W ramach stosunku pracy pracownik świadczy pracę na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i w czasie wyznaczonym przez pracodawcę. W zamian za wykonywaną pracę pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie. Jego wysokość, częstotliwość i czas wypłaty powinny zostać określone w umowie o pracę. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy czas pracy jest czasem, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę i przeznaczonym do wykonywania pracy. Jednym z systemów pracy stosowanych przez pracodawców jest zadaniowy czas pracy.
Coraz więcej pracodawców podejmuje decyzję o wprowadzeniu dla pracowników zadaniowego systemu czasu pracy. Najczęściej taka decyzja wiąże się z wykonywaniem pracy w ramach pracy zdalnej, gdzie system zadaniowy jest idealnym rozwiązaniem.
Zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy zadaniowy system czasu pracy stosuje się z uwagi na rodzaj, organizację lub miejsce wykonywania pracy. W ramach systemu pracodawca wyznacza pracownikowi zadania do wykonania, którymi pracownik powinien zająć się w wybranych przez siebie godzinach pracy. W tym systemie największe wątpliwości dotyczą przede wszystkim ilości godzin przypadających na nadgodziny, nieobecności pracownika w biurze, a także uzgodnień o ilości odpowiedniego czasu potrzebnego do realizacji powierzonych zadań. Zadaniowy czas pracy polega na tym, że pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustala z nim zadania, które powinien on wykonać w określonym czasie po uwzględnieniu wymiaru czasu pracy jaki określają przepisy (art. 129 Kodeksu pracy). Zasada jest taka, że pracownik sam decyduje, kiedy w jakich godzinach będzie wykonywał zadania. Zgodnie z Kodeksem pracy dobowy czas pracy nie może przekraczać 8 godzin i przeciętnie 40 godzin tygodniowo przy pięciodniowym tygodniu pracy przypadającym maksymalnie na czteromiesięczny okres rozliczeniowy.
Zadaniowy system czasu pracy jako jedyny z obowiązujących i dopuszczalnych prawem systemów czasu pracy nie daje pracodawcy uprawnień zgodnie, z którymi mógłby w sposób jednostronny i bezpośredni decydować o czasie wykonywania przez pracownika powierzonych mu zadań, ani o dniach i godzinach jego pracy. W tym systemie pracodawca nie tworzy dla pracownika stałego rozkładu czasu pracy i harmonogramu czasu pracy, ponieważ nie ma takiej możliwości. Może jedynie wyznaczyć pracownikowi zadania do wykonania. W porozumieniu z nim może ustalić czas potrzebny do wykonania tych zadań przy założeniu, że pracownik będzie wykonywał pracę zgodnie z ustalonymi normami czasu pracy zgodnie z przepisami prawa pracy.
Zadaniowy czas pracy – kiedy można go stosować?
Zadaniowy czas pracy nie może być stosowany do każdego rodzaju pracy ani w stosunku do każdego pracownika. Obejmuje jedynie tych pracowników, stanowiska lub prace, które z powodu na rodzaj, organizację lub miejsce wykonywania mogą zostać objęte zadaniowym czasem pracy. Należą do nich zadania, dla których pracodawca nie ma potrzeby, a czasami i możliwości, aby móc decydować w jakim dniach oraz godzinach mogą być wykonywane. W przypadku takich prac bardziej liczy się rzetelne i terminowe wykonanie.
Zadaniowy czas pracy – zadania dozwolone do wykonania
W zadaniowym systemie czasu pracy nie można wykonywać wszystkich rodzajów prac. Objęte są nim przede wszystkim zadania, które pracownik zdecydowanie może wykonać samodzielnie, do wykonania których nie trzeba dużego zaangażowania ze strony innych pracowników, ani ścisłej współpracy z pracodawcą. Pracownik, który pracuje w zadaniowym systemie nie musi koniecznie pracować w godzinach pracy biura. W Monitorze Prawa Pracy nr 4/2018 został przywołany wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 września 2009 roku o sygn. akt II PK 72/09, w którym sąd stwierdził, że prace w zadaniowym systemie czasu pracy są wykonywane w sposób dowolny, elastyczny. Nie jest to praca, która musi być wykonywana wspólnie w kolektywie. Dodatkowo Sąd Najwyższy w wyroku z 13 października 2016 roku, sygn. akt III APa 7/16 napisał, że powierzone zadania powinny być konkretne, powtarzające się i zamknięte. W ten sposób można łatwo określić czas ich wykonania. Jednak z całą odpowiedzialnością nie można powiedzieć, że określone czynności nie będą się powtarzały, jak przykładowo usługa remontowa u klienta. W tej sytuacji zadania mogą się powtarzać, ale czas potrzebny na ich wykonanie może być inny.
