Płatność na rachunek spoza białej listy

Prowadzenie działalności gospodarczej to dla przedsiębiorcy szereg obowiązków. Do jednych z nich należy dokonywanie płatności na rzecz kontrahenta na rachunek z tzw. białej listy.

Co to jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT, czyli wykaz podatników VAT. Jest ogólnodostępną i darmową bazą danych zawierającą podstawowe informacje o podmiotach zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, wykreśleni lub przywróceni do rejestru VAT. Wykaz prowadzony jest przez Szefa KAS w formie elektronicznej i jest dostępny na stronie:
www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

Biała lista zawiera wykaz podmiotów:

• zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, również tych w stosunku, do których została przywrócona rejestracja
• które nie zostały zarejestrowane przez naczelnika urzędu skarbowego lub zostały wykreślone z rejestru podatników VAT.

Wykaz jest na bieżąco aktualizowany. 

Informacje jakie zawiera biała lista

• firma (nazwa) lub imię i nazwisko
• numer NIP, KRS
  status podmiotu:
  • podmiot, który został wykreślony z rejestru podatników VAT lub w stosunku do którego nie dokonano rejestracji
  • podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub podatnik VAT zwolniony, również taki w przypadku którego rejestracja została przywrócona
• numer identyfikacyjny REGON jeżeli został nadany
• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności lub adres miejsca zamieszkania w przypadku kiedy brak jest stałego miejsca prowadzenia działalności (dotyczy osoby fizycznej)
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu razem z ich numerami identyfikacji podatkowej
• imiona i nazwiska prokurentów i ich numery identyfikacji podatkowej
• imię i nazwisko lub firma (nazwa) wspólnika i jego numer identyfikacji podatkowej
• daty rejestracji, odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru, przywrócenia rejestracji jako podatnika VAT czynnego
• podstawa prawna dotycząca odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia rejestracji jako czynnego podatnika VAT
• numery rozliczeniowych rachunków bankowych otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Z wymienionego przepisu wynika, że płatności związane z prowadzoną działalnością gospodarczą dokonywane lub przyjmowane muszą nastąpić za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy w każdym przypadku kiedy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca oraz kiedy jednorazowa wartość transakcji bez względu na liczbę płatności z niej wynikających przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość. 
Jeżeli przedsiębiorca nie zastosuje się do wymienionych zasad i ureguluje płatność w formie gotówkowej lub na rachunek nie figurujący na białej liście, to musi liczyć się z poniesieniem konsekwencji. Powyższy obowiązek dotyczy tylko transakcji dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami. 

Konsekwencje podatkowe za dokonanie płatności na rachunek spoza białej listy

O konsekwencjach podatkowych jakie wynikają z niedostosowania się do przepisów prawa podatkowego dotyczących naruszenia obowiązku dokonania płatności za pomocą rachunku bankowego mówi art. 22p ustawy o PIT. W pkt 1 – 2 wymienionej ustawy o PIT jest napisane, że:

Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 forma płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców:
1) została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub
2) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, lub
3) pomimo zawarcia na fakturze wyrazów „mechanizm podzielonej płatności” zgodnie z art. 106e elementy faktury ust. 1 pkt 18a ustawy o podatku od towarów i usług, została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności określonego w art. 108a mechanizm podzielonej płatności ust. 1a tej ustawy.

Zgodnie z przepisami płatność dokonana niezgodnie z przepisami gotówką lub na inny rachunek nie będący na białej liście nie może być uznana za koszt uzyskania przychodu. Podatnik pomimo, że ponosi wydatek związany z prowadzoną działalnością, to z powodu niedopełnienia obowiązku dokonania płatności we właściwy sposób nie może zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu. 

W przypadku kiedy przedsiębiorca dokona zapłaty przelewem na rachunek inny niż ten znajdujący się na białej liście w dniu wykonania przelewu i jednocześnie złoży przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek, zawiadomienie (ZAW-NR) do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika dokonującego zapłaty należności w terminie 7 dni licząc od dnia zlecenia przelewu, to w takiej sytuacji nie będą miały miejsca ograniczenia co do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. 

W obecnej sytuacji związanej z pandemią COVID-19 oraz innych chorób zakaźnych, czas na złożenie zawiadomienia ZAW-NR został przedłużony do 14 dni (art. 15zzn ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). 

Podsumowanie 

Podatnicy, którzy zobowiązani są do regulowania należności na rachunek bankowy kontrahenta muszą pamiętać o tym, aby przed dokonaniem płatności sprawdzić, czy dany rachunek znajduje się na białej liście podatników VAT. Sankcje podatkowe za dokonanie płatności na rachunek bankowy spoza wykazu są dość surowe. Podstawową konsekwencją jest brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów firmowych.

Data publikacji: 2021-07-17, autor: FakturaXL