Koszty eksploatacji auta, jak rozliczyć w firmie?

Przedsiębiorca może zakwalifikować dany wydatek poniesiony na eksploatację pojazdu do kosztów uzyskania przychodów oraz może dokonać odliczenia podatku VAT tylko wtedy, kiedy ma on związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca może wykorzystywać dany pojazd, którego dotyczy koszt zarówno do celów prywatnych, jak i służbowych. Jak w takiej sytuacji powinien rozliczyć wydatek poniesiony na eksploatację pojazdu?

Co należy rozumieć przez wydatek eksploatacyjny pojazdu?

Eksploatacja inaczej użytkowanie maszyn i urządzeń oraz podobnych rzeczy. W związku z powyższym przez wydatek eksploatacyjny pojazdu należy rozumieć wszelkie koszty związane z bieżącym użytkowaniem samochodu. Do najczęstszych wydatków jakie ponosi przedsiębiorca, który wykorzystuje samochód w prowadzonej działalności gospodarczej należy zakup paliwa, a także koszty mycia pojazdu w myjni, przeglądy samochodu oraz wszelkie naprawy, zakup i wymiana oleju itp. Poniesiony wydatek eksploatacyjny, aby mógł być uznany za koszt podatkowy musi koniecznie spełniać definicję kosztu uzyskania przychodu. 

Co jest kosztem uzyskania przychodu?

Za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT uznaje się wydatek poniesiony w związku z osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Wydatek nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT, czyli w katalogu kosztów, które kategorycznie nie mogą stanowić kosztu podatkowego.  

Wydatki eksploatacyjne – ograniczenia w ujmowaniu w kosztach podatkowych

Obowiązujące przepisy wskazują na ograniczenia związane z ujmowaniem wydatków ponoszonych na eksploatację samochodu w kosztach podatkowych. Zakres ograniczeń zależy między innymi od formy własności samochodu osobowego. Od 1 stycznia 2019 roku zostały wprowadzone ograniczenia procentowe dotyczące wysokości wydatków jakie mogą być ujęte w kosztach. 

Eksploatacja pojazdu stanowiącego środek trwały w firmie

Od 1 stycznia 2019 roku wydatek eksploatacyjny pojazdu ujętego w ewidencji środków trwałych firmy, który użytkowany jest zarówno w celach prywatnych, jak i firmowych może stanowić koszt podatkowy jedynie w wysokości 75%. Zgodnie z art. 23 ust. 5a ustawy o PIT do wartości wydatków stanowiących 75% kosztu podatkowego wlicza się także podatek VAT niepodlegający odliczeniu.

PRZYKŁAD 1 
Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Jest czynnym podatnikiem VAT. W lutym 2022 roku kupił paliwo do samochodu osobowego ujętego w ewidencji środków trwałych na kwotę 246 zł brutto, gdzie podatek VAT wyniósł 46 zł. Pojazd wykorzystywany jest w sposób mieszany. Jaką wartość kosztu przedsiębiorca może ująć w KPiR? 

Odpowiedź: 
W tym przypadku wydatek eksploatacyjny może zostać ujęty w kosztach w KPiR w wysokości 75% wartości poniesionego wydatku. W związku z tym, że samochód wykorzystywany jest także do celów prywatnych, to przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 50% podatku VAT od wydatku związanego z pojazdem. Oznacza to, że w kosztach podatkowych może ująć kwotę 167,25 zł, która wynika z wyliczenia: 75% x (200 zł + 23 zł). Kwota 200 zł jest wartością netto z faktury. Natomiast 23 zł jest kwotą podatku VAT niepodlegającą odliczeniu. 

PRZYKŁAD 2
Przedsiębiorca zwolniony jest z zapłaty podatku VAT. W firmie użytkuje samochód osobowy ujęty w ewidencji środków trwałych. W listopadzie 2022 roku musiał oddać samochód do naprawy. W związku z tym poniósł wydatek w kwocie 1 230 zł, gdzie kwota VAT wyniosła 230 zł. Jaką wartość wydatku może ująć w kosztach podatkowych?