Zadaniowy czas pracy – porozumienie pracownika z pracodawcą odnośnie ustalenia czasu pracy, w którym dane zadanie powinno zostać wykonane
Zgodnie z przepisami pracodawca zanim ustali ilość czasu potrzebnego na wykonanie zadania powierzonego pracownikowi najpierw musi skontaktować się z pracownikiem w celu wyznaczenia i uzgodnienia wspólnie z nim czasu potrzebnego na wykonanie danej czynności. Takie porozumienie ma raczej charakter konsultacji polegających bardziej na zasięgnięciu opinii. Pracodawca nie musi koniecznie ustalać czasu, który będzie potrzebny pracownikowi do wykonywania zadań. Sąd Najwyższy w wydanym wyroku z dnia 5 lutego 2008 roku, nr sygn. akt II PK 148/07 napisał między innymi, że pojęcie „porozumienie” z pracownikiem nie może zostać zrozumiane jako „uzgodnienie”. Pracodawca ma prawo ustanowić zadaniowy system czasu pracy nawet wtedy, kiedy w tej kwestii brak będzie porozumienia. W przypadku sporu, kiedy pracownik nie zmieści się w ustalonym przez pracodawcę czasie pracy, to do pracodawcy będzie należało udowodnienie, że mógł on wykonać powierzone mu zadania w ustalonym okresie czasu zgodnie z normami czasu pracy określonymi w art. 129 Kodeksu pracy.
Zadaniowy czas pracy – prowadzenie ewidencji nieobecności, uprawnienia
Pracownicy zatrudnieni zadaniowo nie muszą prowadzić ewidencji przepracowanych godzin. Zobowiązani są jedynie do prowadzenia ewidencji czasu pracy w wersji skróconej lub uproszczonej. Służy ona jedynie do zapisywania usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności. Różne przywileje związane z pracownikami zatrudnionymi w biurze dotyczą również pracowników zadaniowych. Mają oni np. prawo do urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego z tytułu choroby lub innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Jeżeli pracownik zadaniowy będzie przez jakiś czas nieobecny w pracy, to pracodawca powinien zmniejszyć mu liczbę zadań do wykonania. Nie jest wskazane, aby pracownik po zakończonej nieobecności i powrocie do pracy musiał nadrabiać wszelkie zaległości.
Zadaniowy czas pracy - czy pracodawca ma obowiązek układania planu czasu pracy?
Pracodawca nie jest zobligowany do układania planu czasu pracy pracowników zdalnych, ale jak wskazuje art. 129 par. 4 pkt 2 Kodeksu pracy:
Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli: w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w § 1; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik.
To od pracownika w stosunku, do którego stosowany jest zadaniowy czas pracy zależy, ile godzin przepracuje danego dnia oraz ile przerw sobie zrobi w tym dniu. Najważniejsze, aby wywiązał się z powierzonych zadań w ustalonym czasie przypadającym na okres rozliczeniowy trwający przykładowo 1 miesiąc czy 2 miesiące lub w innym wyznaczonym terminie.
Zadaniowy czas pracy – czy pracodawca ma prawo wymóc na pracowniku obecność w określonych godzinach?
