Koniec roku i początek kolejnego to najlepszy czas na podejmowanie różnych decyzji związanych między innymi z organizacją pracy w firmie. Jedna z ważniejszych dotyczy ewentualnej zmiany programu księgowego zwłaszcza wtedy, kiedy obecny system nie spełnia oczekiwań, co często może wpływać na mniejszą efektywność pracy księgowych. Częste zmiany w przepisach podatkowych wymagają szybkiej reakcji ze strony dostawców oprogramowania. Niestety nie wszyscy dostawcy nadążają z wprowadzaniem aktualizacji na czas, przez co księgowi nie są właściwie przygotowani do pracy. Aktualizacje pojawiają się zbyt późno, co niewątpliwie jest sporym utrudnieniem w planowaniu pracy i odbija się na jej efektywności. Najbliższą i jedną z bardziej rewolucyjnych zmian czekającą księgowość jest dostosowanie systemu księgowego do KSeF. Kiedy najlepiej zmienić system księgowy? Na co zwrócić uwagę przy migracji starego systemu do nowego?
Najlepszy program księgowy dla biura rachunkowego. Czym powinien charakteryzować się dobry program księgowy?
Program do księgowości powinien być przede wszystkim łatwy w obsłudze i powinien do minimum ograniczać czynności wykonywane w sposób ręczny, co daje dużą oszczędność czasu, który może zostać wykorzystany do innych celów w prowadzonej działalności.
Dobry program księgowy powinien ułatwiać pracę księgowym w taki sposób, aby była ona łatwa, przyjemna i szybka, czyli:
wykonywanie podstawowych zadań powinno być w pełni zautomatyzowane – księgowy nie będzie tracił czasu na wykonywanie takich samych czynności w krótkim okresie czasu
powinien być intuicyjny oraz prosty w obsłudze – dzięki temu możliwe będzie szybkie przyuczenie nowych pracowników
być dostępny w każdym miejscu i o każdej porze pod warunkiem, że w danym miejscu jest dostęp do Internetu – możliwość wykonywania pracy zdalnej
być elastyczny i prowadzić do zwiększenia możliwości biura rachunkowego – możliwość oferowania nowych funkcji i integracji na każdym etapie rozwoju firmy
być zgodny z przepisami – czyli zawsze powinien być aktualny i zgodny z najnowszymi przepisami podatkowymi oraz księgowymi. Wszystkie potrzebne zmiany powinny być wprowadzane na bieżąco z odpowiednim wyprzedzeniem potrzebnym na przygotowanie
być rozwojowy – wymaga się regularnego wprowadzania przez producenta oprogramowania nowych funkcji i uprawnień, również tych zgłoszonych przez użytkowników
powinien oferować wsparcie techniczne na najwyższym poziomie – w przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów powinny one zostać szybko rozwiązane w taki sposób, aby jak najrzadziej dochodziło do przestojów w pracy.
Przy wyborze dobrego programu księgowego należy kierować się przede wszystkim potrzebą biura rachunkowego oraz wybrać taki program, który będzie spełniał oczekiwania księgowych i będzie znacznie ułatwiał ich pracę. Większość biur rachunkowych oprócz podstawowej działalności księgowej zajmuje się również prowadzeniem spraw kadrowych, dlatego warto jest wybrać program, który będzie łączył te dwie opcje i będzie pozwalał na swobodne korzystanie w jednym miejscu ze wszystkich podstawowych funkcjonalności, jak np. wykonywanie czynności księgowych i kadrowych, wypłata oraz rozliczenia ubezpieczeń społecznych ZUS, a także rozliczenia podatkowe. Niektóre programy księgowe wyposażone są w inne dodatkowe funkcjonalności. Polecaną opcją jest np. zakup oprogramowania księgowego z możliwością korzystania z uproszczonego programu związanego z obiegiem dokumentów w relacji klient - biuro, co może znacznie ułatwić zarządzanie pracą w biurze. Zwykle lepsza organizacja pracy przekłada się na większą efektywność pracy. Jeżeli wszystkie moduły systemu będą ze sobą dobrze połączone, to nie tylko zwiększy się efektywność pracy, ale również zmniejszy się ryzyko związane z możliwością popełnienia błędu podczas korzystania z wielu różnych programów w tym samym czasie. Dzięki temu możliwe jest łatwiejsze zarządzanie danymi i dokumentami. Dodatkowo współpraca pomiędzy pracownikami w biurze oraz pomiędzy pracownikami, a klientami może być bardziej owocna.
