Czy opłata administracyjna od leasingu jest kosztem w firmie?

Częstą formą finansowania zakupu samochodu do firmy jest leasing. W związku z jego wzięciem przedsiębiorca ponosi określone koszty w postaci opłaty wstępnej, rat leasingowych, ewentualnego kosztu wykupu oraz innych opłat, które się z tym wiążą. Jedną z nich jest opłata administracyjna.

Czym jest leasing?

Nazwa leasing pochodzi od angielskiego słowa „to lease”, czyli „co nająć”, „wydzierżawić”. Leasing jest pewnego rodzaju formą finansowania dostępu do dóbr inwestycyjnych bez konieczności ich zakupu. Jest umową cywilnoprawną dwustronną podpisywaną na określony czas w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Na jej podstawie podmiot finansujący, czyli leasingodawca zobowiązuje się do wydania korzystającemu, czyli leasingobiorcy prawa do użytkowania przedmiotu leasingu za określone płatności, czyli tzw. czynsz leasingowy.

Leasing daje leasingobiorcy szereg korzyści, takich jak między innymi:

• nieznaczne zaangażowanie własnego kapitału
• optymalizację obciążeń podatkowych
• możliwość rozliczenia podatku.

Leasingodawcą może być wyłącznie osoba prowadząca działalność leasingową w sposób zarobkowy, ciągły i zorganizowany we własnym imieniu. Z kolei korzystającym może być osoba fizyczna i prawna. Za przedmiot umowy mogą służyć jedynie rzeczy ruchome i nieruchome. Najczęściej w leasing brane są samochody, ale również drogi sprzęt gastronomiczny. Po zakończeniu umowy leasingowej (spłacie wszystkich rat) istnieje możliwość wykupu przedmiotu leasingu za kwotę wcześniej ustaloną. 

W Polsce umowa leasingu regulowana jest przepisami Kodeksu cywilnego w art. 709 (1) do 709 (18). Można znaleźć w nich definicję umowy leasingowej, która brzmi: 

Przez umowę leasingu finansujący zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, nabyć rzecz od oznaczonego zbywającego na warunkach określonych w tej umowie i oddać tę rzecz korzystającemu do używania, albo używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony, a korzystający zobowiązuje się zapłacić finansującemu, w uzgodnionych ratach, wynagrodzenie pieniężne, równe co najmniej cenie, lub wynagrodzeniu z tytułu nabycia rzeczy przez finansującego

Rodzaje leasingu

1. leasing operacyjny – krótkoterminowy okres użytkowania 
2. leasing finansowy – długoterminowy okres użytkowania. 
            

Leasing operacyjny – koszty związane z użytkowaniem samochodu (art. 23 ust.1 pkt 46a oraz art. 23 ust. 3b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych)

Jeżeli przedsiębiorca użytkuje w firmie samochód w sposób mieszany, to musi pamiętać o pewnych ograniczeniach związanych z użytkowaniem auta. Zgodnie z przepisami ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów tylko 75% wydatków związanych z eksploatacją samochodu. Do wydatków eksploatacyjnych zaliczają się koszty eksploatacji oraz inne wydatki wynikające z używania auta, jak np. zakup paliwa, serwis, wszelkie naprawy, wymiana opon, części zamienne, opłaty za parking, za przejazd autostradą. Kwestie związane z kosztami zostały uregulowane w art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w którym można przeczytać, że: 

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Z kolei art. 23 ust. 3b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych porusza kwestie dotyczące ograniczeń wydatków o charakterze eksploatacyjnym wymienionych w art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych o ile byłyby one zawarte w racie leasingowej. 

W przypadku, gdy opłata, w tym czynsz, z tytułu umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze została skalkulowana w sposób obejmujący koszty eksploatacji samochodu osobowego, przepis ust. 1 pkt 46a stosuje się do tej części opłaty, która obejmuje koszty eksploatacji samochodu osobowego.

Leasing samochodu osobowego, a podatki

Leasing operacyjny ograniczony jest limitem kwotowym, który stosuje się w stosunku do leasingu samochodów osobowych o wartości powyżej kwoty:

• 150 000 zł – samochody spalinowe i hybrydowe
• 225 000 zł – samochody elektryczne. 

Jeżeli leasing będzie dotyczył samochodu o wartości niższej niż przewiduje limit, to przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów podatkowych wszystkie opłaty związane z leasingiem. W odwrotnej sytuacji, kiedy kwota limitu zostanie przekroczona, to do kosztów uzyskania przychodów będzie można zaliczyć część opłaty wstępnej i każdej raty leasingowej, która nie będzie przekraczała wartości 150 000 zł proporcjonalnie do ceny samochodu. Dotyczy samochodu spalinowego lub hybrydowego. W przypadku samochodu elektrycznego będzie to 225 000 zł. Do limitu rozliczenia opłat leasingowych pod uwagę brana jest kwota netto samochodu osobowego oraz podatek VAT nieodliczony. 