Pracodawca ma prawo wyznaczyć pracownikowi rozkład czasu pracy pod warunkiem, że jest to uzasadnione rodzajem wykonywanej pracy, przykładowo: praca przedstawiciela handlowego. Innym przykładem może być konieczność wykonania pracy w danym konkretnym dniu i o wyznaczonej godzinie. W innych przypadkach pracownik zadaniowy może pracować zdalnie w dowolnych godzinach z wyjątkiem godzin przypadających na spotkania, w których koniecznie musi uczestniczyć. Taka zależność zgodna jest z przepisami prawa. Dowodem może być uzasadnienie wyroku z dnia 5 lipca 2017 roku, sygn. akt II PK 202/16 wydanego przez Sąd Najwyższy, w którym między innymi można przeczytać:
System zadaniowego czasu pracy umożliwia pracownikowi swobodę w organizowaniu swojego czasu pracy, mianowicie pracownik sam decyduje, kiedy rozpoczyna i kończy pracę, jednakże nie zwalnia go to z obowiązku świadczenia pracy w miejscu wskazanym przez pracodawcę.
Wprowadzanie do firmy zadaniowego czasu pracy
System czasu pracy obowiązujący w danej firmie powinien zostać ustalony i umieszczony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu. W przypadku, kiedy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie ma obowiązku przygotowania regulaminu, to powinien w kwestii ustalenia czasu pracy skonsultować się z zakładową organizacją związkową o ile taka działa w zakładzie pracy. W tej sytuacji, kiedy pracodawca nie jest objęty powyższymi wymaganiami, to nie można prawnie ustalić warunków wprowadzenia systemu zadaniowego do zakładu pracy. Pracodawca może wprowadzić zadaniowy system czasu pracy na podstawie przepisów ustalonych w zakładzie pracy. Może to zrobić bez zgody pracownika. Wystarczy, że do przepisów wewnątrzzakładowych dołączy sporządzony aneks wprowadzający system zadaniowy dla wszystkich bądź wybranych pracowników. Informacji o zadaniowym systemie czasu pracy nie umieszcza się w umowie o pracę. Umowa powinna jedynie wskazywać na zadania jakie pracownik ma do wykonania. Gdyby postanowienie o wprowadzeniu zadaniowego czasu pracy znalazło się w umowie o pracę, to wymagałoby to podpisania aneksu przez pracownika lub wręczenia mu wypowiedzenia zmieniającego.
Zakres obowiązków w systemie zadaniowym powinien być przekazany pracownikowi z pewnym wyprzedzeniem i wcześniej powinien być określony w umowie o pracę. Przykładowo przy rozliczeniach miesięcznych pracodawca powinien przygotować na cały miesiąc zakres zadań dla danego pracownika z wyznaczonymi terminami realizacji poszczególnych poleceń. Pracownik może rozliczać się z wykonania czynności na podstawie sporządzanego raportu przekazywanego do klienta firmy, dla którego wykonywane są prace. Pracownik na wykonywanie przydzielonych mu zadań powinien codziennie poświęcić czas w ilości do 8 godzin na dobę, co przeciętnie daje 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy. Pracownik rozliczany jest nie z czasu pracy, a z wykonania zadania.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca prowadzi firmę transportową. Postanowił, że do działu marketingu zatrudni pracowników, którzy będą wykonywali swoje obowiązki w zadaniowym systemie czasu pracy. W związku z tym wprowadził do regulaminu pracy zapis o takiej treści: „Do pracowników zatrudnionych w dziale marketingu zastosowanie ma system zadaniowego czasu pracy, w którym pracodawca po porozumieniu z pracownikiem ustala czas potrzebny do wykonania powierzonych zadań”. Zapis o takiej treści jest prawidłowy i skutkuje ustaleniem zadaniowego systemu czasu pracy dla pracowników działu marketingowego.
Zadaniowy czas pracy – czy w tym systemie występują nadgodziny?
W zasadzie w zadaniowym systemie czasu pracy nie mówimy o nadgodzinach. Pracownik powinien powierzone mu zadania wykonać w czasie na jaki wskazują przepisy, czyli wg normy dobowej i średniotygodniowej, które zostały określone w art. 129 par. 1 Kodeksu pracy. Jeżeli zdarzy się sytuacja, że pracownik na wykonanie jakiegoś zadania poświęcił więcej czasu niż przewidują normy, to pomimo że spędził na jego wykonaniu więcej godzin nie otrzyma wyższego wynagrodzenia, zwłaszcza jeżeli zostało stwierdzone, że do jego wykonania nie potrzebował więcej czasu, a wydłużenie nastąpiło z jego winy.
