Zmiana danych spółki w ZUS to obowiązek, który wymaga precyzyjnego podejścia i terminowego działania. Jakie kroki podjąć, aby sprawnie dokonać aktualizacji danych Twojej firmy w ZUS?
W pierwszej kolejności należy zidentyfikować, jakie dane wymagają zmiany:
dane podstawowe – obejmują informacje wpisane do KRS, np. nazwa spółki, adres siedziby,
dane uzupełniające – są to dane nieuwzględnione w KRS, np. nazwa skrócona czy data powstania obowiązku opłacania składek.
Wypełnienie wymaganych wniosków
Jeżeli ma miejsce zmiana danych podstawowych, trzeba wypełnić wniosek KRS dostępny na stronie Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
Z kolei w celu zmiany danych uzupełniających, należy złożyć wniosek NIP-8 w urzędzie skarbowym. Ważne, aby skrócona nazwa spółki nie przekraczała 31 znaków – należy ją wpisać w bloku B.1, pole 7 formularza NIP-8.
Działania w ZUS po otrzymaniu nowych danych
Na podstawie danych przekazanych przez KRS lub urząd skarbowy, ZUS sporządzi odpowiednie dokumenty:
ZUS ZPA – do zmiany lub korekty danych ewidencyjnych spółki,
ZUS ZIPA – do aktualizacji danych identyfikacyjnych,
ZUS ZBA – do uaktualnienia numerów rachunków bankowych,
ZUS ZAA – do uaktualnienia adresów działalności gospodarczej.
Terminy na zgłoszenie zmian
Wniosek musi zostać złożony do KRS w terminie 7 dni od momentu zaistnienia zmian, zauważenia błędu albo otrzymania powiadomienia o nieprawidłowościach.
Zgłoszenie zmian jako osoba ubezpieczona
Jeżeli zmiana dotyczy również danych osoby ubezpieczonej, wymagane jest złożenie odpowiedniego formularze w ZUS:
ZUS ZUA – zmiana danych adresowych (ubezpieczenia społeczne i zdrowotne),
ZUS ZZA – zmiana danych adresowych (ubezpieczenie zdrowotne),
ZUS ZIUA – zmiana danych identyfikacyjnych (np. nazwisko, imię),
ZUS ZCNA – zmiana danych adresowych członków rodziny,
ZUS ZWUA – zmiana kodu tytułu ubezpieczenia, rodzaju ubezpieczenia lub daty objęcia ubezpieczeniem.
Jak złożyć dokumenty do ZUS?
Dokumenty można przekazać elektronicznie poprzez:
program Płatnik – podpisując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
Od 1 stycznia 2023 r. każdy płatnik składek ma obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS.
Kilka słów podsumowania
Zmiana danych w ZUS to proces wymagający dokładności i przestrzegania terminów. Przygotuj odpowiednie wnioski, skontaktuj się z KRS lub urzędem skarbowym, a ZUS sam zaktualizuje Twoje dane na podstawie otrzymanych informacji. Jeśli zmiany dotyczą Twoich danych osobowych jako ubezpieczonego, pamiętaj o dodatkowych formularzach. Dzięki temu unikniesz problemów i zapewnisz płynność w rozliczeniach z ZUS.