Odpowiedź:
W tym przypadku wydatek eksploatacyjny został ograniczony do 75% jego wartości. Przedsiębiorca jako podatnik VAT zwolniony, nie ma prawa do odliczenia podatku VAT i z tego powodu do kosztów podatkowych może zaliczyć jedynie kwotę 922,50 zł wynikającą z wyliczenia: 1 230 zł x 75%. 

Umowa leasingu operacyjnego, a wydatek eksploatacyjny pojazdu (art. 23 ust. 3b ustawy o PIT)

W ramach leasingu operacyjnego przedmiot leasingu nie stanowi środka trwałego przedsiębiorcy, dlatego samochód osobowy będący przedmiotem leasingu operacyjnego jest cały czas do momentu jego wykupu, czyli zakończenia umowy leasingowej własnością leasingodawcy. Jak wskazuje art. 23 ust. 3b ustawy o PIT wydatek eksploatacyjny pojazdu, który jest przedmiotem umowy najmu, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze może zostać ujęty w kosztach podatkowych w ograniczeniu do 75% jego wartości, czyli podobnie jak w przypadku pojazdu będącego środkiem trwałym przedsiębiorcy. 

W przypadku, gdy opłata, w tym czynsz, z tytułu umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze została skalkulowana w sposób obejmujący koszty eksploatacji samochodu osobowego, przepis ust. 1 pkt 46a stosuje się do tej części opłaty, która obejmuje koszty eksploatacji samochodu osobowego.

W związku z powyższym, jeżeli na fakturze dokumentującej opłatę wstępną lub kolejne raty leasingowe zostaną ujęte inne, dodatkowe koszty, jak np. opłaty serwisowe, to w takiej sytuacji do kosztów tych powinno być zastosowane ograniczenie w wysokości 75% ich wartości.

PRZYKŁAD 3
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT w styczniu 2023 roku podpisał umowę leasingu operacyjnego na samochód osobowy. Ma zamiar wykorzystywać go zarówno w firmie jak i w celach prywatnych z możliwością odliczenia 50% podatku VAT. Faktura za kolejną ratę leasingową zawiera wartość 1 230 zł brutto, gdzie 230 zł stanowi podatek VAT i dodatkowo opłatę serwisową w kwocie 246 zł, w tym podatek VAT 46 zł. Jak w takiej sytuacji przedsiębiorca powinien rozliczyć koszt opłaty serwisowej?

Odpowiedź:
Przedsiębiorca może ująć w kosztach wydatek eksploatacyjny pojazdu jako opłatę serwisową z ograniczeniem do 75% jej wartości, czyli 167,25 zł wynikającą z wyliczenia: 
75% x (200 zł + 23 zł), gdzie 200 zł stanowi wartość netto z faktury, a 23 zł jest kwotą podatku VAT niepodlegającą odliczeniu. 

Wydatek eksploatacyjny – pojazd stanowiący prywatny majątek przedsiębiorcy

Obowiązujące przepisy pozwalają na wykorzystanie w działalności prywatnego auta przedsiębiorcy lub pracownika, który nie jest wprowadzony do środków trwałych firmy. Do końca 2018 roku można było wydatek eksploatacyjny pojazdu wchodzącego w skład majątku prywatnego przedsiębiorcy ująć w kosztach podatkowych do wysokości limitu jaki wynikał z ewidencji przebiegu pojazdów, czyli tzw. kilometrówki. Od 1 stycznia 2019 roku nastąpiła zmiana w tym zakresie. Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów został zniesiony. Jak wskazuje art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT wydatek poniesiony w związku z eksploatacją pojazdu prywatnego w firmie nie wchodzi do kosztów uzyskania przychodów w kwocie 80% wartości wydatku.

PRZYKŁAD 4
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT wykorzystuje prywatny samochód w firmie. W styczniu 2023 roku poniósł wydatki na zakup paliwa w łącznej kwocie 615 zł, gdzie 115 zł stanowi podatek VAT. Jaką wartość z tej kwoty przedsiębiorca może ująć w kosztach podatkowych? 

