Jednym z dokumentów obecnych w polskim obrocie gospodarczym jest nota obciążeniowa. Czym jest i kiedy należy ją stosować? Poniżej wszystko co należy o niej wiedzieć.
Nota obciążeniowa, inaczej nota księgowa jest prostym dokumentem, który wystawia się w innych sytuacjach niż fakturę VAT celem udokumentowania przychodów lub kosztów nie podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Podsumowując na nocie obciążeniowej znajdują się operacje gospodarcze, które nie mogą być udokumentowane fakturą VAT.
Cel wystawiania noty obciążeniowej
Noty obciążeniowe wystawia się przede wszystkim w celu:
naliczania odsetek za opóźnienia w płatnościach
naliczania kary umownej za nieterminową płatność
korekty omyłek występujących w dokumentach księgowych, które zostały wcześniej wystawione
przenoszenia na nabywcę kosztów, które nie podlegają podatkowi VAT
udokumentowania roszczeń związanych z wypłatą odszkodowania przez towarzystwo ubezpieczeniowe.
Z obserwacji wynika, że najczęściej noty obciążeniowe wystawiane są w związku ze współpracą z organizacjami pozarządowymi. Notę wykorzystuje się też przy rozliczeniach kosztów poniesionych podczas realizacji różnych projektów.
Nota obciążeniowa – co powinna zawierać i jak ją wystawić?
Wystawiając dokument należy to zrobić zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości (Dz. U. 2019.351). Nota powinna zawierać podstawowe elementy, które zgodnie z przepisami muszą posiadać wszystkie dokumenty księgowe, czyli:
określenie jakiego dokumentu dotyczy („nota księgowa”) i jego numer identyfikacyjny
określenie stron transakcji (nazwy i adresy)
opis operacji gospodarczej
wartość operacji gospodarczej (jeżeli możliwe to określona w jednostkach naturalnych)
data dokonania operacji (jeżeli jest inna niż data sporządzenia dowodu to także datę jego przygotowania)
podpis wystawcy noty oraz osoby, której została ona wydana lub od której zostały przyjęte składniki aktywów
stwierdzenie dotyczące sprawdzenia i kwalifikacji dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania).
Jeżeli nota księgowa wystawiana jest w innej walucie niż PLN, to powinna zawierać kwotę przeliczoną na złotówki. Przeliczenia dokonuje się na podstawie kursu obowiązującego w dniu wystawienia noty. Z powodu, że nota obciążeniowa nie wymaga podpisu odbiorcy, to może zostać wystawiona online.
Nota księgowa, a koszt uzyskania przychodu
Notę księgową można uznać za koszt uzyskania przychodów pod warunkiem, że przedsiębiorca będzie działał zgodnie z prawem w oparciu o Rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia PKPiR (Dz. U. 2019.2544).
W treści przepisu, par. 11 ust. 3 rozporządzenia jest napisane, że podstawą zapisów w księdze jest dowód księgowy, przez który rozumie się także inne dowody, które zostały wymienione w par. 12 i 13 stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej faktycznym przebiegiem.
Nota obciążeniowa jest jednym z dokumentów jaki wymienia katalog. Została uznana za inny dowód księgowy, co daje podstawę do zapisów w księdze przychodów i rozchodów. Wzmianka o tym znajduje się również w par. 12 pkt 2 rozporządzenia, w którym jest napisane, że za dowody księgowe uważa się także:
noty księgowe sporządzone w celu korygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej , wynikającej z dowodu obcego lub własnego otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi.
Nota obciążeniowa dla dłużnika
Noty obciążeniowe mają także zastosowanie przy obciążaniu dłużnika (odsetki za opóźnienie w płatnościach lub kary umowne za niedotrzymanie umowy). Wierzyciel może wystawić notę w sytuacji kiedy dłużnik spóźnia się z płatnością i to niekoniecznie z własnej winy. Na jej wystawienie nie ma znaczenia fakt, że wierzyciel z powodu opóźnienia poniósł jakąś stratę. Nota księgowa wystawiana jest też w przypadku nienależytego wykonania zobowiązania kiedy zawarta umowa zawiera zapis o karze umownej.
Nota obciążeniowa, a obciążenie dłużnika kosztami rekompensaty za opóźnienie płatności
Wierzyciel już od pierwszego dnia po upływie terminu płatności może domagać się rekompensaty za opóźnienie w płatnościach. Od 1 stycznia 2020 roku obowiązują nowe, wyższe kwoty. Ich wysokość zależy od kwoty dochodzonej należności i wynosi odpowiednio:
40 euro – kwota dochodzonego roszczenia jest niższa niż 5 000 zł
70 euro – kwota dochodzonego roszczenia przekracza 5 000 zł, a jednocześnie jest niższa od 50 000 zł
100 euro – kwota dochodzonego roszczenia jest równa lub wyższa niż 50 000 zł.
Do kwot w euro stosuje się przelicznik zgodnie ze średnim kursem euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dane roszczenie stało się wymagalne. Nowe stawki dotyczą wymagalności powstałych po 1 stycznia 2020 roku. Do wierzytelności powstałych do końca 2019 roku odnosi się stawka ryczałtowa w wysokości 40 euro niezależnie od wysokości długu.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca wykonał usługę na rzecz innego przedsiębiorcy. Na dowód wykonanej usługi została wystawiona faktura VAT na kwotę 6.800 zł z terminem zapłaty przypadającym na dzień 15 października 2019 roku. Dłużnik nie zapłacił za wykonaną usługę. W grudniu 2019 roku otrzymał notę obciążeniową. Został zobowiązany do zapłaty rekompensaty w wysokości 40 euro. Należność stała się wymagalna w październiku 2019 roku, dlatego też rekompensata została przeliczona wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca i wg stawki 40 euro obowiązującej w tym okresie zgodnie ze stanem prawnym. Jeżeli wierzytelność powstałaby po 1 stycznia 2020 r. to w takiej sytuacji dłużnik mógłby zostać obciążony kwotą rekompensaty wynoszącą 70 euro.
Sposób na uniknięcie problemów z nierzetelnymi kontrahentami
Jednym ze sposobów jest nota obciążeniowa, ale też i specjalny system do monitoringu należności oraz windykacji online, z którego obecnie korzysta duża część przedsiębiorców samodzielnie zajmujących się windykacją. Jest bardzo prosty w obsłudze. Wystarczy zarejestrować się w systemie i wprowadzić do niego wymagane dane. System zaprogramowany jest w taki sposób, aby przedsiębiorca mógł przejść przez każdy etap windykacji ze wskazaniem w jakim terminie i co powinien zrobić, aby uzyskać spodziewany efekt.
