Dla wielu przedsiębiorców koniec i początek roku to zwiększona ilość obowiązków. Do jednych z nich należy przeprowadzenie inwentaryzacji towarów, której celem jest ustalenie faktycznych zasobów firmy w postaci zapasów materiałów i towarów, aktywów pieniężnych oraz środków trwałych.
Przez inwentaryzację należy rozumieć czynności rachunkowe, których celem jest sporządzenie szczegółowego spisu składników majątkowych oraz źródeł ich pochodzenia na dany dzień. Polega ona na dokonaniu spisu, faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątku dostępnych w firmie i porównaniu ich ze stanem jaki wynika z ewidencji oraz na wyjaśnieniu ewentualnych różnic pomiędzy stanem rzeczywistym, a stanem z ewidencji księgowej. Różnice mogą wynikać:
ze zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów, takich jak ulatnianie się, wysychanie, niedokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów masowych, przeterminowanie zapasów, zmiany mody i inne podobne
z błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej, takich jak wszelkie omyłki liczbowe w dokumentacji oraz w zapisach, pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia.
W przedsiębiorstwie osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie inwentaryzacji jest kierownik danej jednostki. Zgodnie z przepisami nie może on przenieść odpowiedzialności za jej wykonanie na inną osobę, nawet wtedy, kiedy taka osoba wykonuje obowiązki z zakresu rachunkowości (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości).
Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych ust. 2, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Metody inwentaryzacji
Obowiązujące przepisy wskazują na trzy sposoby przeprowadzenia inwentaryzacji w firmie:
I metoda – inwentaryzacja przeprowadzana na podstawie spisu z natury dotyczy:
aktywów pieniężnych z wyłączeniem tych zgromadzonych na rachunkach bankowych
środków trwałych
nieruchomości zaliczanych do inwestycji
rzeczowych składników obrotowych, jak np. materiały, towary
maszyn i urządzeń
Towary i aktywa przeliczone wg tej metody należy wycenić i porównać z danymi z ksiąg rachunkowych.
II metoda – weryfikacja na podstawie otrzymanych potwierdzeń prawidłowości od banków i kontrahentów z wartościami wykazanymi w ewidencji księgowej dotyczy:
środków pieniężnych i papierów wartościowych przechowywanych na rachunkach bankowych
należności, w tym udzielonych pożyczek.
III metoda – porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacją danych dotyczy:
środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony
gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości
należności spornych i wątpliwych.
Po dokonanej inwentaryzacji porównuje się otrzymane wartości z zapisami w księgach księgowych. Ewentualne różnice wynikające z przeprowadzonej inwentaryzacji, które widać pomiędzy stanem faktycznym, a stanem wykazanym w księgach muszą zostać wyjaśnione i rozliczone w księgach danego roku obrotowego, w którym był termin do przeprowadzenia inwentaryzacji.
Terminy inwentaryzacji
Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości przedsiębiorca ma obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji w każdym roku:
Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: 1) aktywów pieniężnych 2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki 3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych…
Raz na 2 lata należy przeprowadzić inwentaryzację:
zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach, które zostały objęte ewidencję ilościowo-wartościową.
W terminie raz na 4 lata dokonuje się spisu:
nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz inwestycji a także znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń.
Wyżej wymienione terminy zostały narzucone przez przepisy i są obowiązkowe dla przedsiębiorców. Jednak czasami może zdarzyć się, że przedsiębiorca będzie zmuszony wykonać inwentaryzację poza wymienionymi terminami np. w sytuacji:
kiedy nastąpi zmiana osoby odpowiedzialnej materialnie
kiedy wystąpi zdarzenie nadzwyczajne, np. kradzież
kiedy inwentaryzacja będzie musiała być wykonana na żądanie organu kontrolnego, przykładowo urzędu skarbowego
kiedy firma zakończy działalność
kiedy przedsiębiorstwo zostanie postawione w stan likwidacji
kiedy zostanie ogłoszona upadłość przedsiębiorstwa.