Najczęściej samochody osobowe wzięte w leasing operacyjny wykorzystywane są przez czynnych podatników VAT, którzy użytkują dane auto w sposób mieszany, czyli do celów prywatnych i celów firmowych. W tym miejscu można odwołać się do przepisu, który mówi, że: 

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy

oraz 

W przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych oraz w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy kwota limitu, o którym mowa w ust. 1 pkt 47a, wynosi 225.000 zł.

W przypadku samochodu osobowego użytkowanego na podstawie leasingu operacyjnego limit wydatków na opłatę wstępną i raty leasingowe zalicza się w stosunku do części opłaty dotyczącej spłaty wartości samochodu osobowego. W związku z tym limit w wysokości 150 000 zł lub 225 000 zł odnosi się tylko do części kapitałowej. Limitem nie jest objęta część odsetkowa raty, którą ujmuje się w kosztach uzyskania przychodów w całości, nawet wtedy, kiedy wartość leasingowanego samochodu przekracza ustalony limit. Potwierdzeniem tej zasady jest interpretacja indywidualna z dnia 11 lutego 2019 roku wydana przez Dyrektora KIS o sygn. 0115-KDIT3.4011.545.2018.2.MR, w której można przeczytać między innymi, że:

Zgodnie z art. 23 ust. 5c. u.p.d.o.f. ograniczenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 47a stosuje się do tej części opłaty, która stanowi spłatę wartości samochodu osobowego. A contrario limitowaniu nie podlega część odsetkowa raty leasingowej. Brak jest również podstaw do stosowania wobec części odsetkowej limitu, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 46a. Limit, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 47a jest jedynym przepisem ograniczającym zaliczanie kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu rat leasingowych. Stwierdzenie, że przepisy art. 23 ust. 1 pkt 46a mają zastosowanie również do części odsetkowej raty leasingowej, stanowiłoby niedopuszczalną wykładnię rozszerzającą ww. przepisu.

Czy oplata administracyjna w leasingu może być kosztem podatkowym? 

Oplata administracyjna jest opłatą jaką leasingobiorca musi ponieść, aby móc korzystać z samochodu. Nie jest ona bezpośrednio związana z używaniem pojazdu, co oznacza, że nie jest objęta limitem wskazanym w art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT. Opłatą administracyjną jest np. opłata ponoszona w związku z rejestracją samochodu. Do kosztów podatkowych nie można też zaliczyć opłaty administracyjnej wykazanej na fakturze wystawionej przez firmę leasingową związanej z wykonaniem dodatkowych czynności, jak przykładowo udzielenie organom ścigania informacji o użytkowniku pojazdu, którym zostało popełnione wykroczenie drogowe. Powyższa zasada zgodna jest z definicją kosztów uzyskania przychodów wskazanej w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, która mówi, że za koszty uzyskania przychodów uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. W związku z tym przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych tylko te wydatki w stosunku, do których będzie w stanie wykazać ich związek z powstaniem przychodu związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zabezpieczeniem bądź zachowaniem źródła przychodów. Wracając do zapłaty opłaty administracyjnej w leasingu w związku z wykonaniem dodatkowych czynności związanych z udzieleniem informacji z powodu wykroczenia drogowego nie może ona zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ każdy kierowca ma obowiązek przestrzegania przepisów o ruchu drogowym i nie ma tu znaczenia, czy wykorzystuje pojazd do celów firmowych, czy prywatnych, co skutkuje tym, że dana opłata nie może być ujęta w kosztach podatkowych. 


PRZYKŁAD
Przedsiębiorca w prowadzonej działalności gospodarczej użytkuje samochód osobowy wzięty w leasingu operacyjnym. Firma leasingowa przesłała mu fakturę za opłatę administracyjną, która została naliczona za wykonanie czynności dodatkowych w postaci udzielenia organom ścigania informacji o użytkowniku pojazdu, którym doszło do wykroczenia drogowego. Czy przedsiębiorca może zaliczyć poniesiony wydatek do kosztów uzyskania przychodów? 

Odpowiedź:
Wydatek, który przedsiębiorca musiał ponieść w związku z udzieleniem informacji organom ścigania przez leasingodawcę nie może zostać zaliczony do kosztów firmowych, ponieważ w tym przypadku nie występuje związek z powstaniem przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej lub zabezpieczeniem bądź zachowaniem źródła przychodów.

Data publikacji: 2022-10-11, autor: FakturaXL