Przedsiębiorca do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć tylko wydatki, które spełniają określone warunki. W niektórych przypadkach nie jest możliwe również odliczenie od nich podatku VAT. Takimi kosztami są np. usługi hotelowe.
Zgodnie z przepisami do kosztów uzyskania przychodów zaliczają się jedynie te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania bądź zabezpieczenia ich źródła z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane, np. za pomocą faktury. Jeżeli przedsiębiorca otrzyma fakturę VAT dokumentującą usługi hotelowe, to będzie mógł je uznać za koszt uzyskania przychodu, jeżeli będą miały związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, czyli będą dotyczyły przykładowo wyjazdu służbowego związanego z delegacją lub pobytem na szkoleniu, czy konferencji.
Czy od faktury za usługi hotelowe można odliczyć VAT?
Pomimo, że faktura za usługi hotelowe może stanowić koszt firmowy, to nie ma możliwości odliczenia od niej podatku VAT. Jeżeli podatnik nabywa usługi noclegowe i gastronomiczne, to zgodnie z przepisami nie może ani obniżyć kwoty podatku VAT, ani otrzymać zwrotu różnicy podatku należnego. Wyjątkiem jest nabycie gotowych posiłków przygotowywanych dla pasażerów w ramach świadczenia usług przewozu osób.
Z powodu braku możliwości odliczenia VAT, fakturę za usługi hotelowe księguje się do kosztów w kwocie brutto. Podatnik ma prawo do odliczenia VAT od faktury za usługi hotelowe, tylko w jednej sytuacji jeżeli dotyczy ona tzw. usługi kompleksowej. W przypadku kiedy dany wydatek został poniesiony ze względu na inną usługę, np. w związku ze szkoleniem pracowników, to w takim przypadku wydatek ma charakter pomocniczy i podatnik ma prawo do odliczenia VAT.
PRZYKŁAD 1 Pracownicy firmy zostali oddelegowani na szkolenie do innego miasta oddalonego od miejscowości, w której firma ma siedzibę o ponad 300 km. Szkolenie zostało przewidziane na 3 dni. Był to powód, dla którego firma opłaciła pracownikom nocleg i wyżywienie. Po zakończonym szkoleniu została wystawiona faktura za usługę szkoleniową, na którą składał się również nocleg i wyżywienie. W jaki sposób przedsiębiorca powinien ująć taką fakturę?
Odpowiedź: Wydatek na usługę hotelową ma w tym przypadku charakter pomocniczy. Przedsiębiorca ma prawo zaksięgować fakturę w kosztach firmowych i odliczyć podatek VAT.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca w związku z wyjazdem na tygodniowe szkolenie nabył nocleg. Wydatek ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, dlatego przedsiębiorca ma prawo ująć otrzymaną fakturę w kosztach uzyskania przychodów.
Proszę wprowadzić fakturę dokładnie w takich wartościach jakie na niej sią, a w dolnej części formularza odszukać pole Rodzaj kosztów i wybrać tam opcję "Nie naliczaj VAT". Wtedy cała wartość brutto zostanie uwzględniona w KPiR.