Inwentaryzacja w sklepie internetowym
Każdy sklep internetowy niezależnie od wielkości ma obowiązek przeprowadzić inwentaryzację na koniec roku podatkowego. W tym przypadku przedsiębiorca musi dokładnie spisać wszystkie towary niesprzedane do 31 grudnia danego roku i porównać je ze stanami zapisanymi w systemie. Dzięki temu ma pełny obraz posiadanych stanów magazynowych. Może stwierdzić zarówno nadwyżkę, jak i braki oraz dokonać wyceny poszczególnych firmowych składników majątku, powiększyć lub zmniejszyć koszty uzyskania przychodu o wartość ze spisu z natury. Do wykazania wyliczeń służy formularz PIT-B, który należy dołączyć do zeznania rocznego PIT-36 lub PIT-36L. Wyniki spisu z natury nie muszą być przekazywane bezpośrednio do urzędu skarbowego. Wystarczy przechowywać je z dokumentami księgowymi przez okres 5 lat.
KPiR, a przeprowadzenie inwentaryzacji
Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się w oparciu o książkę przychodów i rozchodów mają obowiązek przeprowadzić inwentaryzację zgodnie z zapisami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W rozporządzeniu został uregulowany między innymi zakres spisu z natury jaki powinien zostać przeprowadzony dla celów podatkowych. Głównym celem jest określenie podstawy opodatkowania w przypadku tych przedsiębiorców, którzy w trakcie roku ujmują zakup towarów i materiałów bezpośrednio w kosztach podatkowych, którzy nie prowadzą magazynu. Spis z natury musi być sporządzony na koniec roku, aby można było dokonać korekty kosztów o wartość materiałów pozostających w firmie, a które wcześniej zostały uznane za koszty podatkowe. W sytuacji, kiedy inwentaryzacja przeprowadzana jest w przedsiębiorstwie prowadzącym gospodarkę magazynową, to celem jej wykonania jest weryfikacja prowadzonej ewidencji i porównanie jej ze stanem faktycznym jaki wynika z przeprowadzonego spisu. W przypadku różnic należy je uwzględnić w KPiR w odpowiedniej kolumnie. Z reguły wartość remanentu ujmowana jest w kolumnie 10 KPiR „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu” lub kolumnie 15.
Z zasady spis z natury przeprowadzany jest na dzień 31 grudnia, na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego oraz na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej w trakcie trwania roku.
Spisem z natury przeprowadzanym na potrzeby prowadzonej ewidencji księgowej objęte są:
towary handlowe – gotowe produkty przeznaczone do sprzedaży
materiały, czyli surowce podstawowe oraz pomocnicze – należą do nich elementy wykorzystywane do produkcji własnych wyrobów, a także materiały używane do pakowania, jak papier, kartony, taśma, folia, palety
półwyroby, czyli półfabrykaty i produkcja niezakończona – produkty w trakcie tworzenia lub obróbki
wyroby gotowe – towary własnej produkcji
produkcja w toku
braki i odpady – uszkodzone lub niepełnowartościowe produkty
towary nabyte przez przedsiębiorcę, których jeszcze on nie posiada, jak np. zakupione towary, które nie zdążyły dotrzeć do firmy przed inwentaryzacją.
Wycena inwentaryzacji
Obowiązkiem podatnika jest wykonanie wyceny w terminie nie późniejszym niż 14 dni licząc od dnia zakończenia spisu z natury. Materiały i towary handlowe powinny zostać wycenione w oparciu o ceny zakupu lub nabycia netto (podatnicy VAT) bądź na podstawie cen rynkowych obowiązujących w dniu sporządzenia spisu pod warunkiem, że są one niższe niż ceny zakupu lub nabycia. Podatnicy zwolnieni z opodatkowania VAT powinni wziąć pod uwagę wartość brutto. Należy podać cenę zakupu każdego towaru. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca posiada kilka takich samych produktów, ale w różnych cenach, to taką informację musi podać w spisie z natury.
Z kolei półfabrykaty, czyli półwyroby, wyroby gotowe własnej produkcji należy wycenić zgodnie z kosztami ich wytworzenia. Odpady użytkowe, które w czasie działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową wycenia się zgodnie z wartością wynikającą z oszacowania ich przydatności do dalszego użytkowania.
