Jak rozliczyć zagraniczną delegację właściciela firmy?
Część przedsiębiorców w ramach prowadzonej działalności gospodarczej i zawieranych kontraktów reprezentuje swoją firmę nie tylko w kraju, ale i za granicą. Koszty, które wiążą się z zagraniczną podróżą służbową mogą być traktowane jak koszty uzyskania przychodu.
O podróży zagranicznej przedsiębiorcy mówimy w sytuacji, kiedy wyjazd służbowy wiąże się tematycznie z charakterem wykonywanej pracy w innym kraju niż ten, w którym firma ma swoją siedzibę. W ramach podróży służbowej przedsiębiorca może rozliczyć różne rodzaje wydatków i doliczyć je do kosztów firmowych. Będą to np. diety, wydatki związane z transportem, noclegiem czy wyżywieniem.
Czym są diety?
Dieta służy przedsiębiorcy do pokrycia kosztów wyżywienia oraz innych drobnych wydatków. Świadczenia, które przedsiębiorca otrzymuje w ramach zagranicznej podroży służbowej stanowią dla niego koszt uzyskania przychodu. Jednak zaglądając do art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych można przeczytać, że wartość diet z tytułu podróży służbowej osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących w części, która przekracza wysokość diet przysługujących pracownikom, które zostały określone w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu. Tym odrębnym przepisem jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi, który został zatrudniony w jednostce sfery budżetowej państwowej lub samorządowej z tytułu podróży służbowej poza granice kraju oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Wysokość diet różni się w zależności od kraju. Została określona w załączniku do rozporządzenia. Jej wysokość za dobę w poszczególnych państwach kształtuje się następująco: 1. Austria – 52 euro 2. Białoruś – 42 euro 3. Czechy - 41 euro 4. Francja – 50 euro 5. Grecja – 48 euro 6. Litwa – 39 euro 7. Niemcy – 49 euro 8. Słowacja – 43 euro 9. USA – 59 USD 10. Węgry – 44 euro 11. Wielka Brytania – 35 GBP 12. Dania – 406 DKK.
Zagraniczna podróż służbowa – zasady wyliczania diety
Przedsiębiorcy przysługuje:
za każdą dobę dieta w pełnej wysokości
dieta za niepełną dobę
do 8 godzin – 1/3 diety
ponad 8 godzin do 12 godzin – ½ diety
ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Dietę krajową wylicza się wg niżej podanych zasad
podróż trwa nie dłużej niż dobę
od 8 do 12 godzin – polowa diety
ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości
jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, to za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną trwającą:
do 8 godzin – połowa diety
ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Wysokość diety krajowej od 28 lipca 2022 roku wynosi 38 zł za dobę podróży. Do 27 lipca 2022 roku wysokość wynosiła 30 zł.
Wydatki związane z transportem
Przedsiębiorca może odbywać zagraniczną podróż służbową różnymi środkami transportu. Sposób rozliczenia wydatku zależy od wybranego środka transportu.
1. Podróż samochodem będącym środkiem trwałym w firmie Jeżeli zagraniczna podróż służbowa odbywa się pojazdem służbowym, to w takiej sytuacji przedsiębiorca ma prawo doliczyć do kosztów delegacji wszelkie wydatki związane z danym pojazdem, jak np. zakupione paliwo, opłaty za przejazd autostradą, bilety za parking. Zakup paliwa poza terytorium kraju może być udokumentowany paragonem, ale muszą na nim znaleźć się takie dane jak: ilość, cena jednostkowa, wartość zakupu, data i stempel podmiotu wydającego paragon. Przed rozliczeniem, przedsiębiorca powinien na odwrocie paragonu podać swoje imię i nazwisko (nazwę firmy), adres oraz rodzaj zakupionego towaru
2. Podróż samochodem prywatnym W przypadku podróży samochodem prywatnym przedsiębiorca może rozliczyć w KPiR 20% poniesionych kosztów
3. Inne środki transportu W przypadku, kiedy podróż służbowa odbywa się samolotem, taksówką, autobusem lub pociągiem, to w zasadzie przedsiębiorca, aby móc ująć wydatek w kosztach powinien posiadać fakturę lub rachunek. Zgodnie z par. 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur podczas podróży zagranicznej pozostałymi środkami lokomocji dopuszcza się jako dowód księgowy bilet, który w tym przypadku może być traktowany jak faktura. Bilety będą uznane za fakturę, jeżeli znajdą się na nim poniższe dane:
numer i data wystawienia
imię i nazwisko lub nazwa podatnika
numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku (NIP)
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi
kwota podatku
kwota należności ogółem.