Odpowiedź:
Przedsiębiorca wykorzystuje samochód osobowy zarówno do celów prywatnych jak i firmowych. W związku z tym ma prawo do odliczenia 50% podatku VAT od wydatków związanych z tym pojazdem. Dodatkowo przedsiębiorca ze względu, że pojazd stanowi jego majątek firmowy może ująć wydatek eksploatacyjny w kosztach podatkowych w kwocie 111,50 zł. Powyższa kwota pochodzi z wyliczenia: 20% x (500 zł + 57,50 zł). Kwota 500 zł stanowi wartość netto wydatków. Natomiast 57,50 zł stanowi kwotę podatku VAT niepodlegającą odliczeniu.

PRZYKŁAD 5
Przedsiębiorca jako podatnik VAT zwolniony wykorzystuje w firmie prywatny samochód osobowy. W grudniu 2022 roku zakupił do tego auta opony zimowe w kwocie 2 460 zł, z czego VAT wyniósł 460 zł. W jakiej wartości podatnik może ująć wydatek w kosztach podatkowych? 

Odpowiedź:
Pojazd wchodzi w skład majątku prywatnego przedsiębiorcy, dlatego może on ująć w kosztach firmowych jedynie 20% wydatku poniesionego na zakup opon, czyli 492 zł (20% x 2 460 zł). 

Ujęcie wydatku eksploatacyjnego w całości w kosztach podatkowych – jakie warunki muszą zostać spełnione? (Art. 23 ust. 5f ustawy o PIT)

W przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji, o której mowa w art. 86a ustawy o podatku od towarów i usług, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.

Z dniem 1 stycznia 2019 roku zmieniły się przepisy, które ograniczyły możliwość ujmowania ponoszonych wydatków w kosztach podatkowych. Wydatek eksploatacyjny pojazdu może zostać ujęty w całości w kosztach podatkowych jedynie w sytuacji, kiedy przedsiębiorca będzie prowadził ewidencję przebiegu pojazdów dla celów podatku VAT. W tej sytuacji możliwe jest ujęcie wydatku w kwocie netto + 50% VAT (czynni podatnicy VAT) lub w kwocie brutto (nievatowcy).

PRZYKŁAD 6
Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT korzysta w firmie z samochodu osobowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych. Czy przedsiębiorca może nie rozliczać wydatków związanych z wykorzystaniem pojazdu uwzgledniających ograniczenia w wysokości 75%?

Odpowiedź:
Tak jest to możliwe. Przedsiębiorca może ująć wartość netto powiększoną o 50% podatku VAT, który nie będzie podlegał odliczeniu bez uwzględniania ograniczenia do 75%, ale musi spełnić warunek jakim jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT. 

Ewidencja przebiegu pojazdów dla celów VAT – warunki odliczenia 100% wydatków 

Podatnik może odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego użytkowanego w firmie, jeżeli spełni kilka warunków. Przede wszystkim: 

• musi zgłosić pojazd do właściwego urzędu skarbowego na formularzu VAT-26
• musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówkę do VAT, której celem jest wykazanie, że pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w działalności
• musi stworzyć regulamin użytkowania pojazdu w firmie zawierający między innymi informacje o tym kto może korzystać z pojazdu i w jakim celu.

Jeżeli którykolwiek warunek nie zostanie spełniony, to podatnik nie ma prawa odliczyć 100% podatku VAT od wydatków poniesionych na eksploatację samochodu osobowego w firmie. 

Formularz VAT-26 składa się w urzędzie skarbowym w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dany wydatek został poniesiony jako pierwszy związany z tym pojazdem. Jednak nie może to być później niż dzień przesłania ewidencji JPK_V7.

PRZYKŁAD 7
Czynny podatnik VAT korzysta w firmie z samochodu osobowego wziętego w leasing. Samochód zgłosił do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 w dniu, w którym poniósł pierwszy koszt związany z tym pojazdem. Sporządził także regulamin korzystania z samochodu w firmie i prowadzi kilometrówkę. Dzięki temu jest w stanie udowodnić, że wykorzystuje samochód tylko w działalności. W styczniu 2022 roku zakupił paliwo w kwocie 246 zł brutto, gdzie 46 zł stanowiło podatek VAT. W jaki sposób powinien rozliczyć wydatek w podatku PIT i VAT? 

