Jak wystawić refakturę?

W niektórych sytuacjach, podatnicy zainteresowani są przeniesieniem kosztów związanych z wykonywaniem usługi, na rzecz swojego kontrahenta. Takie operacje są dozwolone. Wykazuje się je za pomocą tzw. refaktury.

Co to jest refaktura?

Refaktura to inaczej odsprzedaż usług, czyli przeniesienie kosztów na osobę będącą faktycznym odbiorcą usługi lub towaru. Nigdzie w przepisach podatkowych nie znajdzie się uregulowań dotyczących pojęcia refaktury. Aby bardziej przybliżyć czym jest refaktura, warto jest prześledzić art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Podatnik, który nabędzie usługę we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, to w takiej sytuacji osobą zobowiązaną do jej rozliczenia jest osoba, która z niej ostatecznie korzysta, a więc osoba trzecia. W związku z tym podatnik nabywający usługę dokonuje jej odsprzedaży osobie, która będzie z niej korzystać. Taki sposób postępowania zgodny jest z organami podatkowymi. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 22 listopada 2017 r. sygn. 0114-KDIP1-2.4012.462.2017.2.IG wskazał, że: 

podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przeniesienie ciężaru kosztów na inną osobę, nie może być zatem w żaden inny sposób potraktowane niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie. Konsekwencją uznania podatnika biorącego udział w odsprzedaży usługi za świadczącego, jest wystawienie przez niego faktury dokumentującej wyświadczenie tej usługi.

Przepis ten stanowi prawa i obowiązki podatników odnośnie świadczeń odsprzedaży, czyli inaczej refakturowanie usług. 

Refaktura – dane jakie powinna zawierać

Refaktura powinna zawierać wszystkie te dane, które powinny znaleźć się na zwykłej fakturze VAT wskazane w art. 106e ustawy o VAT. Należy do nich między innymi:

• data wystawienia
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii identyfikujący fakturę w jednoznaczny sposób
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towarów lub usług wraz z ich adresami
• numer NIP sprzedawcy i nabywcy
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile miała miejsce przed sprzedażą i została określona oraz różni się od daty wystawienia faktury
• nazwę towaru lub usługi (rodzaj)
• wartość sprzedaży netto, VAT oraz brutto.

Refaktura musi w jasny sposób wskazywać co jest przedmiotem sprzedaży, aby prawidłowo można było przypisać jej właściwą stawkę VAT. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 maja 2017 roku, sygn. 2461-IBPP3.4512.200.2017.2.AW zostało szczegółowo wyjaśnione w jaki sposób należy prawidłowo określić nazwę usługi na fakturze. 

Nazwa towaru na fakturze ma spełniać cele, dla jakich podatnik został zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży. Sprzedawca jest obowiązany opisać na fakturze każdy towar (usługę) i podać jego nazwę. Umieszczona na fakturze nazwa towaru (usługi) winna być zgodna z będącym przedmiotem sprzedaży towarem (usługą), a nadto powiązanie tej nazwy z ceną ma pozwolić na indywidualne określenie sprzedawanego towaru (usługi).

Refaktura – zasady jej wystawiania

Refaktura powinna być wystawiona w formie oraz w wartości faktury pierwotnej, czyli takiej, w której podmiot odsprzedający ją kupił. Nie wolno usługi z refaktury powiększać o dodatkową marżę, prowizję lub inne koszty. Jeżeli marża lub prowizja zostałyby naliczone do odsprzedawanej usługi, to wtedy taka sprzedaż powinna zostać uznana za sprzedaż odrębną. Jest to stanowisko przyjęte przez organy podatkowe. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 20 października 2014 roku, sygn. ILPP1/443-590/14-4/AW wskazał, że: 

kiedy Wnioskodawca dokonuje obciążenia Podmiotu trzeciego na kwotę wyższą od faktycznie poniesionej przez Zainteresowanego przy zakupie nie dochodzi do refakturowania w rozumieniu art. 8 ust. 2a ustawy. W tym przypadku bowiem będzie miało miejsce odrębne świadczenie usług o wartości określonej przez Wnioskodawcę na wystawionej fakturze dla Podmiotu trzeciego.