Powyższe uregulowania dotyczą tylko polskich biletów.
Wydatki na nocleg i wyżywienie
Przedsiębiorca będąc w podróży służbowej nie może rozliczyć noclegu ryczałtowo, ponieważ z takiej możliwości mogą skorzystać jedynie pracownicy. Przedsiębiorca musi wydatek za usługę hotelową udokumentować za pomocą faktury. Zgodnie z art. 88 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług kosztem podatkowym dla tego rodzaju usług jest kwota brutto z faktury. W tym wypadku podatnik nie ma możliwości odliczenia VAT.
W przypadku wydatków na wyżywienie poniesionych przez przedsiębiorcę w trakcie jego zagranicznej podróży służbowej nie mogą być one rozliczone w ramach delegacji. Koszty wyżywienia zostały zawarte w diecie (par. 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) w wysokości uzależnionej od kraju na terenie, którego odbywa się podróż służbowa.
Zagraniczna podróż służbowa – przeliczanie wydatków i diety z obcej waluty na polską
Wydatki poniesione za granicą kraju należy przeliczyć po średnim kursie NBP ogłoszonym za ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień, w którym dany wydatek został poniesiony. Za dzień poniesienia kosztu uważa się datę umieszczoną na dokumencie potwierdzającym wydatek.
Innym sposobem na rozliczenie zagranicznego wydatku jest zastosowanie przeliczenia wg średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji. Do podatnika należy wybór sposobu rozliczenia. Diety przeliczane są po średnim kursie NBP ogłoszonym w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym wydatek został poniesiony, czyli jest to dzień rozliczenia zagranicznej podroży służbowej.
Zagraniczna podróż służbowa – ustalanie czasu trwania
Przedsiębiorca musi ustalić czas trwania zagranicznej delegacji służbowej. W tym celu powinien wziąć pod uwagę rodzaj środka transportu, którym będzie podróżował. Zgodnie z tym:
podróż lądowa – czas pobytu liczy się od chwili przekroczenia granic Polski do kraju docelowego, aż do chwili przekroczenia granic Polski w drodze powrotnej
podróż lotnicza – czas pobytu liczy się od momentu startu samolotu z ostatniego portu lotniczego w Polsce do momentu lądowania na pierwszym krajowym lotnisku w Polsce
podróż morska – czas pobytu liczy się od chwili wyjścia promu z portu krajowego do czasu wejścia statku do portu w drodze powrotnej.
Zagraniczna podróż służbowa – rozliczenie w KPiR (art. 13 objaśnień do PKPiR)
Wydatki związane z zagraniczną podróżą służbową przedsiębiorcy oraz osób z nim współpracujących jak np. diety ujmuje się w kolumnie 13 KPiR na podstawie rozliczenia kosztów sporządzonych na dowodzie wewnętrznym (rozliczenie podróży służbowej). Do rozliczenia dołącza się dowody dokumentujące poniesione wydatki, jak np. faktury. Dobrym rozwiązaniem jest wystawienie polecenia wyjazdu służbowego, na którym przedsiębiorca będzie mógł umieścić poniesione wydatki oraz diety i w ten sposób ustalić kwotę jaka powinna być ujęta na dowodzie księgowym stanowiącym podstawę wprowadzenia kosztu zagranicznej podroży służbowej do KPiR.
Uzupełnianie części „Rozliczenie kosztów”
Koszty delegacji należy rozliczyć w oparciu o uzupełnioną część „Rozliczenie kosztów”. Na początku należy wpisać dane dotyczące przejazdów (skąd – dokąd, godzina wyjazdu – godzina przyjazdu, rodzaj środka lokomocji).
