Czy można anulować fakturę wydaną klientowi?

Każdemu przedsiębiorcy może zdarzyć się pomyłka w trakcie wystawiania faktury. Rozwiązaniem tego problemu jest przygotowanie korekty, a jeśli istnieje taka konieczność — faktura może zostać anulowana. Ta informacja może zrodzić pytanie, czy anulowanie faktury, która znajduje się w obiegu prawnym, jest zgodne z przepisami prawa?

Kiedy można anulować fakturę?

W przepisach podatkowych nie występują informacje związane z anulowaniem wystawionej faktury. Posiłkując się doświadczeniem i praktyką księgową, fakturę można anulować po spełnieniu dwóch wymogów:

• transakcja nie została zrealizowana,
• faktura nie została przekazana do obiegu prawnego, czyli odbiorca jej nie otrzymał.

Do anulowania faktury dochodzi z reguły w trakcie sprzedaży wysyłkowej za pobraniem, gdzie dokument sprzedaży zostaje dostarczony razem z towarem. Jeżeli nabywca nie odbierze paczki w wyznaczonym terminie i nie ureguluje za nią opłaty, zarówno towar, jak i faktura zostaną dostarczone z powrotem do sprzedawcy.

PRZYKŁAD 1
Firma A wysłała wybrany towar za pobraniem, do przesyłki została dołączona faktura sprzedaży. Niestety, nabywca nie odebrał paczki i została ponownie wysłana do sprzedawcy. Czy anulowanie faktury przez firmę A jest możliwe? Nie ma przeciwwskazań, aby firma A anulowała fakturę, gdyż nabywca wycofał się z zakupu i transakcja nie doszła do skutku, a z kolei dokument sprzedaży nie został dostarczony do kupującego.

Faktura może zostać anulowana, jeżeli posłużyła do udokumentowania czynności niewykonanych i nie wprowadzono jej do obrotu.

Praktyka gospodarcza wskazuje, iż w celu anulowania faktury, trzeba przekreślić oryginał oraz kopię. Wymagana jest także właściwa adnotacja. Przydatnym posunięciem jest dodanie do anulowanej faktury opisu potwierdzającego wykonane czynności, wskazanie przyczyn i daty oraz podpis osoby uprawnionej do wystawiania faktur.

Przedsiębiorca jest zobligowany do przechowywania anulowanej faktury, mimo iż nie trafia ona do ewidencji księgowej. Ta zasada jest ściśle związana z numerację dowodów sprzedaży, które wystawia się zgodnie z wyznaczoną serią.

Organy podatkowe zajmują stanowisko, iż nie ma przeciwwskazań do anulowania faktury, jednak wymaga się od podatnika należytej staranności w trakcie dokumentowania występujących zdarzeń gospodarczych.

Przedstawione zasady zostały potwierdzone w interpretacji indywidualnej dyrektora krajowej informacji skarbowej, wydanej 17 lipca 2018 roku, 0112–KDIL1–3.4012.330.2018.2.AP:

(...) anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym Wnioskodawca powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

Jeżeli faktura została wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur, przedsiębiorca nie dysponuje możliwością anulowania dowodu sprzedaży, gdyż dokument jest wprowadzony do obrotu w chwili dostarczenia do KSeF.

Kiedy wystawienie faktury korygującej jest konieczne?

Przygotowanie faktury korygującej do pierwszy krok po zauważeniu błędów w oryginale. Art. 106j ust. 1 Ustawy o VAT wskazuje na przypadki, kiedy podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej.

Przedsiębiorca musi przygotować korektę, jeżeli po wystawieniu faktury:

• zmieniła się podstawa opodatkowania bądź kwota podatku wpisana do faktury,
• miał miejsce zwrot towarów i opakowań do podatnika,
• nastąpił zwrot całości albo części zapłaty do nabywcy,
• zauważono błąd w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Obowiązek wystawienia faktury korygującej ma miejsce także w sytuacji, kiedy kontrahent odeśle nieprawidłowo bądź przypadkowo wystawioną fakturę, która posłużyła to udokumentowania czynności, która miała rzeczywiście miejsce.

PRZYKŁAD 2
Przedsiębiorstwo B wystawiło fakturę w celu potwierdzenia wyświadczenia usług budowlanych dla firmy C. W dostarczonym dokumencie dane adresowe firmy C były błędne, dlatego faktura trafiła z powrotem do wykonawcy. Czy w omawianym przykładzie sprzedawca powinien anulować fakturę i przygotować nowy dokument z bezbłędnymi danymi?

