Kontrahenci najczęściej rozliczają transakcje za pomocą gotówki lub przelewu. Zobowiązania mogą być regulowane również za pomocą kompensaty pod warunkiem, że obie strony transakcji wyrażą na to zgodę. Czy z kompensaty może skorzystać każdy przedsiębiorca?
Jeżeli dwójka przedsiębiorców, z których jeden jest sprzedawcą, a drugi nabywcą posiada zobowiązania wobec siebie, czyli jeden i drugi są dla siebie jednocześnie wierzycielem i dłużnikiem, to w takiej sytuacji występuje kompensata faktury. Polega ona na możliwości uregulowania jednego całego zobowiązania lub jego części drugą należnością co daje możliwość obniżenia tego zobowiązania do wysokości drugiej, niższej wierzytelności. Szczegóły dotyczące przeprowadzanego potrącenia zostały omówione w Kodeksie cywilnym Zgodnie z art. 498 KCkompensata faktur możliwa jest po spełnieniu poniższych warunków:
kontrahenci muszą być wobec siebie jednocześnie wierzycielami i dłużnikami
przedmiotem wierzytelności mogą być zarówno pieniądze lub inne rzeczy mające tę samą jakość
wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem
kompensata dokonywana jest do wysokości niższej należności.
Wybór kompensaty nie wymaga dokumentowania transakcji za pomocą faktur. Kompensata zadłużenia znana jest również pod nazwą: kompensata zobowiązań, kompensata należności lub potrącenie.
Kompensaty faktur – rodzaje
Kompensata może być:
ustawowa – zgodność z Kodeksem Cywilnym. Wiąże się z wymagalnymi i wzajemnymi wierzytelnościami. Strony zobowiązania muszą spisać oświadczenia, w których wyrażają chęć rozliczenia wzajemnych zobowiązań i należności za pomocą kompensaty
umowna – zgodna z zasadą swobody umów co oznacza, że w głównej mierze zależy od zapisów umowy jaką zawarli między sobą przedsiębiorcy. W tym przypadku warunki kompensaty są dość elastyczne.
Przepisy pozwalają na zastosowanie kompensaty bez udziału drugiej strony. Aby było to możliwe jedna z firm musi wysłać wszystkie dane i propozycję kompensaty do drugiej strony. Wskazane jest, aby strony były w posiadaniu pisemnych potwierdzeń przyjęcia warunków kompensaty przez kontrahenta.
Przedsiębiorcy często do przeprowadzanych transakcji stosują kompensatę umowną. Polega ona na tym, że strony same ustalają warunki jej rozliczenia zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego. Spisana umowa stanowi pewnego rodzaju zabezpieczenie przed działaniami nieuczciwych kontrahentów. Strony składają oświadczenia stanowiące wolę obu stron na rozliczenie transakcji za pomocą kompensaty. Oświadczenie powinno zawierać wymagane informacje.
Kompensata umowna – kiedy jest możliwa?
Kompensata umowna możliwa jest wtedy, kiedy:
jedna i druga wierzytelność są wymagalne, czyli minął termin ich spłaty określony w umowie lub na fakturze
wierzytelności przeterminowane mogły zostać poddane kompensacie jeszcze przed upływem terminu przedawnienia
wierzytelności zajęte w przypadku, kiedy dłużnik stał się wierzycielem wobec swojego wierzyciela przed chwilą zajęcia wierzytelności.
Kompensata należności – jak należy ją przeprowadzić?
Pierwszą rzeczą, którą muszą wykonać kontrahenci, aby można było przeprowadzić kompensatę faktur, to wyliczenie jej wartości na podstawie wartości finansowych. W tym celu należy od zobowiązana o wyższej wartości odjąć wartość niższego zobowiązania. Taka czynność pozwala kontrahentowi posiadającemu wierzytelność o niższej wartości spłacić ją w całości. Natomiast wyższe zobowiązanie zostaje pomniejszone o kwotę niższej należności. Po wykonaniu czynności rachunkowych kontrahenci muszą przygotować odpowiednie dokumenty, których rodzaj zależy od rodzaju wykonanego potrącenia. Kompensata umowna wymaga sporządzenia umowy kompensacyjnej.
Przy kompensacie ustawowej wymagane jest oświadczenie o kompensacie, które musi zawierać następujące dane:
data i miejsce zawarcia umowy
dane stron
informacje o wartości i charakterze roszczeń
informacje dotyczące wartości kompensaty oraz kwoty pozostałej do spłacenia
informację o sposobie i warunkach uregulowania należności
podpisy obu stron.
Kompensata faktur – kiedy nie jest możliwa?
Kompensata ustawowa nie jest przewidziana w przypadku wystąpienia:
wierzytelności niewymagalnych
należności przeterminowanych z wyłączeniem przypadku opisanego powyżej
należności zajętych z wyłączeniem przypadku opisanego powyżej
należności, w stosunku do których potrącenie wyłączone jest zgodnie z przepisami szczególnymi
należności, które nie podlegają zajęciu
należności związanych z dostarczaniem środków utrzymania
należności wynikających z czynów niedozwolonych.
Kompensata faktury – jak należy ją stosować?
Transakcje pomiędzy przedsiębiorcami z zasady dokumentowane są za pomocą faktur. Jeżeli faktury rozliczane są za pomocą kompensaty, to jeden przedsiębiorca reguluje zobowiązania drugiego kontrahenta do niższej kwoty wierzytelności. W przypadku, kiedy kwoty wierzytelności pokrywają się, to na fakturze powinna znaleźć się informacja o rozliczeniu w formie kompensaty z dopiskiem „zapłacono”. Natomiast, kiedy wartość jest różna, to na fakturze należy umieścić informację o konieczności dopłaty oraz podać jej wysokość.
PRZYKŁAD Firma A posiada zobowiązanie wobec firmy B na kwotę 30 000 zł. Natomiast firma B jest zadłużona na rzecz firmy A na kwotę 10 000 zł. Firmy chcą skorzystać z kompensaty faktur.
W związku z powyższym, zobowiązanie o wyższej wartości (30 000 zł) zostaje pomniejszone o 10 000 zł. W konsekwencji firma A będzie musiała oddać firmie B kwotę 20 000 zł. Natomiast firma B zostanie rozliczona całkowicie.
Kompensata, a podatek VAT i prawo do przyspieszonego zwrotu podatku
Skorzystanie z kompensaty należności nie ma żadnego wpływu na opodatkowanie podatkiem VAT. W żaden sposób nie wpływa na prawo do odliczenia podatku ani na sam moment wystąpienia tego prawa. Kompensata nie jest formą zapłaty regulowaną za pomocą rachunku bankowego. Zobowiązania zapłacone w ten sposób zaliczane są do limitu 15 000 zł, co wpływa na możliwość otrzymania zwrotu podatku w przyspieszonym terminie. Jeżeli suma należności rozliczanych za pomocą kompensaty ma wartość 15 000 zł lub mniejszą, to podatnik może liczyć na zwrot podatku VAT w terminie do 25 dni. W przypadku należności kompensaty przekraczających 15 000 zł podatnik nie może spodziewać się szybszego zwrotu podatku.
