Prowadzenie firmy to szereg obowiązków dla przedsiębiorców, którzy zobowiązani są między innymi do wystawiania faktur. W tym celu mogą korzystać ze specjalnych programów do fakturowania dostępnych online.
jest programem przeznaczonym do wystawiania faktur VAT, rachunków i innych dokumentów księgowych. Idealne rozwiązanie szczególne dla małych firm, które nie korzystają z rozbudowanych programów magazynowych. Pozwala na samodzielne wystawienie faktury dla klienta.
Jak wybrać najlepszy program do fakturowania?
Przy wyborze najlepszego programu do fakturowania należy zwrócić uwagę czy jest on połączony między innymi z:
Funkcja automatycznego uzupełniania danych kontrahenta Jedną z czynności jaką musi wykonać osoba wystawiająca fakturę, to wprowadzenie danych kontrahenta (nazwa firmy, adres). Dobry program powinien posiadać funkcję pobierania danych kontrahenta po numerze NIP, KRS lub REGON. Po wpisaniu numeru program sam pobiera potrzebne dane z systemu GUS. Taka funkcja znacznie skraca czas, w którym wystawia się dokument.
Funkcja edytowania faktur Dzięki funkcji edytowania wystawionych faktur możliwe jest poprawienie ewentualnej pomyłki.
Limit wystawiania faktur Jeszcze jakiś czas temu programy do faktur posiadały limity na faktury w danym miesiącu. W chwili obecnej takie limity obowiązują jedynie w opcji darmowej. Przeważnie limit obejmuje ilość dokumentów do 10 sztuk.
Możliwość wystawiania różnych typów dokumentów Taką opcję powinien posiadać każdy dobry program do fakturowania. Przedsiębiorcy czasami oprócz standardowej faktury VAT zmuszeni są do wystawienia innych dokumentów, jak np.: faktury korygującej, zaliczkowej, marża, druków KP i KW, wezwań do zapłaty a w przypadku prowadzenia działalności niezarejestrowanej, paragonów i rachunków.
Program prosty w obsłudze To duża zaleta, zwłaszcza intuicyjna nawigacja nie wymagająca nauki i szkoleń. Znalezienie odpowiedniej funkcji w programie nie powinno nastręczać wielu trudności.
Możliwość automatycznego wystawiania faktur Przydatną funkcją jest możliwość automatycznego wysyłania faktur. Dzięki temu przedsiębiorca może oszczędzić czas. Po wystawieniu faktury online wystarczy kliknąć w przycisk służący do wysyłania dokumentów do kontrahenta na e-mail lub nawet SMS-em w wersji elektronicznej. Fakturę można też pobrać w PDF, wydrukować i wysłać tradycyjną pocztą.
Cena Ceny programów do wystawiania faktur online nie są wysokie i mniej więcej zawierają się w podobnym zakresie. Średnio za korzystanie z takiego programu trzeba zapłacić około 20 zł netto za miesiąc.
Możliwość wystawienia faktury w obcym języku oraz z obcą walutą Czasami zdarza się, że przedsiębiorca musi wystawić fakturę zagranicznemu kontrahentowi w obcym języku, dlatego też program do fakturowania powinien posiadać funkcję zmiany języka, a czasami dobrze jeżeli będzie posiadał możliwość wyboru odpowiedniej waluty.
Integracja programu z innymi aplikacjami Dobrze jeżeli program do wystawiania faktur połączony jest przykładowo z płatnościami elektronicznymi lub ze sklepem internetowym. Wtedy znacznie łatwiej jest skonfigurować stronę www dla firmy, co przekłada się na oszczędność czasu.
Dodatkowe opcje (premium) Do opcji premium można zaliczyć np.: dodanie logo firmy na fakturze, czy pieczątki firmy na dokumencie. Niektórzy przedsiębiorcy za ważną uważają też opcję mobilności (wystawianie faktur za pomocą smartfona). Wersje pro mogą zawierać także inne funkcjonalności, takie jak:
Support, czyli wsparcie Przydatna funkcja, zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców, którzy dopiero co założyli firmę. Większość z nich na początku potrzebuje wsparcia na etapie zaznajamiania się z programem. Support w programie, to inaczej ludzie do obsługi klienta.
