Jak zautomatyzować procesy biznesowe?

Powtarzalne procesy biznesowe występują w każdej firmie. W praktyce oznacza to fakturowanie, kontrolę jakości czy przyjmowanie i procesowanie zamówień klientów. Zamiast automatyzacji zadań, warto skupić się na całych procesach. Wprowadzenie nowych strategii przyczyni się do poprawy ogólnej sytuacji finansowej firmy, poprawi pozycję na rynku, a także usprawni wprowadzenie cyfryzacji i innowacyjnej technologii w przedsiębiorstwie. W dzisiejszym artykule odpowiemy na pytanie – czym jest automatyzacja procesów finansowych i jaką spełnia funkcję. Zapraszamy do lektury.

Automatyzacja procesów biznesowych – co to jest?

Automatyzacja procesów biznesowych (Business Process Automation, BPA) poprawia efektywność, wpływa na konkurencyjność i doskonalenie oferowanych usług. W procesach korzysta się z technologii oraz zaawansowanych narzędzi informatycznych, które pozwalają zastąpić ręczne wykonywanie powtarzalnych zadań.

Główne cele BPA to:

• automatyzacja,
• usprawnienie,
• optymalizacja

procesów odbywających się w przedsiębiorstwie. Systemy komputerowe zastępują ręczną pracę ludzi, dzięki czemu zadania są wykonywane szybciej i sprawniej, można zauważyć także ograniczenia wydatków w jednostce. Niewątpliwą zaletą jest maksymalne ograniczenie błędów ludzkich, unikanie opóźnień i w efekcie — wzrost zadowolenia odbiorców.

Procesy w przedsiębiorstwie są automatyzowane poprzez następujące narzędzia:

• systemy workflow (przepływu pracy) – umożliwiają definiowanie, zarządzanie i monitorowanie procesów biznesowych. Zastosowane narzędzia pozwalają monitorować sekwencje działań i przepływu informacji pomiędzy podmiotami i systemami,
• RPA (Robotic Process Automation) – automatyzacja powtarzalnych i regułowych zadań odbywa się przy pomocy oprogramowania. Zaprogramowane roboty zajmują się nieskomplikowanymi zadaniami na interfejsach użytkowników. W praktyce oznacza to uzupełnianie formularzy, przetwarzanie danych i proste obliczenia. W RPA nie trzeba generować systemów przeznaczonych do usługi, gdyż korzysta się z tych, które były do tej pory używane przez firmę,
• integracja systemów – sprawny przepływ danych i informacji jest możliwy, dzięki wykorzystaniu wielu aplikacji i systemów informatycznych. Największą korzyścią jest oszczędność czasu – nie trzeba ręcznie uzupełniać danych, proces jest w pełni automatyczny,
• analiza danych i sztuczna inteligencja – usprawnienie procesów biznesowych odbywa się poprzez identyfikację wzorców, szacowanie wyników, a także finalizowanie procesów decyzyjnych, dzięki uzyskanym danym i automatyzacji procesów decyzyjnych; wykorzystywane są np. uczenie maszynowe i automatyczne raporty,
• metodologia Lean i Six Sigma – służą do automatyzacji procesów i poprawy jakości świadczonych usług,
• Claud computing – chmura obliczeniowa pozwala na bieżący wgląd do informacji i aplikacji biznesowych. Jakie ma korzyści? Przede wszystkim mówimy o elastyczności i pomocy dedykowanej dla systemów, które zapewniają wsparcie procesów biznesowych. Dzięki temu można uniknąć trudności podczas wdrażania i zarządzania zautomatyzowanymi procesami.

Wymienione narzędzia są wykorzystywane podczas automatyzacji procesów biznesowych i umożliwiają wypracowanie silnej pozycji na rynku, pod warunkiem że są dobrze zrozumiane i używane. Nie można obejść się bez specjalistycznego szkolenia ze stosowania nowoczesnej, zaawansowanej technologii i czerpania z niej korzyści.

W czym pomoże automatyzacja procesów?

Świat, w którym przyszło nam żyć, znany jest z intensywnie zmieniającej się technologii, dlatego firmy, które podążają za tym trendem, mają większą szansę na odniesienie sukcesu. BPA pozwala ograniczyć koszty, poprawić jakość, podejmować skuteczne decyzje, pracować nad efektywnością i oszczędzać czas. Automatyzacja procesów jest wykorzystywana w wielu branżach jak, chociażby logistyce i transporcie, produkcji i przemyśle, w opiece zdrowotnej, finansach i bankowości, a także e-commerce.

Szczególne korzyści są zauważane przez administrację każdej firmy, gdzie BPA służy do przetwarzania dokumentów, zarządzania informacjami, przygotowania raportów i wykonywania rutynowych, cyklicznych czynności związanych z dokumentacją.

Najważniejsze korzyści dla administracji:

• oszczędność czasu,
• ograniczenie liczby pracowników,
• automatyzacja pracy,
• sprawna obsługa klienta,
• lepsza jakość świadczonych usług (m.in. dzięki chatbotom),
• weryfikacja trendów,
• planowanie wyników,
• skuteczniejsze procesy decyzyjne.

