Prowadzona ewidencja VAT zawierająca sprzedaż ewidencjonowaną z zastosowaniem kasy rejestrującej powinna być ujmowana na podstawie dobowego lub miesięcznego raportu kasowego. W rejestrze sprzedaży taki dokument oznacza się za pomocą symbolu „RO”.
Podatnik rozlicza sprzedaż ujętą na kasie rejestrującej na podstawie raportu kasowego w ramach obowiązku jaki został na niego nałożony obowiązującymi przepisami lub zgodnie z własną decyzją. Faktury wystawione na rzecz osób prywatnych jak i rolników ryczałtowych dotyczące sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrującej ujmuje się w ewidencji za okres, w którym zostały wystawione. Faktury powinny zawierać oznaczenie „FP”. Obejmują zakres wskazany w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 października 2021 roku, sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.668.2021.1.JM
Dyrektor KIS wydał orzeczenie w formie interpretacji w przedstawionej poniżej sprawie na wniosek spółki z o. o. będącej podatnikiem VAT wystawiającej faktury, głównie dla podmiotów gospodarczych. Czasami spółka dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Ze względu na prowadzony rodzaj sprzedaży musi posiadać kasę fiskalną i ewidencjonować na niej sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Spółka do każdej dokonanej sprzedaży wystawia faktury VAT zarówno w sytuacji kiedy sprzedaż dotyczy przedsiębiorcy jak i wtedy kiedy kupującym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
Osoby prywatne po dokonanej sprzedaży otrzymują fakturę VAT. Dopiero po jej wystawieniu sprzedaż automatycznie rejestrowana jest na drukarce fiskalnej, która dlatego, że jest starszym urządzeniem nie posiada możliwości wpisywania numerów NIP. Następnie wydrukowany paragon dopinany jest do faktury. W tej sytuacji paragon wystawiany jest już po sporządzeniu faktury i drukowany automatycznie w momencie każdej ewidencji sprzedaży.
Spółka w rejestrze VAT nie uwzględnia raportu zbiorczego sprzedaży z drukarki fiskalnej za okres, w którym miała miejsce sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Nie stosuje też oznaczeń „RO”, ani „FP”. W rejestrach sprzedaży VAT ujmuje wyłącznie faktury VAT. Z powodu błędnych informacji w składanym pliku JPK_V7M za ostatni miesiąc wykazała raport okresowy i oznaczyła go symbolem „RO”, a także wykazała faktury wystawione na rzecz osób prywatnych i oznaczyła je symbolem „FP”. Spółka przyjęła takie rozwiązanie również na kolejne okresy rozliczeniowe. W związku z tym zadała pytanie, czy ma prawo przy składaniu JPK_V7M, w którym została ujęta sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie umieszczać na fakturach oznaczenia „FP” i jednocześnie nie wykazywać okresowych raportów zbiorczych sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Spółka uważa, że taką sprzedaż powinna wykazać w JPK_V7M na podstawie faktur VAT bez stosowania na nich symbolu „FP” argumentując to tym, że faktura jest pierwszym powstałym dokumentem, do którego wystawiany jest paragon, a nie odwrotnie.
Ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej oraz w JPK_V7 – stanowisko Dyrektora KIS w sprawie
W opisanej wyżej sprawie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że Spółka działa w sposób nieprawidłowy i wyjaśnił jak powinna postępować prawidłowo.
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej mają wszyscy podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Ust. 3a pkt 1 wymienionej ustawy mówi, że przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie rejestrującej muszą wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej dokonanej sprzedaży:
w postaci papierowej
w postaci elektronicznej za zgodą nabywcy po przesłaniu dokumentu w sposób z nim uzgodniony.
Kwestie związane z prowadzeniem ewidencji i warunkami używania kas rejestrujących przez podatników zostały omówione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 roku poz. 1625) – rozporządzenie w sprawie kas. Paragon fiskalny lub faktura jest dokumentem fiskalnym wystawionym dla nabywcy przy użyciu kasy, który jest potwierdzeniem dokonanej sprzedaży.
