Zgodnie z ustawą VAT, sprzedaż może być udokumentowana fakturą lub paragonem. Paragon fiskalny dokumentuje:
sprzedaż na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej
sprzedaż na rzecz rolników ryczałtowych.
Sprzedaż na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) dokumentuje się za pomocą faktury VAT, chociaż nie jest zabronione wystawienie paragonu innemu przedsiębiorcy. Jednak w takiej sytuacji muszą zostać spełnione określone warunki ewidencyjne. Sprzedaż na rzecz innego przedsiębiorcy ewidencjonowaną na kasie fiskalnej potwierdza się paragonem fiskalnym. Faktura na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej może zostać wystawiona na podstawie paragonu tylko wtedy jeżeli zostanie na nim podany numer identyfikujący nabywcę towarów i usług (numer NIP). W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma takiego wymogu, ponieważ numerem NIP posługują się jedynie przedsiębiorcy. Osoby fizyczne nieprowadzące działalności mają prawo wystąpić z żądaniem wystawienia faktury VAT w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym została dokonana sprzedaż.
Paragon z NIP
Od 1 stycznia 2020 roku obowiązują zasady, zgodnie z którymi na paragonie musi znaleźć się numer NIP nabywcy jeżeli na jego podstawie ma być wystawiona faktura VAT na rzecz podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą. W związku z tym nabywca w momencie dokonywania zakupu powinien poinformować sprzedawcę, że kupuje towar/usługę jako przedsiębiorca, a nie osoba prywatna. Od tego zależy właściwe udokumentowanie sprzedaży.
Dokumentowanie za pomocą paragonu i faktury, czy jest możliwe?
W przypadku kiedy faktura sprzedaży dotyczy sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej, to podatnik powinien do egzemplarza dokumentu pozostającego u niego w dokumentach, dołączyć paragon wystawiony do tej sprzedaży (art. 106h ust. 1 ustawy o VAT). Z kolei zgodnie z ust. 2 wymienionego przepisu, jeżeli sprzedaż udokumentowana jest fakturą wystawioną z zastosowaniem kasy rejestrującej, a wartość sprzedaży oraz kwota podatku zostały zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy, to ust. 1 nie ma zastosowania. Z przedstawionych przepisów wynika, że podatnik ma prawo dokumentować każdą sprzedaż za pomocą faktury.
Jeżeli sprzedaż dotyczy osób prywatnych i została wystawiona faktura, to podatnik i tak musi zaewidencjonować sprzedaż na kasie rejestrującej, a paragon fiskalny dołączyć do egzemplarza faktury. Oznacza to, że sprzedaż na rzecz konsumentów oraz rolników ryczałtowych obowiązkowo wymaga wystawienia paragonu, a faktura wystawiana jest tylko na żądanie nabywcy. Nabywca, który złoży żądanie wystawienia faktury ma na to określony czas. Zgodnie z przepisami na fakturze dla osoby prywatnej nie musi być zawarty numer NIP, ale muszą być podane na niej inne informacje o kliencie, jak jego imię i nazwisko oraz adres, które pozwalają na identyfikację. Zgodnie z przepisami nie trzeba na niej umieszczać numeru PESEL. Po wystawieniu, faktura trafia do konsumenta, a paragon pozostaje u sprzedawcy
Sprzedaż dla zagranicznego kontrahenta – paragon bez NIP
Jeżeli kupujący w momencie zakupu zgłosi, że jest przedsiębiorcą, to sprzedawca ma obowiązek umieścić na paragonie NIP nabywcy. Tylko na tej podstawie przedsiębiorca może otrzymać fakturę VAT. Tak mówi art. 106b ust. 5 ustawy o VAT:
W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej
Podatek od wartości dodanej nakładany jest na terytorium państwa członkowskiego z wyłączeniem podatku od towarów i usług (art. 2 pkt 11 ustawy o VAT). Przepis ma zastosowane zarówno do nabywców, którzy są przedsiębiorcami w kraju, jak i za granicą.
Jeżeli przedsiębiorca z innego kraju członkowskiego nabędzie towar u sprzedawcy z Polski i w momencie wystawienia dokumentu potwierdzającego sprzedaż nie zadeklaruje, że jest przedsiębiorcą, to sprzedawca wystawi mu tylko paragon fiskalny taki sam, który wystawia zwykłemu konsumentowi. W przypadku gdyby ten sam przedsiębiorca zażądał po kilku dniach wystawienia faktury do paragonu fiskalnego, na której miałyby być umieszczone dane firmy, to zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT (dotyczy również przedsiębiorców zagranicznych) nie ma takiej możliwości.
W sytuacji kiedy przepis zostanie naruszony i sprzedawca wystawi fakturę do paragonu, chociaż nie ma do tego prawa, to zgodnie z art. 106b ust. 6 ustawy o VAT może zostać na niego nałożona sankcja podatkowa. Jeżeli organ podatkowy stwierdzi naruszenie przepisu, to ma prawo ukarać podatnika dodatkowym zobowiązaniem podatkowym w wysokości 100% kwoty podatku wykazanym na fakturze.
W przypadku osób fizycznych, które za taki sam czyn mogą ponieść odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe, to nie ma mowy o nałożeniu na nich dodatkowego zobowiązania podatkowego. Powyższa zasada dotyczy także kontrahenta zagranicznego. Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę VAT do paragonu fiskalnego bez numeru identyfikacji podatkowej, to musi liczyć się z nałożeniem na niego sankcji podatkowej w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego.