Odpowiedź:
Przedsiębiorca spełnił wszystkie warunki uprawniające do odliczenia 100% VAT od kosztów związanych z wykorzystaniem samochodu osobowego w firmie, dlatego ma prawo do ujęcia w rejestrze zakupów100% podatku VAT. Dodatkowo może zaliczyć do kosztów podatkowych całą wartość netto wydatku. Nie musi ograniczać się do 75% wartości. 

PRZYKŁAD 8
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT korzysta w firmie z samochodu osobowego, który wcześniej został ujęty w ewidencji środków trwałych. Pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w działalności. Potwierdzeniem takiego stanu jest prowadzona dla celów VAT ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) oraz stworzony regulamin użytkowania samochodu w firmie. Przedsiębiorca jednak nie zgłosił samochodu do właściwego urzędu skarbowego. W styczniu za mycie samochodu poniósł wydatek w kwocie 123 zł brutto, gdzie 23 zł stanowi podatek VAT. Jak powinien taki wydatek rozliczyć w podatku VAT i PIT? 

Odpowiedź:
Niestety przedsiębiorca nie spełnił wszystkich warunków, które uprawniają do odliczenia 100% podatku VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym użytkowanym całkowicie w firmie. Na gruncie podatku VAT należy uznać, że samochód użytkowany jest w sposób mieszany (cel firmowy i prywatny) i dlatego przedsiębiorca ma prawo ujęcia w rejestrze zakupów VAT jedynie kwotę równą 50% wartości VAT, a więc będzie to tylko 11,50 zł. Dzięki prowadzonej kilometrówce dla celów VAT może na gruncie podatku PIT w kosztach podatkowych ująć całą kwotę w wysokości 111,50 zł, czyli 100 zł netto + 11,50 zł VAT niepodlegający odliczeniu. 

Ujęcie 100% wartości brutto wydatku eksploatacyjnego w przypadku podatników zwolnionych z VAT

Do końca 2018 roku przepisy pozwalały podatnikom korzystającym ze zwolnienia z VAT na nieprowadzenie kilometrówki dla celów VAT. Od 1 stycznia 2019 roku po nowelizacji ustawy, jeżeli podatnik chce ująć wydatek eksploatacyjny pojazdu osobowego w kosztach podatkowych w wysokości 100% brutto, to musi dla celów VAT prowadzić kilometrówkę dla danego pojazdu. Zgodnie z przepisami samochód uznaje się za wykorzystywany wyłącznie w działalności tylko wtedy, kiedy prowadzona jest dla niego ewidencja przebiegu pojazdu. Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców, zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych. W przypadku, kiedy pojazd nie będzie uznawany za wykorzystywany wyłącznie w działalności, to przedsiębiorca ma prawo ująć w kosztach podatkowych wydatki eksploatacyjne w wysokości 75% wartości brutto poniesionego wydatku. 

Podatnicy zwolnieni z VAT wykorzystujący w działalności samochód prywatny mają prawo ujęcia w kosztach podatkowych tylko 20% wartości brutto wydatków związanych z autem i nie muszą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.

PRZYKŁAD 9 
Przedsiębiorca, zwolniony z VAT korzysta w firmie z prywatnego samochodu. W styczniu 2023 roku poniósł wydatek związany z eksploatacją pojazdu w wysokości 861 zł, w tym VAT 161 zł. Czy jeżeli podatnik nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki, to może ująć w kosztach podatkowych 100% wartości brutto wydatku? 

Odpowiedź:
Poniesiony wydatek dotyczy samochodu prywatnego użytkowanego w działalności, dlatego przedsiębiorca może ująć w kosztach podatkowych jedynie 20% wartości brutto danego wydatku, czyli 172,20 zł (861 zł x 20%). 

Podsumowanie

Od 1 stycznia 2019 roku zmieniły się przepisy dotyczące sposobu rozliczania samochodów osobowych wykorzystywanych w firmie. Od tego dnia obowiązuje dla wszystkich podatników taki sam sposób ujmowania wydatków eksploatacyjnych w kosztach firmowych. Nowe przepisy między innymi zlikwidowały konieczność prowadzenia kilometrówki dla celów podatku dochodowego.

Data publikacji: 2023-01-23, autor: FakturaXL