W zależności od środka transportu należy uzupełnić właściwe pola.
samochód służbowy – nie uzupełnia się pola „Koszty”
samochód prywatny – należy podać ilość przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km zgodnie z wykazem Ministerstwa Finansów
bilety autobusowe, lotnicze – należy podać klasę i rodzaj biletu (bezpłatny, ulgowy, normalny).
Dodatkowo podatnik powinien uzupełnić następujące pozycje:
dojazdy udokumentowane
diety właściwie wyliczone, zgodnie z obowiązującymi zasadami
noclegi według posiadanych rachunków
inne wydatki według załączników, jak: ewidencja przebiegu pojazdu, paragony za zakup paliwa.
Pod polecenie wyjazdu służbowego należy podpiąć wszystkie dokumenty potwierdzające poniesione koszty ujęte w poleceniu wyjazdu. Następnie należy sporządzić dowód wewnętrzny o treści „Rozliczenie podróży służbowej”. Należy na nim podać kwotę wynikającą z polecenia wyjazdu. Dowód wewnętrzny ujmuje się w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki”.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca wyjechał w zagraniczną podróż służbową do Niemiec w celu nawiązania współpracy z kilkoma dostawcami mających siedziby w różnych miastach. Podroż rozpoczął 30 czerwca 2022 roku o godzinie 9:30. Granicę przekroczył o godzinie 13:45. Przedsiębiorca przebywał w podróży do 5 lipca 2022 roku. W drodze powrotnej granicę kraju przekroczył o godzinie 14:45. W siedzibie firmy znalazł się o godzinie 19:40. Następnego dnia rozliczył delegację.
Poniżej rozliczenie krok po kroku: Wydatki przedsiębiorcy
faktura za hotel – 800 euro (5.07.2022r)
faktura za paliwo – 156 zł (30.06.2022r)
faktura za paliwo – 35 euro (1.07.2022r)
faktura za obiad – 18 euro (3.07.2022r)
paragon za paliwo – 15 euro (4.07.2022r)
paragon za parking – 2 euro (5.07.2022r)
faktura za obiad – 78 zł (5.07.2022r).
Rozliczenie delegacji
dieta krajowa:
dieta 30.06.22 od godz. 9:30 do godz. 13:45 – 4 godz. 15 min.
dieta 5.07.22 od godz. 14:45 do godz. 19:45 – 6 godz.
Czas podroży w kraju wyniósł 10 godz. 15 min. Przedsiębiorca otrzyma ½ diety krajowej.
dieta zagraniczna:
dieta 30.06.22 od godz. 13:45 do 5.07.22 godz. 14:45 - 6 dób i 1 godz., czyli 6 i 1/3 diety.
Przedsiębiorcy przysługuje dieta w wysokości 6 i 1/3 x 49 euro = 310 euro. W podanym przykładzie do przeliczenia należy zastosować kurs z dnia 1 lipca 2022 roku. W tym dniu średni kurs euro wynosił: 4,7176 zł. 310 euro x 4,7176 zł = 1 462,46 zł – tyle wyniesie dieta zagraniczna.
Rozliczenie faktur
faktura za hotel 800 euro z dnia 05.07.2022 r.
04.07.2022 1 euro = 4,7002 zł
800 euro x 4,7002 zł = 3760,16 zł
faktura za paliwo – 156 zł z 30.06.2022 r.
faktura za paliwo – 35 euro z 01.07.2022 r.
30.06.2022 1 euro = 4,6806 zł
35 euro x 4,6806 zł = 163,83 zł
faktura za obiad – 18 zł z 03.08.2022 r.- koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów
paragon za paliwo – 15 euro z 04.07.2022 r.
01.07.2022 1 euro = 4,7176 zł
15 euro x 4,7176 zł = 70,77 zł
paragon za parking – 2 euro z 05.07.2022 r.
04.07.2022 1 euro = 4,7002 zł
2 euro x 4,7002 zł = 9,40 zł
faktura za obiad – 78 zł z 05.07.2022 r.- koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.
