Jak wystawić fakturę za usługę?

Faktura służy do udokumentowania pracy wykonywanej przez przedsiębiorców. Służy do zamknięcia transakcji. Kolejnym krokiem jest wykonanie przelewu przez kontrahenta. Brzmi łatwo i przyjemnie, jednak w rzeczywistości trzeba pamiętać o wielu formalnościach.

Faktura w przedsiębiorstwie

Niezależnie od formy – papierowej czy elektronicznej – faktura musi zawierać wszystkie wymagane dane. Jednak wystawianie faktur w formacie PDF to praktyczne rozwiązanie dla każdego przedsiębiorcy, gdyż nie trzeba osobiście dostarczać dokumentów, a komunikacja z kontrahentem znacznie przyspiesza. Faktura jest dowodem wykonania usługi oraz zobowiązania nabywcy do uregulowania płatności, co może zostać wykorzystane podczas sporów prawnych.

Faktura za usługę pełni kluczową rolę w zarządzaniu finansami każdej firmy. To nie tylko formalny dokument potwierdzający dokonanie transakcji, ale także narzędzie wspierające efektywność operacyjną i strategiczne podejmowanie decyzji. Przede wszystkim, faktura stanowi dowód, że usługa została wykonana, a nabywca zobowiązał się do jej zapłaty. W przypadku ewentualnych sporów prawnych szczegółowo opisana faktura może być nieocenionym dowodem. W sytuacjach nieporozumień dotyczących zakresu lub jakości świadczonych usług, precyzyjny opis na fakturze daje przedsiębiorcy solidne podstawy do dochodzenia swoich praw.

Równie istotnym aspektem jest wpływ faktur na przejrzystość finansową firmy. Systematyczne i dokładne księgowanie umożliwia monitorowanie przepływów pieniężnych, co jest kluczowe zarówno dla codziennego zarządzania, jak i długoterminowego planowania budżetu. Regularna analiza wystawionych faktur pozwala na identyfikację trendów zakupowych i negocjowanie korzystniejszych warunków współpracy z kontrahentami. W ten sposób dokument ten staje się narzędziem wspierającym rozwój firmy, pomagającym oszczędzać czas i optymalizować koszty.

Faktura jest także podstawowym dokumentem w procesach podatkowych. To na jej podstawie przedsiębiorca rozlicza podatek VAT i inne zobowiązania podatkowe. Zgodność faktur z obowiązującymi przepisami jest absolutnie kluczowa – wszelkie błędy mogą prowadzić do problemów z urzędami skarbowymi, w tym audytów, kontroli czy kar finansowych. Warto także pamiętać, że faktury muszą być archiwizowane przez określony przepisami czas, zazwyczaj przez pięć lat. Taka archiwizacja jest niezbędna, aby w razie potrzeby móc przedstawić dokumenty na żądanie urzędu lub podczas audytu.

Przedsiębiorca z wykorzystaniem faktury oblicza oraz odprowadza podatek VAT oraz inne zobowiązania podatkowe oraz ubiega się o zwrot VAT od wydatków firmowych. Wystawiona faktura musi być przechowywana przez firmę przez minimum 5 lat i jest to weryfikowane podczas kontroli skarbowej oraz w razie zapytań urzędowych lub audytów.

Fakturowanie

Fakturę można wystawić samodzielnie, w formie tradycyjnej lub skorzystać z dedykowanego programu do fakturowania. To drugie rozwiązanie cieszy się największą popularnością, ponieważ automatyzuje proces.

Prawo jasno określa, jakie elementy muszą znaleźć się na fakturze.

Zgodnie z art. 106e Ustawy o podatku od towarów i usług, każda faktura powinna zawierać:

• datę i miejsce wystawienia faktury,
• numer kolejny faktury (numer/rok, numer/miesiąc/rok),
• numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
• nazwy firm oraz dane adresowe obu stron,
• datę dokonania lub zakończenia usługi.

Oprócz podstawowych danych trzeba zawrzeć szczegóły dotyczące realizowanej usługi lub dostarczonych produktów:

• nazwa usługi – trzeba precyzyjnie określić, co jest oferowane,
• miarę i ilość usługi – np. liczba godzin, sztuk, kilogramów,
• cena jednostkowa netto – koszt jednej jednostki bez VAT,
• informację o rabacie (jeśli dotyczy),
• wartość sprzedaży netto – suma wartości przed VAT,
• stawka VAT – np. 23%, 8% lub informacja o zwolnieniu z podatku,
• podsumowanie wartości sprzedaży netto i VAT – w rozbiciu na poszczególne stawki podatku,
• kwota należności ogółem – suma, którą kontrahent zobowiązuje się zapłacić.

