jest rozliczyć podatek VAT w kraju jej położenia. Taki sposób rozumowania i postępowania potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 23 czerwca 2008 roku, sygn. IPPP1-443-901/08-4/MP o treści:
W przypadku usług hotelowych, których miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium Polski, rozliczenie podatku związanego z przedmiotowymi usługami odbywa się na zasadach obowiązujących w państwie miejsca świadczenia.
Jeżeli przedsiębiorca obciąża kosztami usług noclegowych świadczonych na terytorium innego kraju unijnego osobę trzecią w związku z zawartą umową o zwrot kosztów noclegu, to w takiej sytuacji nie wystawia się refaktury. Takie postępowanie wynika z faktu, że osoba trzecia nie jest odbiorcą usługi i przez to nie podlega pod refakturowanie. W tej sytuacji przedsiębiorca powinien wystawić notę obciążeniową na kwotę poniesionego kosztu noclegu. Podobnie uważa Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który wyraził swoje stanowisko w interpretacji podatkowej z dnia 4 lipca 2017 roku, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.39.2017.2.ISZ. Można w niej przeczytać między innymi:
podmiot, na który wystawiana jest refaktura nie odnosi żadnej korzyści z nabywanej (refakturowanej na niego) usługi, to o refakturze nie może być mowy. Dochodzi bowiem wówczas jedynie do zwrotów kosztów usługi noclegowej lub biletu, z której faktycznie skorzystał refakturujący (a nie podmiot, na który refaktura jest wystawiana). Dokumentowanie przeniesienia takiego kosztu powinno przyjmować formę noty obciążeniowej.
PRZYKŁAD 3 Firma X z Polski wykupiła pobyt w hotelu w Czechach. Usługa związana była z pobytem związanym ze spotkaniem z czeskim kontrahentem. Firmy zawarły ze sobą umowę w ramach, której przedsiębiorstwo z Czech zobowiązało się do zwrotu kosztów noclegu. Czy w takiej sytuacji firma z Polski może wystawić refakturę na usługi noclegowe na rzecz firmy z Czech?
Odpowiedź: Firma czeska nie jest odbiorcą usługi i nie korzysta z usługi hotelowej, dlatego firma X nie powinna wystawiać refaktury. Nie musi też rejestrować się do VAT w Czechach w państwie, w którym położony jest hotel. Polska firma musi jedynie wystawić notę obciążającą na rzecz czeskiego kontrahenta, aby mógł on ponieść koszty noclegu. Na podstawie wystawionej noty obciążeniowej polska firma powinna wykazać przychód.