Przykłady rozwiązań, które mogą uprościć pracę w księgowości
automatyczny import dokumentów – zakup oprogramowania księgowego z wbudowaną funkcją OCR i automatyczny import dokumentów klientów bezpośrednio do systemu księgowego, co pozwoliłoby na szybkie przetwarzanie i księgowanie bez konieczności wprowadzania ręcznego przez pracowników księgowych
automatyczne powiadomienia wysyłane do klientów - wybór oprogramowania, w którym obieg dokumentów odbywa się w sposób automatyczny. Dodatkowo system mógłby generować i wysyłać przypomnienia o płatnościach, a także zestawienia podatkowe oraz o ubezpieczeniach ZUS
cyfrowa wymiana dokumentów – system powinien umożliwiać klientom przesyłanie dokumentów bezpośrednio w formie elektronicznej. Dzięki temu nie będzie potrzeby skanowania dokumentów przez pracowników.
Przedstawione wyżej rozwiązania mogą znacznie pomóc w pracy osobom zatrudnionym w księgowości. Między innymi pozwalają oszczędzić sporo czasu, który będzie można wykorzystać na przykład na wykonywanie czynności związanych z rozwojem biura, obsługę nowych klientów lub inne ważne czynności.
Nowoczesny program księgowy, a KSeF
Obecnie priorytetem dla wielu biur rachunkowych jest przygotowanie oprogramowania księgowego do wdrożenia systemu KSeF. Posiadany system księgowy musi być w pełni zgodny z KSeF. Powinien być wyposażony w funkcje pozwalające na bezpośrednią obsługę e-faktur w systemie bez konieczności pobierania i przesyłania dokumentów pomiędzy platformami. Przy wyborze dostawcy oprogramowania księgowego w kontekście zintegrowania z systemem KSeF warto zwrócić uwagę między innymi na takie aspekty jak:
rodzaj wprowadzanych narzędzi pozwalający na automatyzację czynności związanych z obiegiem dokumentów
przebieg wymiany danych w ramach jednego systemu po likwidacji ręcznego przesyłania faktur i ich kilkakrotnego przetwarzania
przebieg współpracy pomiędzy biurem rachunkowym, a jego klientami przy obowiązku korzystania z KSeF.
Współpraca biura rachunkowego z klientem powinna być uproszczona do minimum i przebiegać w sposób pozwalający na oszczędność czasu przez obie współpracujące ze sobą strony oraz likwidację wykonywania czynności ręcznych do minimum.
Z innych aspektów ważnych szczególnie w przypadku podjęcia współpracy na dłuższy okres czasu warto zwrócić uwagę na to, czy dostawca oprogramowania:
potrafi zapewnić zgodność wymaganą w związku z wprowadzeniem systemu KSeF
potrafi wykorzystać zmiany związane z wprowadzeniem KSeF do lepszego rozwoju funkcjonalności pozwalających na automatyzację pracy biura rachunkowego
ma w planie wykorzystać integrację z KSeF do zastosowania nowych narzędzi ułatwiających pracę, takich jak np. przyspieszenie pracy, minimalizacja błędów i bardziej efektywne zarządzanie dokumentami.
Kiedy warto pomyśleć o zmianie systemu księgowego?
