Noclegi z wyżywieniem w kosztach firmy, jak rozliczyć?
Przedsiębiorcy udający się w podróż służbową mają prawo rozliczyć wydatki poniesione na nocleg w kosztach uzyskania przychodów. Usługa hotelowa składająca się z noclegu ze śniadaniem może być udokumentowana fakturą VAT, na której będzie widniała tylko jedna pozycja bez oddzielnego wyszczególnienia noclegu i śniadania.
Wydatki poniesione na podróż służbową – czy mogą być kosztem firmowym?
Za koszty uzyskania przychodu uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dodatkowo każdy poniesiony wydatek musi być właściwie udokumentowany. Dopiero po spełnieniu wymienionych warunków może zostać uznany za koszt firmowy. Jeżeli podróż służbowa spełnia te warunki, to poniesione wydatki mogą być rozliczone w kosztach podatkowych.
Podróż służbowa przedsiębiorcy - a usługa noclegowa oraz wydatki na wyżywienie
Podczas podróży służbowej, przedsiębiorca może rozliczyć koszty wyżywienia jedynie ryczałtowo w postaci diety. Ustawa o PIT nie przewiduje ujęcia wydatków poniesionych na wyżywienie bezpośrednio w kosztach związanych z wyżywieniem, nawet jeżeli przedsiębiorca będzie w posiadaniu dowodów księgowych. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PITdo kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się diet wypłacanych w związku z odbywaną podróżą służbową,które mogą pobierać osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz osoby z nimi współpracujące, w części, która przekracza wysokość diet przysługujących pracownikom określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, można wywnioskować, że otrzymana dieta może posłużyć przedsiębiorcy do pokrycia kosztów wyżywienia podczas wyjazdu służbowego. Oznacza, to, że koszty wyżywienia podczas podróży służbowej mogą być ujęte tylko przez wykorzystanie diety w zryczałtowanej kwocie, która nie może przekraczać wysokości diet przysługujących pracownikom. W przypadku podróży służbowej krajowej wysokość diety wynosi 30 zł. Diety ujmuje się w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki”, przeważnie na podstawie dowodu wewnętrznego.
Wydatek za nocleg powinien być potwierdzony dowodem księgowym. Po otrzymaniu faktury lub rachunku dokumentującego nocleg, przedsiębiorca ma prawo zaliczyć poniesiony wydatek do kosztów podatkowych. Jeżeli usługi hotelowe nie podlegają refakturowaniu, to zgodnie z przepisami nie można dokonać odliczenia podatku VAT naliczonego od usług hotelowych, co oznacza, że cala kwota brutto z faktury jest kosztem uzyskania przychodu.
Podróż służbowa przedsiębiorcy, nocleg ze śniadaniem – jak rozliczyć?
Przedsiębiorca na podstawie wystawionej faktury za nocleg ze śniadaniem ma prawo rozliczyć jedynie wartość samych usług za nocleg i ująć je w kosztach. W przypadku, kiedy na fakturze znajduje się całościowa kwota za hotel bez wyodrębnienia usługi za nocleg i wyżywienie, to należy dokonać oddzielenia rzeczywistego kosztu noclegu. Inaczej nie jest możliwe zaliczenie wydatku za nocleg do kosztów podatkowych. Taki stan rzeczy potwierdza interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej z Bydgoszczy z dnia 10 stycznia 2013 roku, sygn. ITPB1/415-1142/12/IG, w której można przeczytać:
należy stwierdzić, że wydatki za usługi noclegowe związane z wykonywaniem działalności gospodarczej mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Natomiast faktycznie poniesione wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Z wartości wynikającej z faktur za usługi hotelowe należy zatem wyodrębnić koszt noclegu, który może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów oraz wydatki na wyżywienie, które tych kosztów nie stanowią. Do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej Wnioskodawczyni może zaliczać wartość diet za czas dokonanych podróży krajowych - wskazanych w ww. rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - o ile podróże te mają rzeczywiście związek z usługami wykonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca wyjechał w trzydniową podróż służbową do innego miasta. Za pobyt w hotelu otrzymał fakturę, na której widniała jedna pozycja, usługi hotelowe. Na usługę składał się koszt noclegu i koszt śniadania. Przedsiębiorca ma prawo zaksięgować koszt dopiero po oddzieleniu wydatków poniesionych za nocleg od tych poniesionych za wyżywienie. Te ostatnie mogą być zaksięgowane na podstawie wyliczonej diety.
Podsumowanie
Aby prawidłowo rozliczyć wydatki poniesione podczas podróży służbowej za nocleg ze śniadaniem, przedsiębiorca musi właściwie zakwalifikować poniesiony wydatek. Jeżeli w cenie usługi hotelowej znajdują się 2 usługi (nocleg i wyżywienie), to przedsiębiorca musi koniecznie oddzielić koszt noclegu od kosztu śniadania, ponieważ wyżywienie nie stanowi kosztu i może być rozliczone jedynie w postaci diety. Natomiast usługa noclegu może być ujęta w kosztach bezpośrednio w kwocie brutto.
