Z prowadzeniem działalności gospodarczej wiąże się szereg obowiązków. Jednym z nich jest rejestracja do VAT. Czy zawsze jest konieczna i kiedy należy jej dokonać?
W zasadzie każdy przedsiębiorca powinien zarejestrować się do VAT. Jednak w niektórych przypadkach rejestracja nie jest konieczna. Nie musi jej dokonywać przedsiębiorca, który:
sprzedaje wyłącznie towary i usługi zwolnione z VAT (zwolnienie przedmiotowe)
sprzedaje towary i usługi, których wartość sprzedaży nie przekracza limitu 200 000 zł rocznie (zwolnienie podmiotowe).
Do rejestracji służy formularz VAT-R, który należy złożyć najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem sprzedaży towarów/usług objętych VAT. Druk składa się do Naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego ze względu na:
adres siedziby (osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej)
miejsce zamieszkania (osoby fizyczne)
stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (podmioty nieposiadające siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadające na tym terytorium stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej).
Podmioty, które mają obowiązek rejestracji do VAT UE
Przedsiębiorcy, którzy mają zamiar współpracować z firmami z Unii Europejskiej muszą koniecznie dokonać rejestracji do VAT UE. Podlegają jej podmioty, które będą dokonywały:
wewnątrzwspólnotowego nabycia i dostawy towarów
importu usług
świadczenia usług, dla których podatnikiem jest usługobiorca z siedzibą w innym państwie członkowskim.
Jeżeli przedsiębiorca będzie świadczył usługi na rzecz osób fizycznych z innych państw członkowskich, które nie prowadzą działalności gospodarczej, to nie ma obowiązku rejestracji jako podatnik VAT UE. Dzięki rejestracji polski podatnik nie musi płacić tzw. obcego podatku jaki naliczają kontrahenci z innych państw. Z kolei kontrahent zagraniczny nie zostaje obciążony polskim podatkiem. Obowiązek rejestracji do VAT UE ma każdy przedsiębiorca nawet jeżeli nie jest czynnym podatnikiem VAT pod warunkiem, że wartość zakupów wewnątrzwspólnotowych przekroczy kwotę 50 000 zł w danym roku. Do rejestracji służy formularz VAT-R (taki sam jak do rejestracji podatnika VAT). Czynny podatnik VAT musi jedynie dokonać aktualizacji zgłoszenia VAT-R. Potwierdzeniem nadania VAT UE jest formularz VAT-5UE. Przy rozliczeniach transakcji wewnątrzwspólnotowych stosuje się numer NIP, przed którym należy umieścić kod „PL”. Podmioty, które nie posiadają siedziby firmy na terenie Polski lub nie mają stałego miejsca do prowadzenia działalności w Polsce, zobowiązane są do składania zgłoszenia do VAT do Naczelnika II Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście.
Odmowa rejestracji przez urząd
Każde zgłoszenie do VAT weryfikowane jest przez Naczelnika US. Dopiero po pozytywnej weryfikacji zostaje dokonana rejestracja podatnika VAT czynnego lub zwolnionego. Przeważnie sprawdzany jest adres siedziby firmy. Chodzi o to czy taki podmiot rzeczywiście istnieje, czy odpowiada rodzajowi oraz skali prowadzonej działalności, czy posiada odpowiednie warunki do jej prowadzenia. Przedsiębiorca powinien też podać numer telefonu, pod którym będzie dostępny. Naczelnik Urzędu Skarbowego nie dokona rejestracji jeżeli:
podatnik w zgłoszeniu rejestracyjnym podał dane niezgodne z prawdą
podmiot, który złożył wniosek nie istnieje
pomimo kilku podjętych udokumentowanych prób nie można skontaktować się z przedsiębiorcą ani z jego pełnomocnikiem o ile taki został wybrany
podmiot jak również jego pełnomocnik nie stawiają się na wezwania Naczelnika US
z posiadanych przez urząd informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania zmierzające do wyłudzeń skarbowych
sąd orzekł w stosunku do podmiotu zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.
Brak rejestracji do VAT – kary
Za niewypełnienie obowiązku rejestracji, podatnik naraża się na karę:
Podatnik nie zarejestrował się do VAT, ale zachowuje się jak podatnik VAT czynny, czyli składa deklaracje i płaci VAT - przeważnie urząd skarbowy pozwala złożyć VAT-R z datą wsteczną. Jednak czasami może zdarzyć się, że zakwestionuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z powodu braku rejestracji
Podatnik nie zarejestrował się do VAT, pomimo, że miał taki obowiązek, ponieważ np.: przekroczył limit 200 000 zł, nie składa deklaracji VAT i nie płaci podatku – urząd skarbowy może nałożyć na podatnika karę. Brak rejestracji do VAT, niezłożenie deklaracji oraz brak wpłaty podatku traktowane są jak nieujawnienie podstawy opodatkowania. Jest to przestępstwo karno-skarbowe, za które grozi kara grzywny, a czasami nawet i kara ograniczenia wolności.