Każdy błąd na fakturze może skutkować problemami księgowymi lub opóźnieniami w płatnościach. Warto więc dbać o zgodność dokumentów z prawem i dobrą organizację numeracji faktur.

Należy pamiętać, że sam wpis „sprzedaż usługi” na fakturze to za mało. Aby dokument spełniał wymagania prawne i jasno określał, czego dotyczyła transakcja, trzeba precyzyjnie opisać usługę. Ma to istotne znaczenie dla prawidłowego zastosowania stawki podatku VAT, a także dla pełnej dokumentacji w przypadku wcześniejszego podpisania zlecenia lub umowy.

Przykład prawidłowego opisu - „Usługa pomocy prawnej na podstawie zlecenia nr 123/2024 z dnia 02.12.2024.”

Dane dotyczące płatności

Na końcu faktury należy uwzględnić informacje dotyczące płatności:

• forma płatności – np. przelew, gotówka, karta,
• termin płatności – do kiedy oczekujesz przelewu,
• numer rachunku bankowego – na który należy dokonać wpłaty.

Metoda kasowa

Metoda kasowa jest jednym z dostępnym rodzajów rozliczania podatku VAT. Stosowna informacja musi zostać umieszczona na fakturze w miejscu na „uwagi”.

Podmioty, które nie są podatnikami VAT, na fakturze zamieszczają podstawę prawną zwolnienia. W takim przypadku w części dotyczącej rozliczenia usługi nie wpisuje się stawki podatku VAT.

Sekcja uwag to odpowiednie miejsce na umieszczenie:

• informacji o metodzie kasowej,
• podstawy prawnej zwolnienia z VAT,
• innych istotnych szczegółów, które mogą być pomocne przy rozliczeniu.

Błędy w fakturowaniu

Każdy przedsiębiorca może popełnić błąd, jednak ważne, aby wiedzieć, w jaki sposób go naprawić. Pomyłki można naprawić z wykorzystaniem noty korygującej, faktury korygującej.

Fakturą korygującą można poprawić błędy w istotnych elementach takich jak:

• ilość,
• cena,
• kwoty podatku.

Jeżeli korekta zmniejsza kwotę podatku VAT, warto uzyskać podpis odbiorcy na kopii faktury korygującej, wraz z datą odbioru lub potwierdzenie otrzymania faktury korygującej – to kluczowy element dla prawidłowego księgowania.

Nota korygująca służy do poprawy mniejszych uchybień, takich jak:

• błędna nazwa kontrahenta,
• numer NIP,
• adres firmy,
• data sprzedaży.

Jest wystawiana przez odbiorcę faktury i wymaga podpisu przedsiębiorcy.

Poprawianie faktur to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ pomyłki zdarzają się nawet najbardziej doświadczonym przedsiębiorcom. Ważne jest jednak, by wiedzieć, jak skutecznie je naprawiać, aby zachować zgodność z przepisami i uniknąć problemów prawnych czy podatkowych. W przypadku błędów takich jak nieprawidłowe kwoty, ilości czy stawki podatku VAT, odpowiednim rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej. Dokument ten nie tylko umożliwia poprawienie błędu, ale także gwarantuje, że rozliczenia finansowe zostaną przeprowadzone prawidłowo. Należy jednak pamiętać, że jeśli korekta zmniejsza kwotę podatku VAT, to zgodnie z przepisami konieczne jest uzyskanie potwierdzenia odbioru lub podpisu odbiorcy na kopii faktury korygującej.

Z kolei drobniejsze uchybienia, takie jak błędy w nazwie kontrahenta, numerze NIP, adresie firmy czy dacie sprzedaży, można skorygować za pomocą noty korygującej. Nota ta jest wystawiana przez odbiorcę faktury i wymaga zatwierdzenia przez sprzedawcę, co czyni proces bardziej złożonym. Dlatego w takich przypadkach warto działać szybko i ułatwiać kontrahentowi zdobycie podpisu, aby uniknąć opóźnień w rozliczeniach.

Data publikacji: 2024-12-07, autor: FakturaXL