Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy jest konieczność dokumentowania sprzedaży za pomocą faktur. Obecnie dokumenty można wystawiać również w programach do fakturowania online.
Przedsiębiorca prowadzący sprzedaż ma obowiązek udokumentować ją za pomocą faktury. W tym celu może skorzystać z dostępnych nowoczesnych programów i aplikacji przeznaczonych do szybkiego wystawiania dokumentów, w tym faktur. Program do fakturowania powinien być wygodny i intuicyjny oraz zgodny z preferencjami przedsiębiorcy i w jak największym stopniu zautomatyzowany. Nowoczesne programy do wystawiania faktur dostępne są przez 24 h na dobę. Są przechowywane w bezpieczny sposób w chmurze.
Automatyczne wystawianie faktur
Wystawianie sporej ilości dokumentów w ciągu jednego dnia może skutkować pomyłkami. Aby ich uniknąć przedsiębiorca powinien skorzystać z możliwości jakie daje program do fakturowania, takich jak:
synchronizacja z bazą GUS – dane firmy, jak: nazwa i adres zostają automatycznie uzupełnione po podaniu numeru NIP
możliwość stworzenia katalogu klientów/kontrahentów – przedsiębiorca może szybko znaleźć kontrahenta po nazwie firmy
możliwość stworzenia katalogu produktów/usług – funkcja podobna do katalogu klientów, dzięki której przedsiębiorca może szybko znaleźć nazwę zapisanego produktu/usługi
możliwość sprawdzenia kontrahenta w bazie czynnych podatników VAT Ministerstwa Finansów – dzięki tej funkcji sprzedawca może uniknąć kary (zapłaty podatku VAT, którego nie odprowadził nabywca)
możliwość sprawdzenia klientów w bazach dłużników – dzięki temu przedsiębiorca ogranicza ryzyko utraty towaru oraz czasu jaki poświęca na współpracę z niewypłacalnym klientem, chroniąc w ten sposób firmę przed kłopotami finansowymi.
Dla przedsiębiorców współpracujących z kontrahentami zagranicznymi przydatną funkcją jest automatyczny przelicznik faktur w walucie obcej na złotówki.
Możliwość wystawiania różnych rodzajów faktur
Przedsiębiorca w swojej pracy może wystawiać nie tylko faktury standardowe, ale również inny rodzaj dokumentu, jak np.: faktury zaliczkowe lub korygujące. W niektórych firmach praktykowany jest też zwyczaj wystawiania faktur proforma. Dobrze jeżeli program posiada taką możliwość. Dużym ułatwieniem przy działalności prowadzonej w Internecie będzie program zintegrowany z platformami sprzedażowymi oraz bankowością internetową. Taka funkcjonalność to przede wszystkim spora oszczędność czasu oraz pełna kontrola nad finansami firmy. Przedsiębiorca może monitorować płatności z faktur i w razie konieczności szybko reagować na ich nieopłacenie w terminie.
Szybka wysyłka faktur oraz możliwość generowania przypomnień o terminie płatności
Obecnie większość przedsiębiorców wystawia faktury w formie elektronicznej. Taki dokument praktycznie może być wysłany do klienta od ręki za pośrednictwem e-maila. Dzisiaj to bardzo popularny sposób dostarczania faktur, chociaż nie jest za bardzo bezpieczny. Z zasady przesyłane dane nie są szyfrowane, dlatego najlepszym sposobem jest wysyłka faktur za pośrednictwem programu do fakturowania posiadającego możliwość prowadzenia korespondencji z dostawcami i odbiorcami. Czasami może zdarzyć się, że kontrahent okaże się nierzetelny i z jakiś powodów nie będzie regulował należności w terminie. W takiej sytuacji bardzo przydatna jest funkcja przypomnienia o terminie płatności wysyłana w wiadomości SMS lub w e-mailowej. Niektóre programy posiadają możliwość automatycznego generowania wezwań do zapłaty. Jest to niezwykle przydatne narzędzie pomagające kontrolować finanse firmy.
Dla kogo mobilny program do fakturowania?
Przedsiębiorcy, którzy często pracują poza firmą mogą mieć problem z wystawianiem faktur i innych dokumentów. W ich przypadku idealnym rozwiązaniem jest mobilny program do wystawiania faktur dostępny na różne urządzenia, np.: smartfona, czy tablet. Dość przydatną funkcją, zwłaszcza w przypadku firm zatrudniających przedstawicieli handlowych jest system informatyczny CRM. Dzięki niemu możliwe jest przypisanie zadań poszczególnym pracownikom.
Program do fakturowania – bezpieczeństwo
Obecnie internetowe programy do fakturowania przeważnie przechowywane są w chmurze. W związku z tym pojawia się pytanie, czy taki program jest bezpieczny, czy dokumenty nie zostaną przechwycone przez osoby nieupoważnione do ich przeglądania? Dobry program do wystawiania faktur powinien posiadać odpowiednie zabezpieczenia, aby dane osób fizycznych i przedsiębiorców nie trafiły do osób nieupoważnionych. Zastosowanie prawidłowych zabezpieczeń nałożyło na dostawców Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO).
Wszystkie te cechy spełnia program do faktur Faktura XL, który serdecznie polecamy wszystkim przedsiębiorcom poszukującym prostego i intuicyjnego programu do fakturowania.
