Przedsiębiorcy mają obowiązek utworzyć w prowadzonym przedsiębiorstwie zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS), a następnie gospodarować zebranymi środkami w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. Zobowiązuje ich do tego ustawa z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) składają się środki finansowe jakie gromadzi pracodawca na osobnym rachunku bankowym celem wsparcia pracowników uprawnionych do ich otrzymania.
Fundusz muszą obowiązkowo utworzyć wszyscy pracodawcy prowadzący działalność:
w jednostkach budżetowych
w jednostkach samorządowych niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników
pozostali pracodawcy, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty
pracodawcy, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników, ale mniej niż 50 w przeliczeniu na pełne etaty pod warunkiem, że zakładowa organizacja związkowa złożyła wniosek o utworzenie ZFŚS
pracodawcy, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy zamiast wypłaty świadczenia za urlop zdecydowali się utworzyć ZFŚS.
Odpisów na fundusz dokonuje pracodawca w wysokości uzależnionej od przeciętnej liczby zatrudnionych osób. Na jednego zatrudnionego przypada 37,5% podstawowego odpisu. Podstawę wymiaru stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne za poprzedni rok lub za drugie półrocze. Zależy, która wartość jest wyższa. Pracodawca ma prawo zwiększyć wysokość podstawowego odpisu o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego za każdą zatrudnioną osobę, która ma orzeczony znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności oraz każdego emeryta i rencistę mającego uprawnienia do opieki socjalnej.
Podmioty uprawnione do korzystania z ZFŚS
pracownicy danego zakładu pracy i ich rodziny
emeryci i renciści, byli pracownicy razem ze swoimi rodzinami
inne osoby uprawnione przez pracodawcę do korzystania z funduszu.
Świadczenia socjalne -rodzaje
Za pomocą środków pochodzących z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przedsiębiorca może sfinansować:
działalność kulturalno-oświatową, jak przykładowo: zakup biletów na koncerty, do kina, teatru
działalność sportowo-rekreacyjną, jak przykładowo: karnety na basen, na siłownię
różne formy wypoczynku dla pracowników i ich dzieci
opiekę nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych sprawowaną przez dziennego opiekuna lub nianię oraz w przedszkolach
pomoc materialną w formie rzeczowej lub finansowej, jak przykładowo: zapomogi, pomoc w przypadku wystąpienia zdarzeń losowych, bony towarowe, paczki dla dzieci
zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach określonych w umowie.
Opodatkowanie świadczeń socjalnych
Świadczenia wypłacane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą zostać opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych lub mogą być zwolnione z zapłaty podatku dochodowego w zależności od rodzaju wypłacanego świadczenia.
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych z zapłaty podatku dochodowego od 1 stycznia 2018 roku zwolnione są poniższe rodzaje świadczeń socjalnych wypłacanych z ZFŚS:
świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów, którzy wcześniej byli zatrudnieni w danym zakładzie pracy na podstawie stosunku służbowego, stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy
rzeczowe lub pieniężne świadczenia sfinansowane w całości ze środków ZFŚS
zapomogi otrzymane w związku z wystąpieniem indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń
świadczenia otrzymane z ZFŚS w związku z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach (art. 21 ust. 1 pkt 67a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) niezależnie od wysokości otrzymanego świadczenia
dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również wypoczynku połączonego z nauką, dopłaty do pobytu związanego z leczeniem sanatoryjnym, pobytu w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz na przejazdy związane z tym wypoczynkiem, a także pobytem na leczeniu dzieci i młodzieży do 18 roku życia finansowane z ZFŚS, podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego niezależnie od ich wysokości (art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych)
tzw. wczasy pod gruszą podlegają zwolnieniu z opodatkowania w przypadku emerytów i rencistów do kwoty 3 000 zł, a w przypadku pracowników do kwoty 1 000 zł.
Świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów – zwolnienie z podatku
Świadczenia socjalne otrzymywane przez emerytów lub rencistów, których łączy z zakładem pracy wcześniejszy stosunek służbowy, stosunek pracy lub spółdzielczy stosunek pracy zwolnione są zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT z zapłaty podatku dochodowego do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 3 000 zł. Po przekroczeniu tej wartości stawka podatku wynosi 10% (art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy). Bon świąteczny otrzymany przez emeryta lub rencistę jest zwolniony z opodatkowania do kwoty 3 000 zł rocznie (art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Rzeczowe lub pieniężne świadczenia sfinansowane w całości ze środków ZFŚS
Świadczenia rzeczowe lub pieniężne sfinansowane w całości ze środków ZFŚS, które pracownik otrzymał w związku z finansowaniem działalności ZFŚS zwolnione są z podatku dochodowego łącznie do wysokości nieprzekraczającej w danym roku podatkowym kwoty 2 000 zł. Po przekroczeniu tej wartości stawka podatku wynosi 12%. Zaliczka na podatek powinna zostać odprowadzona do urzędu skarbowego w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty świadczenia, które podlega pod opodatkowanie.
Z podatku nie są zwolnione bony, talony i inne karty uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi otrzymane przez pracownika. Powyższe składniki podlegają opodatkowaniu w całości, jeżeli dotyczą pracowników i ich rodzin. Dotyczy to także bonów otrzymanych przez podatnika na święta (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Limit zwolnienia do wysokości 2 000 zł obowiązuje tylko do 31 grudnia 2023 roku. Od 1 stycznia 2024 roku limit zostaje obniżony i ponownie będzie wynosił 1 000 zł. Podwyżka kwoty limitu związana była z pandemią koronawirusa. W związku ze szczególną sytuacją limit kwoty wolnej od podatku dla pracowników korzystających ze świadczeń z ZFŚS rzeczowych lub pieniężnych został podwyższony w latach 2020 do 2022 do kwoty 2 000 zł, która to kwota obowiązuje również w 2023 roku (art. 4 ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. z 2020r., poz. 568) z dnia 31 marca 2020 roku).
PRZYKŁAD 1 Pracownik otrzymał w marcu pomoc z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, która polegała na wypłacie zapomogi socjalnej w kwocie 700 zł. Dodatkowo we wrześniu tego samego roku pracownik otrzymał pomoc finansową ze względu na większe wydatki związane z rozpoczęciem roku szkolnego dzieci. Pomoc wyniosła 350 zł. Łączna wartość pomocy otrzymanej przez pracownika wyniosła 1 050 zł, co oznacza, że cała otrzymana pomoc zwolniona jest w całości z opodatkowania podatkiem dochodowym.
PRZYKŁAD 2 Pracownik otrzymał w czerwcu 2022 roku pomoc z ZFŚS w postaci dofinansowania do wczasów w kwocie 600 zł. W październiku tego samego roku otrzymał bon o wartości 200 zł opodatkowany w całości, ponieważ zgodnie z przepisami bony wyłączone są ze zwolnienia z opodatkowania. Oznacza to, że pracownik musi zapłacić 24 zł podatku dochodowego naliczonego od wartości bonu. Pracownik musi odprowadzić należną zaliczkę do urzędu skarbowego w terminie do 20 listopada.
Zapomogi otrzymane w przypadku wystąpienia indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci sfinansowane z ZFŚS podlegają pod zwolnienie z opodatkowania w całości niezależnie od wysokości otrzymanego świadczenia.
Rodzaje świadczeń, a kwestia zwolnienia z opodatkowania
Osoba, która otrzyma świadczenie socjalne w danym roku podatkowym może skorzystać ze zwolnienia w zależności od rodzaju otrzymanego świadczenia. Niektóre z należności są w całości zwolnione z zapłaty podatku dochodowego, a przy niektórych obowiązuje limit.
Jeżeli świadczenie dotyczy wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące taką działalność, to wymagane jest, aby podmiot taki posiadał wszelkie uprawnienia do organizowania wypoczynku. Ma to potwierdzenie w interpretacji indywidualnej wydanej przez Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 2013 roku, nr DD3/033/272/MCA/13/RD-125985/13, w której można między innymi przeczytać, że:
warunek ten jest spełniony, gdy organizacją wypoczynku zajmuje się uprawniony do tego podmiot, którym w szczególności może być biuro podróży, pensjonat, gospodarstwo agroturystyczne, jak również szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, o których mowa w § 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. nr 12, poz. 67 ze zm.). Dla zastosowania omawianego zwolnienia istotna jest również forma zorganizowanego wypoczynku. Mianowicie musi ona przybrać postać wczasów, kolonii, obozów lub zimowisk, bądź musi być związana z pobytem na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych lub leczniczo-opiekuńczych. Poza zakresem tego zwolnienia są zatem tzw. ‘wczasy pod gruszą’, wizyta u rodziny, czy ‘wypady’ organizowane na własną rękę.