Wykreślenie podatnika z rejestru VAT
W niektórych przypadkach Naczelnik Urzędu Skarbowego może wykreślić podatnika z rejestru VAT bez konieczności powiadamiania go o tym. Stanie się tak jeżeli wystąpi chociaż jedna z wymienionych niżej przesłanek:
podatnik nie istnieje
urząd nie może skontaktować się z podatnikiem ani jego pełnomocnikiem pomimo podjęcia kilku udokumentowanych prób
dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą
urząd jest w posiadaniu informacji wskazujących na prowadzenie przez podatnika działań zmierzających do dokonywania wyłudzeń podatkowych
podatnik lub jego pełnomocnik nie zgłaszają się na wezwania urzędu
sąd orzekł wobec podatnika zakaz prowadzenia działalności gospodarczej
podatnik zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej na okres przynajmniej 6 kolejnych miesięcy
podatnik nie złożył deklaracji za 3 kolejne miesiące lub za kwartał
podatnik składał przez okres 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały, tzw. zerowe deklaracje, w których nie wykazał sprzedaży i nabycia
podatnik wystawiał tzw. puste faktury, czyli dokumentujące czynności, które nie miały miejsca
podatnik wiedział lub miał uzasadnione podstawy żeby przypuszczać iż jego kontrahenci nierzetelnie rozliczają podatek w celu odniesienia korzyści majątkowej.
Sposób prowadzenia ewidencji VAT
Czynny podatnik VAT ma obowiązek prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej:
Ewidencja sprzedaży – pozwala prawidłowo wyliczyć kwoty podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym
Ewidencja zakupów – pozwala określić wysokość podatku naliczonego.
Na podstawie danych z ewidencji podatnik może przygotować deklarację podatkową, informację podsumowującą oraz JPK_VAT. Wzoru ewidencji nie znajdziemy w przepisach. Jednak powinna onazawierać przynajmniej takie elementy jak:
przedmiot opodatkowania
podstawa opodatkowania
wysokość kwoty podatku należnego
wysokość korekt podatku należnego
wysokość kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego
wysokość korekt podatku naliczonego
kwoty podatku podlegające wpłacie do urzędu skarbowego na indywidualny mikrorachunek podatkowy lub zwrotowi z danego urzędu
inne dane służące do identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer NIP lub numer służący do identyfikacji podatnika.
Podstawę zapisów w rejestrze VAT stanowią:
faktury VAT, VAT RR, VAT marża,
faktury zaliczkowe
raporty okresowe wygenerowane z kas fiskalnych
niektóre paragony o ile znajdują się na nich wymagane dane
inne dokumenty, jak np.: dokumenty celne.
Do rejestru VAT nie wpisuje się wydatków za zakupy:
zwolnione z opodatkowania, np.: zakup znaczków pocztowych
nieopodatkowane, jak np.: opłata skarbowa
od których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, jak np.: zakup usług noclegowych lub gastronomicznych.
Wyżej wymienione wydatki nie mają wpływu na wysokość zobowiązania podatkowego, jak również na poprawność rozliczenia podatku VAT. Należy je uwzględnić w PKPiR lub w ewidencji przychodów (zgodnie z ustawą o PIT). Przy czym zapisy z PKPiR i Rejestrze VAT mogą się różnić.
Podmioty, które mogą prowadzić ewidencję uproszczoną
Podatnik zwolniony z VAT:
nie musi prowadzić ewidencji VAT przy zwolnieniu przedmiotowym (wykonuje tylko czynności zwolnione z VAT)
prowadzi ewidencję uproszczoną w przypadku zwolnienia podmiotowego (obowiązuje limit zwolnienia do 200 000 zł).
Ewidencja uproszczona musi być prowadzona za każdy dzień, ale nie może to być później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Ewidencję prowadzi się w celu kontroli, czy nie został przekroczony limit sprzedaży (200 000 zł) jaki uprawnia do zwolnienia.
Dobrze jeżeli ewidencja uproszczona zawiera takie informacje jak np.:
liczba porządkowa
data sprzedaży
wartość sprzedaży
wartość sprzedaży narastająco.
Błędem nie będzie jeżeli w ewidencji dodatkowo znajdą się jeszcze inne informacje, jak np.: numer dowodu sprzedaży, czy informacje o rodzaju transakcji. Podatnik zwolniony przedmiotowo nie musi prowadzić ewidencji VAT, rejestrować się do VAT, ani składać deklaracji.