W tej sytuacji zabrania się anulować fakturę, gdyż służy udokumentowaniu rzeczywistej transakcji, a błąd występuje w danych adresowych nabywcy. Wymagane jest przygotowanie faktury korygującej modyfikującej dane formalne. Drugą opcją jest wystawienie noty korygującej przez nabywcę, a następnie jej dostarczenie do sprzedawcy w celu akceptacji.

Wystawienie faktury korygującej jest obowiązkowe, jeżeli faktura nie posłużyła do udokumentowania rzeczywiście wykonanej czynności pomiędzy dwoma podmiotami, ale znalazła się w obrocie prawnym, a odbiorca jej nie odesłał do wystawcy.
Takie stanowisko zostało potwierdzone w indywidualnej interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wydanej 29 stycznia 2019 roku, 0114-KDIP1-2.4012.787.2018.1.IG, która wskazuje:

W opisanej sytuacji Wnioskodawca w ogóle nie był zobowiązany do wystawienia faktury na wskazane usługi, ponieważ jak wskazano, pomiędzy Wnioskodawcą a Spółką (...) nie doszło do transakcji świadczenia usług w tym zakresie. Zatem faktura powinna zostać skorygowana «do zera», a nie jak wskazał Wnioskodawca – anulowana.

PRZYKŁAD 3
Pani Katarzyna prowadzi własną działalność gospodarczą i przez przypadek wystawiła fakturę na osobę A, która nie wykonywała żadnych transakcji z panią Katarzyną, jednak nie odesłała do niej otrzymanej faktury. Czy anulowanie faktury jest w tej sytuacji możliwe?

W prezentowanym przykładzie nie można anulować faktury, nawet jeżeli transakcja nie miała miejsca, gdyż nabywca nie odesłał dowodu sprzedaży. Od pani Katarzyny wymaga się wystawienia faktury korygującej zerującej.

Zgodnie z przepisami prawa, błędna faktura dostarczona do kontrahenta, która została przez niego przyjęta musi zostać poprawiona fakturą korygującą.

Anulowanie faktury dostarczonej do kontrahenta

Faktura przekazana kontrahentowi może zostać anulowana, jeżeli nie wprowadzono jej do obrotu prawnego. Jak należy rozumieć czynność „wprowadzenie faktury do obrotu prawnego”? Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z 28 kwietnia 2009 roku, SA/Lu 752/08:

Z kolei o wprowadzeniu faktury do obrotu prawnego można mówić niewątpliwie wówczas, gdy została ona odebrana przez nabywcę, co oznacza, że w takim przypadku wystawca faktury nie ma już możliwości dokonania jej anulowania, a może tylko dokonać jej korekty na zasadach określonych stosownymi przepisami (np. skorygować ją do zera). Nie może budzić przy tym wątpliwości, że pojęcia «wprowadzenie do obrotu» nie można rozumieć inaczej, jak tylko przez fakt ich doręczenia kontrahentowi.

Niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego następuje, jeżeli:

• fakturę wysłano, ale kontrahent jej nie odebrał,
• fakturę wysłano i odebrano, a następnie kontrahent ją odesłał (u podatnika znajdują się 2 egzemplarze faktury — zarówno kopia jak i oryginał, a kontrahent nie wprowadził dokumentu do prowadzonej ewidencji), a w tym samym czasie transakcja nie została zrealizowana (świadczenie usługi albo dostawa towarów).

W prezentowanych przypadkach można anulować fakturę, która została dostarczona do kontrahenta.
Zostało to potwierdzone przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 25 sierpnia 2016 roku, ITPP3/4512-307/16-2/AT, która informuje:

(...) w okolicznościach przedstawionego stanu faktycznego zgodzić należy się ze stanowiskiem Wnioskodawcy, że jest On uprawniony do «anulowania» opisanych we wniosku faktur. W tej sytuacji bowiem faktury nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego. Wprawdzie kontrahent otrzymał te faktury i zapoznał się z ich treścią, jednak stwierdził, że wystawienie tych faktur było nieuprawnione. Faktury te zostały zakwestionowane przez kontrahenta, albowiem – na co wskazuje opis sprawy – nie doszło do faktycznego i zgodnego z umową wykonania usług będących przedmiotem zawartej umowy. Okoliczności tej nie zmienia fakt, że Wnioskodawca ujął wskazane faktury w ewidencji (rejestr sprzedaży VAT) i deklaracji.

Data publikacji: 2023-09-29, autor: FakturaXL