Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji refakturowania. Jednak pojęcie to istnieje w praktyce gospodarczej i jest dość często stosowane. Przedsiębiorcy w niektórych sytuacjach korzystają z przeniesienia kosztów dostawcy na odbiorcę.
inaczej przeniesienie kosztów na podmiot faktycznie korzystający z usługi. Dochodzi do niego w sytuacji kiedy podatnik działa we własnym imieniu na rzecz osoby trzeciej. W takim wypadku kosztami wykonania usługi obciążona jest osoba, która rzeczywiście korzysta z danej usługi, czyli tzw. osoba trzecia. Refaktura jest odbiciem faktury otrzymanej od wystawcy mediów, dlatego zawarte muszą być na niej wszystkie kwoty oraz stawki podatku VAT takie same jak na fakturze od dostawcy. Poniżej kilka przykładów kiedy refakturowanie ma zastosowanie.
Refakturowanie opłat za media
Przeważnie umowa o dostarczanie mediów do wynajmowanej nieruchomości zawierana jest z właścicielem. W związku z tym faktury za zużycie trafiają do wynajmującego, chociaż tak naprawdę nie dotyczą jego, ponieważ to najemca faktycznie je zużywa. W takiej sytuacji możliwe jest wystawienie refaktury. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z dnia 16 kwietnia 2015 roku w sprawie C-42/14 wyjaśnił, że jeżeli najem i dostarczanie mediów traktowane są jak dwie odrębne transakcje, to w takiej sytuacji mogą zostać uznane za niezależne od siebie świadczenia i to właśnie pozwala przedsiębiorcy wystawić refakturę na media. Z kolei opłata za użytkowanie wieczyste lub inne opłaty powinny znaleźć się na fakturze za najem. Najemca nie ma bowiem wpływu na ich wysokość i nie może też decydować o wyborze podmiotu, który dokonuje dostawy świadczenia. Podobnie jak ma to miejsce przy opłacie za wywóz nieczystości.
Refakturowanie wydatków za paliwo
Umowy handlowe mogą przybierać różne formy współpracy. Można np.: nawiązać współpracę na wynajem taboru samochodowego. W takiej sytuacji przy obciążeniu kosztami paliwa na refakturze powinna być wskazana taka sama stawka podatku VAT jak na fakturze wystawionej przez dostawcę. Jeżeli transakcja jest odsprzedażą paliwa, to dodatkowo refaktura musi zawierać oznaczenie kodem GTU_02 w JPK_V7.
Usługi noclegowe – refaktura
Z reguły przedsiębiorca od nabycia usługi noclegowej nie ma prawa do odliczenia podatku VAT. Jeżeli jednak zostanie wystawiona refaktura za usługę noclegową, to w takim wypadku muszą na niej znaleźć się takie same kwoty, co na fakturze. W przypadku kiedy usługa noclegowa ma charakter świadczenia pomocniczego w stosunku do usługi głównej, to wtedy koszt noclegu powinien być zawarty w podstawie opodatkowania świadczenia głównego ze stawką VAT właściwą dla tego świadczenia.
Wydatki na bilety lotnicze – refaktura
W niektórych przypadkach wydatki na usługi lotnicze mogą podlegać refakturze, która powinna być wystawiona zgodnie z takimi samymi zasadami jak w innych przypadkach, czyli muszą znaleźć się na niej takie same wartości jak na fakturze od dostawcy. Dotyczy to również stawki podatku VAT. Przy transporcie na trasach międzynarodowych będzie to stawka podatku 0%, a przy transporcie krajowym 8% VAT.
Rozmowy telefoniczne – refaktura
Niektórzy pracodawcy obciążają swoich pracowników kosztami za rozmowy telefoniczne. Obciążenia dokonywane są w podobny sposób jak ma to miejsce w innych przypadkach, co znaczy, że refaktura musi zawierać takie same stawki podatku VAT jak faktura od dostawcy. Dodatkowo w JPK_V7 powinno znaleźć się oznaczenie „EE”.
Refaktura za towar
Refakturę można też wystawić za towar. Nie można jednak zapomnieć o tym, że musi ona zawierać takie same dane jak faktura od dostawcy, a więc w zasadzie nie powinno być na niej naliczonej marży, bowiem prawo nie zabrania odsprzedaży towaru po cenie nabycia. Oznacza to, że na refakturze za towar musi znaleźć się stawka podatku taka sama jak na fakturze.
