Przedsiębiorca, który podjął decyzję o likwidacji działalności gospodarczej musi wykonać wiele różnych czynności jakie się z tym wiążą oraz dopełnić kilku ważnych formalności. Zwłaszcza dotyczy to przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, którzy zobowiązani są do jej ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Zarówno rozpoczęcie pracy na kasie, jej eksploatacja i zakończenie muszą zostać wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Zamknięcie działalności, a kasa fiskalna – obowiązki przedsiębiorcy
Wraz z zamknięciem firmy swoją pracę kończą także wszystkie kasy fiskalne zarejestrowane w działalności. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów par. 34 z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących, podatnik który zamknął działalność i w związku z tym zakończył pracę kasy rejestrującej ma obowiązek:
sporządzenia raportu fiskalnego dobowego i raportu fiskalnego okresowego (za miesiąc)
niezwłocznego dokonania odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej (przez serwisanta) - wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzenia protokołu zgodnie ze wzorem (załącznik nr 4 do rozporządzenia)
złożenia protokołu z odczytu zawartości pamięci fiskalnej razem z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego w terminie 5 dni licząc od dnia sporządzenia
sporządzenia i złożenia wniosku do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas (razem z dokumentami wymienionymi wyżej) zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do rozporządzenia.
Jeżeli podatnik ewidencjonuje sprzedaż za pomocą kasy online, to zgodnie z par. 32 rozporządzenia w momencie zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kasy w trybie fiskalnym ma obowiązek:
wystawić raport fiskalny dobowy
natychmiast po przejściu kasy w tryb przewidziany tylko do odczytu lub po zapewnieniu przez serwisanta o przejściu kasy w tryb tylko do odczytu, dokonać przy pomocy serwisanta odczytu zawartości pamięci fiskalnej przez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego bądź łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzenia protokołu z tej czynności zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 rozporządzenia
złożyć protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy razem z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika w terminie 5 dni licząc od dnia sporządzenia
sporządzić i złożyć wniosek (razem z dokumentami wymienionymi powyżej) o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do rozporządzenia do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika.
Podatnik w momencie zakończenia użytkowania kasy online, ma obowiązek zapewnienia odczytu i zapisu danych z pamięci kasy na zewnętrznych nośnikach danych.
Raporty fiskalne
Przedsiębiorca użytkujący kasę fiskalną zobowiązany jest do generowania raportów dobowych i miesięcznych. W przypadku zakończenia wykonywania działalności gospodarczej w ostatnim miesiącu jej prowadzenia musi wydrukować raporty celem zaksięgowania sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej.
Zamknięcie działalności, a kasa fiskalna – wnioski jakie należy złożyć
Zakończenie działalności gospodarczej i tym samym zakończenie sprzedaży ewidencjonowanej za pomocą kasy fiskalnej wymaga od przedsiębiorcy złożenia do urzędu skarbowego:
wniosku o dokonanie odczytu pamięci kasy fiskalnej Przedsiębiorca na złożenie wniosku ma 7 dni licząc od dnia zakończenia pracy na kasie. Wniosek powinien zawierać następujące dane:
dane podatnika będącego użytkownikiem kasy
numer kasy fiskalnej (unikatowy, fabryczny, ewidencyjny)
datę fiskalizacji kasy
adres, pod którym kasa była użytkowana.
Dodatkowo wniosek powinien zawierać informację o tym czy została odliczona ulga na kasę i przez jaki okres czasu kasa była użytkowana w działalności (okres krótszy, czy dłuższy niż 3 lata)
wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego Wniosek powinien zawierać następujące dane:
dane podatnika będącego użytkownikiem kasy
numer kasy fiskalnej (unikatowy, fabryczny, ewidencyjny)
adres, pod którym kasa była użytkowana
datę fiskalizacji i wyrejestrowania kasy.
Zamknięcie działalności, a kasa fiskalna – odczyt pamięci
Czasami może zdarzyć się, że odczyt z pamięci kasy fiskalnej będzie niemożliwy. W takiej sytuacji zgodnie z par. 46 serwisant, który stwierdzi brak możliwości odczytu ma obowiązek od razu przesłać taką kasę do serwisu głównego celem dokonania odczytu zawartości jej pamięci. Protokół z odczytu powinien być sporządzony wg wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia. Jeżeli serwis główny stwierdzi, że jednak nie ma możliwości dokonania odczytu, to w protokole musi zostać podana przyczyna takiej okoliczności. Protokół powinien być przesłany do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika w terminie 3 dni od dnia jego sporządzenia. Kopia powinna trafić do podatnika. Jeżeli serwis stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci, to kopia protokołu musi być wysłana również do Prezesa Głównego Urzędu Miar. Kasa fiskalna obowiązkowo po zamknięciu działalności gospodarczej powinna mieć odczytaną pamięć, czego należy dokonać w terminie 1 miesiąca od daty wpływu do urzędu kompletnego wniosku o dokonanie odczytu.
