Przedsiębiorcy, którzy chcą podjąć współpracę z kontrahentem z innego kraju Unii Europejskiej mają obowiązek rejestracji do VAT UE za pomocą formularza VAT-R. Po rejestracji podatnik otrzymuje numer VAT UE, którym musi posługiwać się każdorazowo przy transakcji z kontrahentem z innego państwa członkowskiego. Czy za brak rejestracji do VAT UE podatnikowi grożą jakieś kary?
Europejskim identyfikatorem podatkowym VAT UE lub NIP UE powinien posługiwać się każdy przedsiębiorca, który jest stroną w transakcji wewnątrzwspólnotowej dotyczącej zarówno sprzedaży jak i zakupu towarów lub usług. Na numer polskiego podatnika składa się nadany mu w Polsce numer identyfikacji podatkowej NIP poprzedzony przedrostkiem PL.
Obowiązek rejestracji do VAT UE musi być wypełniony jeszcze przed dokonaniem pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej. Objęci nim są czynni podatnicy VAT, którzy zamierzają dokonywać lub wykonują przynajmniej jedną z niżej wymienionych transakcji, jak:
wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) - zakup towarów od kontrahentów z Unii Europejskiej
świadczenie usług na rzecz kontrahentów z krajów unijnych, dla których miejscem świadczenia jest kraj prowadzenia działalności lub zamieszkania nabywcy
nabycie usług, dla których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy - nabywca ma obowiązek rozliczenia podatku VAT
przemieszczenie towarów w procedurze magazynu typu call-off stock na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.
W niektórych sytuacjach obowiązkiem rejestracji do VAT UE objęci są również podatnicy korzystający ze zwolnienia z podatku od towarów i usług.
Prawidłowość numeru VAT UE weryfikowana jest poprzez system VIES prowadzony przez Komisję Europejską. Każdy uczestnik transakcji wewnątrzwspólnotowej może w każdej chwili może sprawdzić numer VAT UE swojego przyszłego lub obecnego kontrahenta.
Rejestracja do VAT UE – jaka kara za brak rejestracji?
Czasami z różnych powodów przedsiębiorca może nie dopełnić obowiązku rejestracyjnego do VAT UE przed dniem zawarcia pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej. Czy w takiej sytuacji może ponieść jakieś konsekwencje prawne, jeżeli dojdzie do transakcji kupna-sprzedaży? W przypadku, kiedy podatnik dokona transakcji wewnątrzwspólnotowej jeszcze przed wypełnieniem obowiązku rejestracji do VAT UE, ale w rezultacie dokona rejestracji na potrzeby VAT UE w późniejszym terminie, to nie grożą mu żadne konsekwencje ani nie zostanie on pociągnięty do odpowiedzialności karnej skarbowej z tego tytułu. Zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym brak rejestracji do VAT UE nie jest uznane za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe. Jeżeli więc podatnik nie dopełni obowiązku rejestracyjnego na potrzeby VAT UE, to nie musi obawiać się pociągnięcia go do odpowiedzialności karnej skarbowej w tym zakresie. Nie oznacza to jednak, że podatnik w ogóle może zaniechać spełnienia tego obowiązku. Powinien niezwłocznie zarejestrować się do VAT UE. Co prawda podatnikowi nie grożą żadne kary skarbowe za brak zaniechania obowiązku rejestracyjnego do VAT UE przed pierwszą transakcją unijną, ale takie postępowanie może wywołać inne konsekwencje w podatku VAT zależnie od rodzaju transakcji.
PRZYKŁAD 1 Czynny podatnik VAT w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się świadczeniem usług w zakresie tłumaczeń. W maju 2023 roku przedsiębiorca podjął się tłumaczenia tekstu na rzecz kontrahenta z innego kraju Unii Europejskiej zarejestrowanego jako podatnik VAT UE. Polski przedsiębiorca w momencie wykonywania czynności tłumaczenia nie był zarejestrowany do VAT UE. Przedsiębiorcy planują kontynuować współpracę. Kolejna usługa tłumaczenia ma być wykonana w następnym miesiącu. W jaki sposób powinna zostać wystawiona faktura VAT?
Odpowiedź: Polski przedsiębiorca powinien wystawić fakturę niezawierającą stawki i kwoty podatku VAT. Może też w miejscu stawki VAT zamieścić adnotację „NP”, czyli „Nie podlega”. Dodatkowo musi na niej umieścić zapis „reverse charge”, czyli „odwrotne obciążenie”. Powyższa usługa nie podlega pod opodatkowanie VAT w Polsce, gdyż miejscem świadczenia usługi wykonywanej dla kontrahenta z innego kraju Unii Europejskiej nie jest terytorium Polski. Dodatkowo przedsiębiorca powinien jak najszybciej dokonać rejestracji do VAT UE.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca od 1 stycznia 2019 roku prowadzi działalność gospodarczą. Jest czynnym podatnikiem VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej sprzedaje sprzęt elektroniczny. Na początku działalności przedsiębiorca prowadził sprzedaż jedynie na rzecz polskich kontrahentów. W 2023 roku planował poszerzyć obszar sprzedaży o terytoria innych krajów członkowskich UE. Pierwszej sprzedaży unijnej dokonał w połowie maja 2023 roku. Jednak przedsiębiorca zapomniał dopełnić obowiązku rejestracyjnego do VAT UE. Rejestracji dokonał dopiero na początku czerwca 2023 roku. Czy na przedsiębiorcę może zostać nałożona kara za brak rejestracji do VAT UE?
Odpowiedź: Na przedsiębiorcę nie zostanie nałożona żadna kara za brak rejestracji do VAT UE. Nie zostanie on też pociągnięty do odpowiedzialności karno-skarbowej z tego tytułu. Jednak przedsiębiorca powinien dokonać rejestracji na potrzeby VAT UE najszybciej jak to możliwe.
