Właściwe zarządzanie jednostką gospodarczą to jedno z kluczowych zadań osób, które pełnią funkcje kierownicze w firmach. W kontekście rachunkowości, kierownik jednostki ponosi szczególną odpowiedzialność za organizację i nadzór nad jej finansami, nawet jeśli część obowiązków sceduje na inne osoby lub biura rachunkowe. Artykuł ten stanowi szczegółowy przewodnik po obowiązkach kierownika jednostki w kontekście polskiego prawa rachunkowego.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego danym podmiotem.
W zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa, kierownikiem jednostki mogą być różne osoby lub organy:
przedsiębiorstwo osoby fizycznej – właściciel,
spółki jawne i cywilne – wspólnicy prowadzący sprawy spółki,
spółki partnerskie – wspólnicy lub zarząd,
spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne – komplementariusze,
spółki z o.o. i akcyjne – zarząd,
przedsiębiorstwa w likwidacji lub upadłości – likwidator, syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym.
Warto odróżnić kierownika jednostki od organu zatwierdzającego, czyli organu uprawnionego do zatwierdzania sprawozdań finansowych jednostki.
Odpowiedzialność kierownika jednostki za rachunkowość
Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości, a także nadzór nad nią, spoczywa na kierowniku jednostki. Nawet w sytuacji, gdy niektóre obowiązki w tym zakresie zostaną powierzone innym osobom lub firmie księgowej, kierownik nadal ponosi odpowiedzialność za ich nadzór. Wyjątkiem od tej zasady jest odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury, której kierownik jednostki nie może zlecić nikomu innemu.
Jeśli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy i nie została wyznaczona osoba odpowiedzialna, obowiązek spoczywa na wszystkich członkach tego organu.
Kluczowe obowiązki kierownika jednostki w kontekście rachunkowości
Do obowiązków kierownika jednostki należy kilka istotnych zadań związanych z organizacją i nadzorem nad rachunkowością. Są one regulowane przez przepisy prawa, a ich realizacja jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania firmy:
ustalenie zasad rachunkowości - jednym z pierwszych obowiązków kierownika jednostki jest ustalenie zasad (polityki) rachunkowości, które będą stosowane w firmie; zasady te muszą być spisane w języku polskim, a ich aktualizację także nadzoruje kierownik. Dokumentacja zawiera m.in. informacje dotyczące: metod prowadzenia ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup składników aktywów, sposobu wyceny aktywów i pasywów, zakładowego planu kont, sposobu dokumentowania operacji gospodarczych. Chociaż techniczne aspekty sporządzania tej dokumentacji mogą być zlecane głównemu księgowemu lub biuru rachunkowemu, to ostateczna odpowiedzialność za jej treść spoczywa na kierowniku jednostki,
powiadomienie urzędów o prowadzeniu ksiąg rachunkowych - jeśli księgi rachunkowe są prowadzone przez zewnętrzne biuro rachunkowe, kierownik jednostki ma obowiązek powiadomić urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w ciągu 15 dni od dnia ich wydania. Ponadto musi zapewnić dostęp do ksiąg dla organów kontroli zewnętrznej w siedzibie firmy lub w innym, wskazanym miejscu,
decyzje dotyczące uproszczeń w rachunkowości - polskie prawo rachunkowe dopuszcza możliwość stosowania uproszczeń, które ułatwiają prowadzenie księgowości, pod warunkiem, że nie zniekształcają one rzeczywistego obrazu sytuacji finansowej jednostki. Do decyzji kierownika jednostki należy m.in. wybór wariantu rachunku zysków i strat (kalkulacyjny lub porównawczy) oraz metody sporządzania rachunku przepływów pieniężnych (bezpośrednia lub pośrednia),
umowa z firmą audytorską - w przypadku, gdy sprawozdania finansowe firmy podlegają obowiązkowemu badaniu przez audytora, wybór audytora dokonywany jest przez organ zatwierdzający. Kierownik jednostki nie dokonuje wyboru, ale ma obowiązek podpisać umowę z wybraną firmą audytorską, zapewniając jej dostęp do niezbędnych dokumentów oraz umożliwienie przeprowadzenia badania finansowego,
ocena zdolności firmy do kontynuowania działalności - kierownik jednostki przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego musi ocenić zdolność jednostki do kontynuowania działalności. Ocena ta jest istotna, ponieważ wpływa na decyzje strategiczne firmy oraz jej postrzeganie przez partnerów handlowych i organy kontrolne.
Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego
Kolejnym ważnym zadaniem kierownika jednostki jest sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego. Dokument ten musi być przygotowany nie później niż 3 miesiące od dnia bilansowego i przedstawiony odpowiednim organom w firmie. Pod sprawozdaniem podpisują się zarówno osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i sam kierownik jednostki, a w przypadku organu wieloosobowego – wszyscy jego członkowie.
Oprócz sprawozdania finansowego, kierownik jednostki ma obowiązek przygotować sprawozdanie z działalności firmy, w przypadku spółek kapitałowych, komandytowo-akcyjnych oraz spółek jawnych i komandytowych, których wspólnikami są spółki kapitałowe. Roczne sprawozdanie finansowe oraz inne wymagane dokumenty kierownik udostępnia wspólnikom lub akcjonariuszom przed zgromadzeniem wspólników lub walnym zgromadzeniem akcjonariuszy.
Obowiązki związane z rejestracją sprawozdań finansowych
Kierownik jednostki ma obowiązek złożyć roczne sprawozdanie finansowe wraz z wymaganymi dokumentami do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz ogłosić je w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). W przypadku spółek jawnych osób fizycznych lub spółek partnerskich, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż 2 miliony euro, kierownik jednostki musi złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego.
Konsekwencje niewypełnienia obowiązków
Niewypełnienie obowiązków przez kierownika jednostki wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Na podstawie art. 77 i art. 79 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki może zostać ukarany grzywną lub karą ograniczenia wolności, jeśli:
nie prowadzi ksiąg rachunkowych lub prowadzi je w sposób nierzetelny,
nie sporządza lub nie składa sprawozdań finansowych,
nie poddaje sprawozdań badaniu przez biegłego rewidenta,
nie udziela niezbędnych informacji audytorom lub podaje nieprawdziwe dane.
Kilka słów podsumowania
Rola kierownika jednostki w kontekście rachunkowości jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Chociaż wiele zadań technicznych może być delegowanych na inne osoby, to kierownik ponosi ostateczną odpowiedzialność za nadzór nad finansami jednostki. Współpraca z biurem rachunkowym może ułatwić wiele procesów, jednak zawsze należy pamiętać, że kierownik jednostki pozostaje odpowiedzialny przed prawem za wszelkie działania związane z rachunkowością.