Zmiana systemu księgowego może budzić obawy związane przykładowo z jego funkcjonalnością, czy przystosowaniem. Nie wiadomą jest również to na ile nowy system okaże się intuicyjny i pomocny w pracy księgowego. Jednak czasami warto zaryzykować zwłaszcza, jeżeli stary program znacznie utrudnia wykonywanie codziennych czynności księgowych, co może doprowadzić do stresu u pracowników i może stać się przyczyną pogorszenia jakości obsługi klientów. Wtedy na pewno warto rozważyć zmianę obecnego systemu księgowego na nowy bardziej nowoczesny, zawierający więcej funkcjonalności i dostosowany do obecnych potrzeb biura rachunkowego. Zmianę dobrze jest rozważyć w kilku przypadkach, kiedy np.:
system jest przestarzały i nie nadąża za zmianami dokonywanymi w przepisach ani nie może sprostać wymaganiom firmy – zmiany nie są wdrażane na czas, jak np. aktualizacja oprogramowania dostępna jest dopiero dosłownie na ostatnią godzinę przed wymaganym terminem do złożenia lub wysyłki istotnych dokumentów do organu podatkowego, jak przykładowo wysyłka pliku JPK_V7, co niekiedy może powodować konieczność korzystania z zewnętrznych aplikacji
system przestał wspierać codzienne działania – podatnik nie ma możliwości samodzielnego ustawienia schematów księgowych, np. związanych ze sporządzaniem sprawozdań finansowych i aby wywiązać się z zobowiązania musi korzystać z pomocy specjalistów, co może wymagać poświęcenia większej ilości czasu, np. przy księgowaniu wyciągów bankowych, czy przy wydatkach związanych z pojazdami, które nie są automatycznie księgowane i czasami nie są przypisane do danego pojazdu, to wtedy znalezienie takiego wydatku jest znacznie trudniejsze i wymaga poświęcenia większej ilości czasu
system jest słabo zabezpieczony – system księgowy zainstalowany lokalnie na serwerach znajdujących się w siedzibie biura rachunkowego jest bardziej narażony na ataki hakerów. Oprogramowanie księgowe przeważnie działa bezpośrednio na serwerach wewnętrznych, które chronione są przede wszystkim przez zabezpieczenia stosowane jedynie przez biura rachunkowe, które są stosunkowo słabsze
brak wsparcia technicznego – wsparcie techniczne jest opóźnione i niezbyt skuteczne w obliczu często pojawiających się awarii, co przekłada się na obniżenie efektywności pracy księgowych
oprogramowanie nie rozwija się według potrzeb jego użytkowników – brak możliwości wprowadzenia do systemu usprawnień w wykonywaniu codziennych obowiązków
brak integracji – system nie ma możliwości łączenia się z innymi systemami i narzędziami używanymi w firmie, jak np. systemy CRP lub ERP
wysokie koszty utrzymania obecnego systemu księgowego – przeważnie przestarzałe systemy księgowe wymagają ponoszenia wysokich kosztów związanych między innymi z mniejszą efektywnością pracy i większymi nakładami finansowymi.
Najlepiej, jeżeli zmiana systemu księgowego będzie miała miejsce na przełomie roku w momencie rozliczenia podatkowego. Wtedy łatwiej jest przenieść wszystkie dane z jednego systemu na drugi. Jednak czasami, jeżeli jest taka potrzeba system można zmienić również w trakcie roku obrotowego, zwłaszcza wtedy, kiedy obecne oprogramowanie nie spełnia oczekiwań przedsiębiorcy. W takiej sytuacji warto zastanowić się, czy lepszym rozwiązaniem nie będzie zakup nowego systemu i przeniesienie na niego wszystkich danych. Aby migracja danych w trakcie roku odbyła się sprawnie należy najpierw dobrze zaplanować cały proces i odpowiednio przygotować się do przeniesienia.
Najlepszy czas na zmianę systemu księgowego
Najlepszym momentem na przejście ze starego systemu na nowy jest czas zaraz po zakończeniu roku finansowego.