Odczytu najczęściej dokonuje się w momencie:
likwidacji działalności gospodarczej lub oddziału firmy
rezygnacji ze sprzedaży dla osób prywatnych i rolników ryczałtowych
wymiany kasy na nową
zapełnienia modułu fiskalnego.
Przy odczycie pamięci kasy obecny jest urzędnik skarbowy, którego obowiązkiem jest sporządzenie protokołu z czynności odczytania zawartości pamięci kasy fiskalnej. Wydrukowany raport z rozliczenia załącza się do protokołu, który powinien być sporządzony w 3 egzemplarzach dla:
użytkownika
serwisanta
urzędu skarbowego.
Protokół musi być podpisany przez wszystkie osoby obecne przy odczycie.
W niektórych okolicznościach podatnicy mają obowiązek dokonania zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot jakie otrzymali na zakup kas fiskalnych (art. 111 ust. 6 ustawy o VAT). Ma to miejsce w przypadku:
kiedy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania przedsiębiorca przestanie używać kasę fiskalną lub nie zgłosi kasy w terminie do obowiązkowego przeglądu technicznego dokonanego przez właściwy serwis
naruszy warunki związane z odliczeniem kwot przewidzianych na ulgę, które zostały określone w przepisach zgodnie z ust. 7 pkt 1 i 2 w/w przepisu.
Jeżeli więc działalność zostanie zlikwidowana przed upływem 3 lat licząc od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, od której została odliczona ulga na kasę, to w takiej sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek zwrotu całej otrzymanej ulgi.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca w ramach działalności gospodarczej świadczy usługi prawnicze. Działalność zarejestrował z dniem 1 stycznia 2019 roku. Od samego początku miał obowiązek stosowania kasy fiskalnej. Przedsiębiorca skorzystał z możliwości odliczenia ulgi na kasę. Niestety 1 czerwca 2020 roku podjął decyzję o likwidacji działalności gospodarczej. W związku z tym, że urządzenie było użytkowane przez okres krótszy niż 3 lata musi zwrócić otrzymaną ulgę na kasę fiskalną.
Termin na zwrot ulgi na kasę fiskalną
Przedsiębiorca ma obowiązek dokonania zwrotu środków otrzymanych z tytułu ulgi na kasę na konto właściwego urzędu skarbowego w przewidzianym terminie uzależnionym od statusu podatnika VAT:
czynny podatnik VAT dokonuje zwrotu ulgi na kasę fiskalną do 25 dnia miesiąca następującego po:
miesiącu, w którym miały miejsce okoliczności, które uzasadniały dokonanie zwrotu (przy rozliczaniu miesięcznym)
kwartale, w którym miały miejsce okoliczności, które uzasadniały dokonanie zwrotu (przy rozliczaniu kwartalnym)
podatnik zwolniony z VAT dokonuje zwrotu ulgi na kasę do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym miały miejsce okoliczności, które uzasadniały zwrot.
Jeżeli podatnik nie zwróci ulgi na kasę w wymaganym terminie może liczyć się z tym, że zostanie na niego nałożona kara w postaci zapłaty dodatkowych odsetek od zaległości podatkowych.
Zamknięcie działalności – odsprzedaż kasy
Przedsiębiorca po zamknięciu działalności gospodarczej ma prawo odsprzedać kasę, ale dopiero w momencie dopełnienia wszelkich formalności jakie zostały przedstawione wyżej. Jednakże wartość odsprzedawanego urządzenia jest niska, ponieważ nowy właściciel może używać kasy dopiero po zakupie nowego modułu pamięci. Koszt zakupu takiego modułu jest podobny do kosztu zakupu nowej kasy. Jest to główny powód, dla którego zakup używanej kasy jest mało opłacalny i w związku z tym większość przedsiębiorców po zakończeniu użytkowania kasy oddaje ją do utylizacji.