Refaktura, a rozliczenie VAT

Obowiązujące przepisy nie regulują jednomyślnie kwestii związanych z powstaniem obowiązku podatkowego w VAT. W zasadzie za moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach refakturowania zostaje przyjęta ogólna zasada powstania obowiązku podatkowego jaka jest właściwa dla danej usługi (art. 19a ustawy o VAT). Oznacza to, że moment powstania obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT zależy od charakteru i przedmiotu usługi oraz czasu, w którym ona zaistniała i czy wcześniej została opłacona. Stąd trudno jest jasno określić jaka data będzie prawidłowa przy powstaniu obowiązku podatkowego w VAT w usłudze refakturowania. 

Stawka VAT przy rozliczaniu refaktury

Podatnik, który wystawia refakturę zobowiązany jest do zastosowania takiej samej stawki podatku VAT jaka widnieje na fakturze pierwotnej. Od tej zasady jest wyjątek, który dotyczy refaktury usług świadczonych przez Pocztę Polską zwolnionych z podatku VAT. W tym przypadku podatnik ma obowiązek opodatkowania danej usługi odpowiednią dla niej stawką VAT. Usługi pocztowe zwolnione są z VAT przedmiotowo na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT, dlatego podatnik, który wystawia refakturę usługi pocztowej nie ma prawa stosować stawki zwolnionej z VAT. 

Refaktura – rozliczenie po stronie podatku dochodowego

Jeżeli chodzi o podatek dochodowy przy usługach refakturowania, to podobnie i w jego przypadku przepisy nie określają dokładnie momentu powstania obowiązku podatkowego. W tej sytuacji należy więc przyjąć ogólną zasadę powstania obowiązku podatkowego na gruncie podatku dochodowego, czyli z datą uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT jest to dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi bądź częściowego wykonania usługi, jednak nie później niż dzień:

• wystawienia faktury
• uregulowania należności, jeżeli było pierwsze.

Przykłady

PRZYKŁAD 1 
Przedsiębiorca wynajmuje mieszkanie ujęte w ewidencji środków trwałych. Dodatkowo do czynszu płaconego przez najemcę dolicza koszty zużycia energii elektrycznej i wody, zgodnie z otrzymanymi fakturami. Czy przedsiębiorca może przenieść na najemcę koszty mediów w ramach usługi refakturowanej?
Odpowiedź:
Tak może. Warunkiem jest, aby przy przerzucaniu kosztów na najemcę była zachowana wartość w jakiej koszty zostały rzeczywiście poniesione. Jeżeli wiec przedsiębiorca na fakturze wykazał koszty zużycia energii elektrycznej i wody w rzeczywistej wartości, to taka faktura może być potraktowana jako refaktura. 

PRZYKŁAD 2
Przedsiębiorca wynajmuje mieszkanie. Każdego miesiąca wystawia najemcom refakturę na energię elektryczną. Jaką datę przedsiębiorca powinien przyjąć za datę powstania obowiązku podatkowego w rejestrze VAT sprzedaży? 
Odpowiedź:
Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT w przypadku świadczenia usług dostawy energii elektrycznej, obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury. W związku z tym przedsiębiorca wystawiając refakturę za powyższe usługi, za dzień powstania obowiązku podatkowego powinien przyjąć dzień wystawienia refaktury. 

PRZYKŁAD 3
Pracownik kupił znaczki pocztowe dla pracodawcy i otrzymał fakturę zwolnioną z opodatkowania. Pracownik zatrudniony jest na zasadzie samozatrudnienia. Stwierdził, że koszt zakupu znaczków pocztowych przeniesie na pracodawcę przez wystawienie refaktury. Jaką stawkę VAT powinien zastosować?
Odpowiedź:
Pracownik dokonując refaktury na usługi pocztowe powinien zastosować na refakturze stawkę VAT w wysokości 23%, pomimo tego, że usługi pocztowe zwolnione są z VAT, bowiem zwolnienie dotyczy jedynie podmiotu będącego Pocztą Polską. 

Podsumowanie

Refaktura jest dokumentem wystawionym przez nabywcę usługi celem odsprzedaży dokonanej na rzecz ostatecznego odbiorcy usługi.

Data publikacji: 2022-07-05, autor: FakturaXL