Biuro rachunkowe przy planowaniu przejścia na nowy system księgowania powinno zwrócić uwagę na kilka aspektów związanych ze zmianą przepisów w rachunkowości i dotyczących sprawozdań finansowych, jak np.:
nowe wymagania dotyczące dokumentowania transakcji
zmiany w opodatkowaniu
szerszy zakres sprawozdawczości finansowej
Zmiana systemu księgowego na podstawie przeprowadzonej analizy potrzeb firmy
Ostateczna decyzja o zmianie systemu księgowego powinna być poprzedzona analizą potrzeb firmy, która musi wynikać z jej potrzeb jak i wymagań stawianych przed nowym systemem. Analiza powinna być przeprowadzona pod kątem niżej wymienionych elementów:
użyteczność i dostęp do szkoleń – system powinien być tak zbudowany i intuicyjny, aby pracownicy mogli łatwo i szybko nauczyć się go obsługiwać
bezpieczeństwo danych – system powinien zapewniać bezpieczeństwo danych na najwyższym poziomie, aby informacje w nim przechowywane nie wpadły w ręce nieupoważnionych osób
funkcjonalność oraz dostosowanie do branży – system powinien posiadać funkcje ułatwiające prace w sektorze działania firmy • skalowalność – system powinien rozwijać się razem z firmą
koszty – przedsiębiorca powinien znać całkowite koszty związane z wprowadzeniem nowego systemu i jego późniejszego utrzymania.
Jak przenieść dane ze starego do nowego systemu?
W dzisiejszych czasach przeniesienie danych z jednego systemu do drugiego nie jest skomplikowaną czynnością, dlatego nie powinien to być dla przedsiębiorcy powód, dla którego miałby zrezygnować z wymiany starego systemu księgowego na nowe bardziej nowoczesne oprogramowanie.
Właściciele niektórych biur rachunkowych obawiają się najbardziej, że proces migracji ze starego systemu do nowego jest skomplikowany i zabiera dużo czasu, co może wiązać się z dłuższymi przerwami w pracy. Jednak są to obawy na wyrost, ponieważ nowoczesne systemy księgowe zostały wyposażone w narzędzia, które zapewniają szybką i bezpieczną migrację danych. Najważniejsze informacje przenoszone są automatycznie i dzięki temu cała czynność trwa krótko i nie jest zbytnim obciążeniem dla pracowników. Dodatkowo dostawca oprogramowania zapewnia na każdym etapie przenoszenia wsparcie techniczne, co jeszcze bardziej usprawnia cały proces. Samo przenoszenie z jednego systemu na drugi powinno być dokładnie zaplanowane, a jego realizacja powinna być przeprowadzana etapami, aby możliwe było płynne przejście.
Proces migracji warto podzielić na kilka istotnych etapów, jak:
przygotowanie danych, które będą przenoszone
audyt danych
określenie zakresu migracji
stworzenie kopii zapasowej, która ma zapobiec ewentualnej utracie informacji
wybór nowego systemu księgowego
wykonanie analizy potrzeb
porównanie ofert
testowanie programu
wdrażanie systemu i szkolenie pracowników o planowanie wdrożenia o wdrożenie programu o szkolenie pracowników o okres przejściowy o ocena.
Zmiana systemu księgowego w trakcie roku
Czasami zmiana systemu w trakcie roku obrotowego potrzebna jest, aby można było dostosować działający system księgowy do zmian w przepisach podatkowych wprowadzanych w ciągu roku. Oprogramowanie księgowe powinno charakteryzować się przede wszystkim dużą elastycznością, aby móc szybko dostosować się do nowych warunków i zmian w przepisach. System księgowy powinien być dobrany w taki sposób, aby umożliwiał i ułatwiał podejmowanie decyzji biznesowych.
Zmiana systemu księgowego w trakcie roku – plusy i minusy
Za zmianą programu księgowego w trakcie roku przemawia:
szybkie rozwiązywanie problemów i poprawa efektywności – stary system przestał spełniać wymagania stawiane przez księgowych
brak dostosowania systemu do zmian w przepisach - w związku z wdrażaniem nowych przepisów, które niekiedy wprowadzane są w ciągu roku i powinny być zgodne z bieżącymi przepisami
Zmiana programu księgowego w trakcie roku ma też swoje minusy:
trudności z zamknięciem roku – zmiana systemu w trakcie roku może mieć wpływ na zamkniecie roku finansowego, co może oznaczać więcej pracy, aby móc w dalszym ciągu zapewnić łączność pomiędzy danymi
zakłócenia w wykonywaniu codziennych czynności biura – wdrażanie nowego systemu w ciągu roku może w pewnym stopniu zakłócić wykonywanie codziennej pracy, szczególnie przy przenoszeniu wcześniejszych danych.
