Jak sporządzić Spis z natury, kompendium wiedzy

Spis z natury nie jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. To zadanie, które muszą wykonać podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz opłacający podatek dochodowy na zasadach ogólnych korzystając ze skali podatkowej albo według zasad obowiązkowych dla podatku liniowego.

Obowiązek spisu z natury – dla kogo?

Każdy przedsiębiorca wybierający księgę przychodów i rozchodów jako sposób rozliczania księgowości ma obowiązek zapoznania się z przepisami ustawy o podatku dochodowym (PIT) oraz z rozporządzeniem dotyczącym prowadzenia PKPiR w celu zapoznania się z obowiązkami dotyczącymi podatku dochodowego. Warto mieć świadomość, że ustawa jest ważniejsza niż rozporządzenie zaliczane do kategorii przepisów wykonawczych zawierających dokładne wyjaśnienia i precyzyjne informacje związane z bezbłędnym prowadzeniem PKPiR. Podane informacje dotyczą na przykład regulacji związanych ze sporządzaniem spisu z natury.

Spis z natury należy sporządzić:

• na dzień 1 stycznia,
• na koniec każdego roku podatkowego,
• na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, jeżeli odbywa się w ciągu roku podatkowego,
• przy zmianie wspólnika (dotyczy spółek osobowych),
• przy zmianie proporcji udziałów wspólników,
• na dzień likwidacji działalności gospodarczej.

Jeżeli przedsiębiorca przygotował spis z natury na koniec roku, nie musi robić tego ponownie 1 stycznia następnego roku. W omawianej sytuacji w PKPiR należy wpisać informacje ze spisu wykonanego na dzień 31 grudnia roku poprzedniego.

Nie ma żadnych przeciwności, żeby spis z natury był wykonywany częściej. Zalecenie może być wydane przez naczelnika urzędu skarbowego, ale przedsiębiorca sam może przygotować listę na koniec każdego miesiąca. Przy każdorazowym sporządzeniu spisu z natury występuje konieczność wprowadzenia tej informacji do PKPiR.

Trzeba zaznaczyć, że wszyscy przedsiębiorcy muszą wykonywać spis z natury i wpisywać go do PKPiR. Ta zasada dotyczy również informatyków czy przedsiębiorców zajmujących się marketingiem, reklamą i podobnymi pracami. Jeżeli wartość remanentu jest równa 0 zł, mimo wszystko wpisuje się go do księgi jako ostatnia pozycja w grudniu. Taki zapis to potwierdzenie braku towarów i materiałów, które trzeba objąć spisem.

Jakie pozycje znajdą się w spisie z natury?

W spisie z natury powinny znaleźć się następujące pozycje:

• towary handlowe,
• materiały surowce podstawowe i pomocnicze,
• półwyroby,
• produkcja w toku,
• wyroby gotowe,
• braki i odpady.

W rozporządzeniu zawarto dokładne opisy wyszczególnionych kategorii, stąd warto się z nimi zapoznać, zanim przedsiębiorca wykona spis z natury.

Spis z natury musi zawierać informację o towarach własnych znajdujących się poza siedzibą firmy w momencie wykonywania spisu oraz o towarach obcych, które w danym dniu występują w zakładzie.

Wycena spisu z natury

W pierwszej kolejności przedsiębiorca wykonuje spis z natury. Następnie ma obowiązek wyceny, co następuje w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu. W rozporządzeniu znajdują się bardzo dokładne informacje o cenach, których należy używać do wyceny spisu z natury.

Kategoria spisu	Wycena spisu
Materiały i towary handlowe	Według cen zakupu lub nabycia lub cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są niższe od cen zakupu lub nabycia
Półwyroby, półfabrykaty, wyroby gotowe i braki	Według kosztów wytworzenia
Odpady użytkowe	Oszacowanie z uwzględnieniem przydatności do dalszego użytkowania
Wartości dewizowe	Według kosztów wytworzenia, nie niższa niż koszt materiałów zużytych do produkcji
Niezakończona produkcja usługowa i budowlana	Według kosztów wytworzenia, nie niższa niż koszt materiałów zużytych do produkcji
Produkcja zwierzęca	Według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu

Rozporządzenie zostało wzbogacone w słowniczek, a w nim wszystkie ważne pojęcia, do których zalicza się: cenę zakupu, cenę nabycia, koszt wytworzenia i wiele innych. Znajomość pojęć na pewno ułatwi wykonanie poprawnej wyceny.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca zmniejszył koszty albo zwiększył przychody ze względu na wykonanie płatności przewyższającej 15.000 zł:

• nie korzystając z rachunku bankowego,
• na rachunek niewystępujący na białej liście,
• bez mechanizmu podzielonej płatności

jest zobowiązany do pomniejszenia spisu z natury o te kwoty w sytuacji, gdy wartość dotyczy zakupu materiałów, towarów handlowych, półwyrobów, wyrobów gotowych, produkcji w toku, braków i odpadów objętych spisem z natury.

Arkusz spisu z natury – jak powinien się prezentować?

Ustawodawca nie przygotował wzoru spisu z natury, jednak przedsiębiorcy mają informacje o potrzebnych danych, które muszą zostać wpisane do arkusza:

• imię i nazwisko (nazwa),
• data sporządzenia spisu,
• numer pozycji spisu,
• precyzyjne określenie towaru i innych składników spisu,
• jednostki miary,
• ilość,
• cena na jednostkę miary,
• wartość pozycji,
• łączną wartość spisu z natury,
• klauzula: Spis zakończono na pozycji …,
• podpisy osób sporządzających i właściciela.

Spis z natury nie powinien zawierać środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia firmy. Jedynym przypadkiem, kiedy podane powyżej informacje muszą znaleźć się w spisie z natury to moment likwidacji firmy. Wtedy konieczne jest podanie wszystkich pozycji.