Powołując się na par. 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas, obowiązkiem sprzedawcy jest wystawienie i wydanie paragonu nabywcy bez jego żądania. Dokument powinien być wydany w momencie dokonywania sprzedaży, jednak nie później niż w chwili przyjęcia należności niezależnie od formy płatności, z zastrzeżeniem par. 12.
W świetle art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji VAT zawierającej dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej. Chodzi przede wszystkim o dane dotyczące:
rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym również korekty podatku należnego z podziałem na stawki podatku
kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym również korekty podatku naliczonego
kontrahentów
dowodów zakupu i sprzedaży.
Powyższe nie dotyczy podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy o VAT lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy oraz podatników korzystających ze zwolnienia sprzedaży od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy.
Dodatkowo podatnicy, o których mowa jest w art. 99 ust. 1 ustawy, zgodnie z art. 109 ust. 3b i 3c ustawy o VAT mają obowiązek przesyłania do urzędu skarbowego za każdy miesiąc ewidencji, o której mowa jest w ust. 3 razem z deklaracją podatkową w terminie obowiązującym dla złożenia tej deklaracji (plik JPK_V7M) zgodnie z zasadami określonymi w art. 99 ust. 11c za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Podatnicy, o których mówi art. 99 ust. 2 i 3 mają obowiązek przesłania do urzędu skarbowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej ewidencji za:
pierwszy i drugi miesiąc danego kwartału – w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym z tych miesięcy
za ostatni miesiąc kwartału łącznie z deklaracją – w terminie do złożenia deklaracji.
Obowiązek ujmowania w ewidencji VAT raportu fiskalnego „RO” oraz faktur z umieszczonym symbolem „FP” - zalecenia
Z obowiązujących przepisów rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 roku w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988 z późn. zm.) wynika, że plik JPK dla potrzeb podatku VAT powinien zawierać między innymi informacje dotyczące:
dostaw niektórych wyrobów i świadczonych usług odpowiednio oznaczone
oznaczeń dowodów sprzedaży i zakupów.
Zgodnie z par. 10 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, ewidencja powinna zawierać dane, które pozwolą prawidłowo rozliczyć podatek należny:
wartość sprzedaży netto, bez podatku
wysokość podatku należnego z podziałem na stawki podatku, sprzedaż zwolnioną od podatku jakie wynikają ze zbiorczych informacji z ewidencji sprzedaży, o której mówi art. 111 ust. 1 ustawy.
Dodatkowo z par. 10 ust. 5 rozporządzenia wynika, że ewidencja musi zawierać oznaczenia dowodów:
„FP” – faktura wskazana w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT.
Faktury dotyczące sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących należy ująć w ewidencji w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Dokumenty te nie mają wpływu na zwiększenie wartości sprzedaży, ani podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w ewidencji. Dyrektor KIS w oparciu o obowiązujące przepisy uznał, że koniecznie sprzedaż ewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej musi być ujęta w ewidencji VAT na podstawie raportu fiskalnego dobowego lub miesięcznego, który w rejestrze sprzedaży oznaczany jest symbolem „RO”. Organy podatkowe uważają, że faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, które dotyczą sprzedaży ujętej na kasie rejestrującej ujmuje się w ewidencji za okres, w którym zostały one wystawione. Faktury, na których widnieje oznaczenie „FP” wystawione na rzecz w/w osób objęte są zakresem wskazanym w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT. Oznacza to, że Spółka sprzedając towar na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych i ewidencjonując ją na kasie fiskalnej musi wykazać sprzedaż na podstawie zbiorczego zapisu oznaczonego jako ”RO” w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy związany z tą sprzedażą. Z kolei oznaczenie „FP” dotyczy faktur związanych ze sprzedażą zaewidencjonowaną na kasie rejestrującej.
Na podstawie wymienionych czynników, Dyrektor KIS uważa, że Spółka nie ma prawa, aby zastosować opisany sposób ewidencjonowania sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. W związku z tym:
nie może nie uwzględniać w rejestrach raportu zbiorczego sprzedaży z drukarki fiskalnej za okres, w którym wystąpiła sprzedaż na rzecz wymienionych osób
nie może nie stosować do wymienionej sprzedaży oznaczeń „RO” oraz „FP”.
