Na czym polega refakturowanie kosztów?
Refakturowanie to odsprzedaż usług nabytych przez przedsiębiorcę w jego imieniu, ale faktycznie przekazanych do ostatecznego odbiorcy. W przypadku kosztów noclegowych oznacza to, że przedsiębiorca, który zarezerwował usługi hotelowe, wystawia fakturę VAT na rzecz klienta, dla którego te usługi zostały zrealizowane. Choć brak jest bezpośrednich regulacji prawnych dotyczących refakturowania w ustawie o VAT, praktyka ta jest powszechnie akceptowana i wynika z interpretacji podatkowych oraz orzeczeń sądowych.
Ważne jest, aby przedsiębiorca dokonujący refakturowania traktowany był jak podmiot świadczący usługę, a zatem musi wystawić fakturę VAT, która będzie uwzględniała stawkę VAT stosowaną przy zakupie usługi noclegowej. Co więcej, choć standardowo refaktura powinna zawierać takie same kwoty, jak pierwotna faktura za usługę, strony mogą uzgodnić inne warunki, co może wpłynąć na finalną kwotę refaktury.Koszty noclegu a podatek VAT
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od usług noclegowych, chyba że usługi te są nabywane w celu dalszej odsprzedaży. Przykładem może być firma organizująca szkolenia, która refakturuje koszty noclegów wykładowców na zamawiającego szkolenie. W takim przypadku przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT od nabytych usług noclegowych, ponieważ stanowią one część usługi, którą odsprzedaje. To stanowisko zostało potwierdzone w interpretacjach podatkowych, np. w objaśnieniach SLIM VAT, które wskazują, że usługi noclegowe nabyte z zamiarem dalszej odsprzedaży mogą być refakturowane.
Przykład ilustrujący tę sytuację może dotyczyć firmy X, która organizuje szkolenia dla swoich pracowników, w tym zapewnia noclegi dla wykładowców. Firma X refakturuje koszty noclegu na firmę Y, która zleciła przeprowadzenie szkoleń. W takim przypadku firma X ma prawo do odliczenia podatku VAT, ponieważ usługa noclegowa została nabyta w celu jej dalszej odsprzedaży.Ograniczenia w odliczeniu VAT
Nie zawsze jednak przedsiębiorca będzie miał prawo do odliczenia VAT od usług noclegowych. W przypadku, gdy usługa noclegowa jest częścią tzw. świadczenia kompleksowego, organy podatkowe często odmawiają prawa do odliczenia VAT. Świadczenie kompleksowe to usługa, w której kilka elementów (np. noclegi, wyżywienie, transport) są sprzedawane jako jedna usługa, np. szkolenie lub konferencja. Przedsiębiorca, który nabywa usługi noclegowe w celu świadczenia usługi kompleksowej, nie może refakturować kosztów noclegu osobno, a tym samym nie przysługuje mu prawo do odliczenia VAT od nabytych usług.
Takie stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji podatkowej z dnia 8 czerwca 2021 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.56.2021.3.ISK), gdzie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że przedsiębiorca organizujący szkolenia nie ma prawa do odliczenia VAT od nabytych usług noclegowych, gdy są one częścią usługi kompleksowej.
Jak dokumentować refakturowanie usług noclegowych?
Dokumentowanie refakturowania usług noclegowych odbywa się poprzez wystawienie faktury VAT. Jeżeli transakcja dotyczy odsprzedaży usług pomiędzy przedsiębiorcami, przedsiębiorca refakturujący ma obowiązek wystawić fakturę VAT na rzecz odbiorcy końcowego. Warto jednak pamiętać, że w przypadku odsprzedaży usług na rzecz osób fizycznych, przedsiębiorca może być zobowiązany do wystawienia paragonu fiskalnego, chyba że spełnia warunki uprawniające go do zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej.
Zwolnienie to przysługuje m.in. w sytuacji, gdy przedsiębiorca świadczy usługi noclegowe dokumentowane fakturą VAT, a zapłata za te usługi jest dokonywana na rachunek bankowy przedsiębiorcy. Dodatkowo, przedsiębiorcy, których roczny obrót nie przekracza 20 000 zł, mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z obowiązku prowadzenia kasy fiskalnej.
Podsumowanie
Refakturowanie kosztów noclegu w hotelu to złożona procedura, która wymaga znajomości przepisów podatkowych oraz interpretacji sądowych. Przedsiębiorcy mają prawo do odliczenia VAT od nabytych usług noclegowych jedynie w przypadku, gdy są one nabywane w celu dalszej odsprzedaży. W sytuacji, gdy usługi noclegowe stanowią element świadczenia kompleksowego, przedsiębiorca nie może odliczyć VAT od tych usług.
Pomimo że temat refakturowania kosztów noclegowych jest skomplikowany i często budzi wątpliwości, przedsiębiorcy mogą zabezpieczyć swoje stanowisko, występując o indywidualną interpretację podatkową lub korzystając z porady doradcy podatkowego. W ten sposób unikną niepotrzebnych sporów z organami podatkowymi i będą mogli bezpiecznie prowadzić swoje transakcje gospodarcze.
Data publikacji: 2024-10-22, autor: FakturaXL