W jaki sposób automatyzować procesy biznesowe?

Automatyzacja procesów biznesowych wiąże się z wieloma korzyściami, aczkolwiek nie jest to łatwy i szybki proces.

Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych:

• Identyfikacja procesów to pierwszy podejmowany krok. Oznacza to wyznaczenie czynności, które mają zostać zautomatyzowane – powinny być powtarzalne, czasochłonne oraz wymagać integracji pomiędzy wieloma systemami lub osobami. Dokładna analiza umożliwia lepsze zrozumienie zakresu i identyfikacji obszarów, które wymagają poprawy.
• Wyznaczenie celów biznesowych, które można osiągnąć poprzez automatyzację procesów. Te informacje ułatwiają koncentrację uwagi i działań na konkretnych czynnościach i zamierzeniach.
• Dobór narzędzi i programów, które wynikają z potrzeb i wymagań jednostki.

Rekomendowane jest przygotowanie mapy procesu, w której skład wchodzą podejmowane decyzje, działania, interakcje oraz zasoby wymagane do automatyzacji procesów biznesowych w firmie. Bardzo przydatne jest wyznaczenie warunków, które muszą zostać spełnione, aby przejść z jednego etapu do kolejnego. Wdrażanie i testowanie dostępnych rozwiązań pozwalają na weryfikację i uniknięcie ewentualnych błędów.

BPA – przyszłość firm

Rynek rozwija się intensywnie, dlatego firmy, które idą z duchem czasu i korzystają z nowoczesnej technologii, zwiększają szansę na osiągnięcie sukcesu. BPA umożliwia automatyzację sekwencji działań, jednakże potrzeba do tego zarówno wiedzy, jak i doświadczenia, a także stosowania odpowiednich środków. Za automatyzację procesów odpowiadają specjaliści ds. automatyzacji.

Firma, która rozważa zastosowanie BPA, musi mieć świadomość, że jest to spora inwestycja, która wymaga dużych nakładów finansowych. Jednakże korzyści z zastosowania nowoczesnej technologii są długoterminowe i przynoszą ogromną różnicę w funkcjonowaniu firmy.

Z wykonanych badań wynika, że nawet 91% respondentów odpowiedziało twierdząco na pytanie, czy planują zwiększyć automatyzację w swojej firmie w latach 2024-2025 (State od Process Orchestration (2023). Oznacza to, że korzyści z nowoczesnych rozwiązań i dostępnych innowacji są zauważane i doceniane.

Oszczędność czasu, poprawa wydajności, sprawne planowanie procesów, unikanie przestojów pracy. Dzięki BPA można maksymalnie ograniczyć ilość ludzkich błędów, co pozwoli przyspieszyć obsługę klientów, ograniczyć ilość reklamacji i stopień zaawansowania powtarzalnych czynności. Pracownikom powierzane są ciekawsze zadania, dzięki czemu z większym zaangażowaniem i chęcią wykonują codzienne obowiązki.

Orkiestra procesów biznesowych to określenie, które warto poznać przy okazji BPA. Automatyzacja odnosi się do usprawnienia pojedynczych zadań, które tworzą większy proces, a orkiestra zajmuje się optymalizacją i synchronizacją zautomatyzowanych procesów. Oba procesy zmierzają do optymalizacji działań występujących w przedsiębiorstwie.

Czy automatyzacja procesów jest dedykowana dla każdej firmy?

Automatyzacja procesów biznesowych sprawdzi się doskonale w każdej firmie, w której występują powtarzalne, czasochłonne i możliwe do optymalizacji procesy.

Największe korzyści z BPA można zauważyć w:

• procesach produkcyjnych – wstępna kontrola jakości na liniach produkcyjnych i inne działania wykonywane przez zaprogramowane roboty,
• procesach magazynowych – weryfikacja kompletności zamówień, etykietowanie, sortowanie,
• procesach rekrutacyjnych – podział i katalogowanie aplikacji, wyznaczanie terminów rozmów rekrutacyjnych i przygotowanie ankiet dedykowanych do selekcji kandydatów,
• procesach sprzedażowych – fakturowanie i wystawianie innych dokumentów, aktualizacja stanów magazynowych itd.,
• procesach związanych z analizą danych – systemy odszukują w sieci wyselekcjonowane tematy albo frazy kluczowe, przygotowują raporty z kluczowymi danymi, co odgrywa ważną rolę w dorównaniu konkurencji.

Kilka słów podsumowania

Automatyzacja procesów odgrywa ważne znacznie dla każdej nowoczesnej firmy, która pragnie szybko się rozwijać i usprawnić pracę zatrudnionych osób oraz osiągać wyższy zysk. Wystarczy jeden automatyczny proces i firma oszczędza tysiące roboczogodzin. Automatyzacja już teraz jest trendem, a za kilka lat będzie normą.

Data publikacji: 2024-03-30, autor: FakturaXL