Spis z natury a dochód roczny

Wartość spisu z natury jest brana pod uwagę przy obliczaniu wysokości dochodu przedsiębiorstwa. W rozporządzeniu zawarto przykładowe wyliczenie, w którym wskazano różnice remanentowe. Remanent końcowy może być większy albo mniejszy od remanentu początkowego, co oznacza, że dochód do opodatkowania może ulec zarówno zwiększeniu, jak i zmniejszeniu. Trzeba jeszcze zaznaczyć, że w 2022 roku po wprowadzeniu Polskiego Ładu zmieniły się zasady obliczania składki zdrowotnej, dlatego wartość remanentu początkowego ma wpływ na podstawę służącą do obliczania składki zdrowotnej.

W przypadku, gdy dochód za rok 2022 roku będzie wyższy, nie należy brać go pod uwagę w podstawie do naliczania składki zdrowotnej. Jeżeli sytuacja jest odwrotna, czyli dochód jest niższy, przedsiębiorca ma prawo pomniejszyć sobie podstawę do składki zdrowotnej za 2022 rok.

W następnych latach przedsiębiorcy przy obliczaniu podstawy do składki zdrowotnej będą musieli uwzględniać różnice remanentowe i nie będzie brane pod uwagę, czy dochód jest wyższy, czy też niższy (ten parametr nie będzie miał większego znaczenia).

Wartość spisu z natury odgrywa ważną rolę przy określaniu wysokości dochodu do opodatkowania i ma wpływ na kwotę opłacanej składki zdrowotnej.

Towary w drodze a spis z natury

W wielu przedsiębiorstwach każdego dnia zdarzają się sytuacje niejednoznaczne i problematyczne, co sprawia przedsiębiorcom wiele trudności. Mowa, chociażby o przypadku, kiedy przedsiębiorca otrzymał już fakturę zakupu, jednak nie ma jeszcze towarów, dlatego nazywa się je „towary w drodze”. Przepisy nie wskazują, jak postępować w tej sytuacji. Można odnieść się tutaj do zapisu, z którego wynika, że zakupione towary, które w dniu spisu z natury są poza siedzibą firmy, należy ująć w spisie z natury. Jednak, kiedy dokładnie przedsiębiorca staje się właścicielem towaru? Czy w momencie otrzymania faktury bądź dostawy towaru, czy też w dniu uregulowania płatności. Wersje są różne.

Czy darowiznę należy ująć w spisie z natury?

Towary mogą zostać przekazane firmie w formie darowizny. Czy podarowane towary muszą znaleźć się w spisie z natury? Przepisy milczą na ten temat, dlatego trzeba skorzystać z interpretacji podatkowych. Wynika z nich, że towary oraz materiały uzyskane w formie darowizny powinny zostać wpisane do spisu z natury, jednak ich wartość nie powinna być brana pod uwagę przy obliczaniu dochodu rocznego. To stanowisko zostało przedstawione w interpretacji nr 0115-KDIT3.4011.492.2019.3.AW z dnia 21.02.2020 r.

Ulga na złe długi a spis z natury

Brak płatności za wystawioną fakturę zawsze jest problematyczny. Jeżeli od wyznaczonego terminu płatności minęło 90 dni, przedsiębiorca może skorzystać z tak zwanej ulgi na złe długi w podatku PIT. W omawianej sytuacji przedsiębiorca ma prawo zmniejszyć koszty uzyskania przychodu albo zwiększyć przychody do opodatkowania. Takie stanowisko zostało przestawione w ustawie o podatku dochodowym (art. 26i ustawy PIT). Co więc ze spisem z natury? Przepisy po raz kolejny nie wskazują rozwiązania, co oznacza, że przedsiębiorca nie dysponuje prawem, aby zmniejszyć spis z natury o towary czy materiały, które nie zostały zapłacone.

Co zrobić w sytuacji, gdy towary dostarczono w grudniu a fakturę wystawiono dopiero w styczniu?

Dostawa towarów przed terminem to jeszcze jedna problematyczna kwestia, z którą musi się mierzyć przedsiębiorca. Jednak tym razem odpowiedź znajduje się w rozporządzeniu, które wskazuje, że materiał podstawowy, pomocniczy albo towar handlowy dokumentowany fakturą dostarczony przedsiębiorcy przed wystawieniem faktury albo sprzedaż danego towaru będzie miała miejsce w czym czasie to wymagane jest przygotowanie dokładnego opisu dostawy, gdyż opis posłuży do wprowadzenia tej pozycji do PKPiR. Jeżeli wartości nie będą się zgadzać, po otrzymaniu faktury można zrobić korektę wpisu. Reasumując, jeśli dostawa miała miejsce pod koniec roku, towary i materiały również zostają wprowadzone do spisu.

Spis z natury – kilka słów podsumowania

Każdy przedsiębiorca bez względu na charakter prowadzonej działalności, który zdecydował się na prowadzenia PKPiR w formie skali podatkowej czy podatku liniowym ma obowiązek przygotowania spisu z natury. Taki obowiązek nie ciąży na ryczałtowcach.

Większość przedsiębiorców wykonuje spis na koniec roku, a następnie jest on wpisywany do PKPiR na dzień 31 grudnia. Ta sama wartość musi zostać wprowadzona do księgi z dniem 1 stycznia następnego roku.

Wartość spisu z natury jest ważna dla każdego przedsiębiorcy, gdyż ma wpływ na dochód roczny oraz podstawę do naliczania składki zdrowotnej (precyzując, chodzi o różnice remanentowe). Jeżeli w danej firmie remanent jest zerowy to w PKPiR musi znaleźć się ta informacja.

Data publikacji: 2023-01-25, autor: FakturaXL