Od tej reguły występują wyjątki, kiedy pracownikowi należy się dodatkowe wynagrodzenie z tytułu nadgodzin za czas poświęcony na wykonanie określonego zadania. Dotyczy to sytuacji, kiedy:
obowiązki pracownika są stopniowo rozszerzane – pracownik oprócz wykonywania zadania zobowiązany jest do przyjmowania nowych zleceń, opracowywania nowych produktów, odpowiadania na pytania klientów. W związku z poszerzeniem obowiązków pracownik może nie nadążać z realizacją nowych zadań w wymiarze czasu pracy obowiązującym do tej pory, dlatego powinien otrzymać dodatkowe wynagrodzenie za godziny nadliczbowe
pracodawca zleca pracownikowi zadania, których nie jest on w stanie wykonać w ramach norm określonych w Kodeksie pracy – pracodawca w trakcie wykonywania zadania przez pracownika może przykładowo zlecić mu wykonanie większej ilości produktów. W związku z tym pracownik nie jest w stanie w dotychczasowym czasie pracy wykonać więcej rzeczy ponad liczbę obowiązującą wcześniej.
Jeżeli pracodawca zleca pracownikowi zadania, których nie jest on w stanie wykonać w normalnym czasie pracy, to należy uważać, że jest to polecenie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych.
Zadaniowy czas pracy – dodatkowe informacje
W sytuacji, kiedy pracodawca nakazuje pracownikowi, żeby był dostępny w ściśle określonych godzinach pracy np. codziennie od 9:00 do 17:00 i wykonywał swoje zadania we wskazanej przez niego lokalizacji, przykładowo w biurze i wykonywał polecenia przełożonego, głównie w zakresie doraźnych zadań, to można powiedzieć, że w tym przypadku zadaniowy czas pracy nie występuje, a pracodawca w ten sposób chce ominąć przepisy dotyczące nadgodzin. Nie jest zakazane, aby pracownik, który wykonuje pracę w zadaniowym czasie pracy wykonywał swoje zadania również w czasie wolnym, np. podczas weekendu, jeżeli wymaga tego sytuacja. Przykładowo osoba wykonująca pracę w systemie zadaniowym może sobie skrócić o połowę godziny pracy w piątek, a resztę godzin przepracować w niedzielę tak żeby zdążyć z wykonaniem zadania na poniedziałek. W tej sytuacji pracownik nie może dopominać się o wypłatę rekompensaty za nadgodziny, ponieważ praca w weekend nie była konsekwencją jego nadmiernego obciążenia zadaniami z uwagi na zaniżony przez pracodawcę czas potrzebny na wykonanie zadania.
Zadaniowym czasem pracy może być objęty również pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy , czyli na niepełnym etacie. W tej sytuacji czas jaki taki pracownik potrzebuje na wykonanie zadania musi odpowiadać proporcjonalnie wymiarowi czasu pracy danego pracownika. Pracodawca musi mieć na uwadze, że nie wolno mu łączyć ze sobą różnych systemów czasu pracy, np. systemu zadaniowego z równoważnym. Prawo pracy nie pozwala na mieszanie czasu pracy, ponieważ takie działanie mogłoby naruszać prawo pracownika do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Pracodawcy mogliby zatrudniać pracowników na podstawie mieszanych systemów pracy i w ten sposób naruszaliby przepisy i pozbawiali pracowników dodatkowych pieniędzy za nadgodziny. Poza tym łączenie systemów pracy może łamać przepisy mówiące o odpoczynku. Dopuszczalna jest jedynie sytuacja, kiedy jeden pracownik będzie miał podpisane dwie umowy o pracę z tym samym pracodawcą. W tej sytuacji może zdarzyć się, że jeden pracownik będzie wykonywał pracę w dwóch systemach wynikających z dwóch różnych umów.
