Wystawianie faktur nie jest zbyt skomplikowaną czynnością. Problem mogą stanowić jedynie dokumenty sporządzane dla zagranicznych kontrahentów. Specjalnym uregulowaniom podlegają faktury wystawiane przez niemieckich przedsiębiorców na rzecz zagranicznej firmy oraz te otrzymywane przez niego od zagranicznego kontrahenta.
wystawiana na rzecz kontrahentów z innych krajów członkowskich UE lub z państw trzecich powinna zawierać obowiązkowe dane, takie jak np.: kolejny numer faktury, data wystawienia, data wykonania usługi lub dostarczenia towaru. Przepisy obowiązujące na terenie Unii Europejskiej oraz poza jej terenem różnią się, dlatego też przed wystawieniem dokumentu należy sprawdzić, w którym kraju odbiorca ma swoją siedzibę. Chodzi zwłaszcza o to czy:
na fakturze nie jest wykazywany niemiecki VAT Przy dostawach wewnątrzwspólnotowych realizowanych na rzecz przedsiębiorców z innych krajów UE, podatek VAT przeważnie nie jest wykazywany w kraju pochodzenia, ponieważ jest on odprowadzany u odbiorcy w kraju przeznaczenia.
na fakturze koniecznie należy podać numer identyfikacyjny na potrzeby podatku VAT (wystawcy faktury i kontrahenta). Obowiązkiem wystawcy faktury jest dokonanie weryfikacji ważności i poprawności numeru identyfikacji podatkowej VAT oraz danych adresowych klienta. W razie zaniedbania tego obowiązku kiedy dane okażą się nieprawdziwe, to wystawca może liczyć się z nałożeniem na niego sankcji w formie odpowiedzialności za należny podatek VAT.
każda dostawa wewnątrzwspólnotowa zwolniona z podatku musi być wykazana w tzw. informacji podsumowującej. Należy w niej podać kwotę transakcji razem z numerem identyfikacyjnym VAT kontrahenta.
Jeżeli przedsiębiorca z Polski posiada filię swojej firmy w innym kraju członkowskim UE, to obowiązują go takie same uregulowania. W przypadku dostarczenia przedmiotu na własny użytek dla siebie samego wymaga to wystawienia faktury proforma i samodzielnego opodatkowania zakupu na terenie innego kraju.
Współpraca z niemieckim partnerem gospodarczym
Największym partnerem gospodarczym Polski są Niemcy. Transakcje polsko-niemieckie dokumentowane są za pomocą faktur VAT. Polskie firmy wystawiają dokumenty w języku niemieckim, niemiecko-polskim lub do polskiej faktury dołączają tłumaczenie. Przedsiębiorstwa z Niemiec najczęściej przesyłają do polskich firm, faktury wystawione w języku niemieckim. Takie dokumenty wymagają tłumaczenia.
Dane obowiązkowe na fakturach w innych językach
Niektóre pojęcia i sformułowania typowe dla faktur, jak np.: nota uznaniowa zapisane w innych językach urzędowych Unii Europejskiej akceptowane są przez niemiecką administrację skarbową. Jest to duże ułatwienie dla osób zajmujących się rachunkowością.
Co grozi za podanie błędnych lub niepełnych danych?
Przedsiębiorca, który poda błędne lub niepełne dane musi liczyć się z konsekwencjami. Może być np.: odpowiedzialny za należny podatek VAT (numer identyfikacyjny VAT klienta był błędny). Błędy niewielkiej wagi nie rodzą negatywnych konsekwencji, pod warunkiem, że faktura zawiera wszystkie wymagane dane i nie ma wątpliwości do tego, że jej treść jest poprawna.
Pozostałe usługi – szczególne zasady
W przypadku tzw. pozostałych usług może dojść do sytuacji, że w pewnych szczególnych przypadkach mogą one być objęte innymi zasadami opodatkowania VAT niż klasyczna dostawa towarów. Szczególne uregulowania dotyczą przede wszystkim usług świadczonych przez artystów i sportowców przy imprezach kulturalnych, usługach montażu, a także przy przewozie osób oraz usługach restauracyjnych.
VAT zagraniczny
Jeżeli przedsiębiorca nie otrzyma zwrotu zagranicznego VAT-u bądź nie skorzysta z prawa do jego zwrotu, to w takiej sytuacji powinien zaliczyć go do wydatków operacyjnych firmy razem z innymi kosztami. Konsumenci z zagranicy traktowani są w innych krajach UE na równi z krajowymi konsumentami, co oznacza, że przedsiębiorca mając firmę na terenie Niemiec wystawia fakturę zagranicznemu konsumentowi zgodnie z niemieckimi wytycznymi. W tej sytuacji podatek VAT musi być zapłacony na terenie Niemiec. Odstępstwem od tej zasady może być np.: nabycie pojazdu.
Konieczność rejestracji podatnika VAT
W sytuacji kiedy przedsiębiorca przekracza limit wartości dostaw dla klientów indywidualnych do innego państwa UE, w którym zamieszkuje i odbiera towar konsument, to musi on zarejestrować się jako płatnik VAT w danym państwie i odprowadzić w nim podatek. Powyższe jest tzw. uregulowaniem dotyczącym sprzedaży wysyłkowej.
Obowiązkowy rejestr i przechowywanie zagranicznych faktur
Faktury koniecznie muszą być przechowywane przez okres 10 lat. Zalecane jest stworzenie ich duplikatów i umieszczenie w oddzielnym segregatorze. Przedsiębiorca, dostawca ma obowiązek posiadania dokumentów potwierdzających faktyczne dostarczenie towaru do innego państwa członkowskiego UE. Z tego powodu powinien on przechowywać nie tylko faktury, ale również potwierdzenia odbioru, ubezpieczenia przesyłek, listy przewozowe, potwierdzenia nadania z poczty itp. Realizacja dostawy wewnątrzwspólnotowej musi być potwierdzona przez końcowego odbiorcę, czyli niemiecki Gelangensbestätigung poprzez wypełnione przez niego potwierdzenie dotarcia towaru.
Tłumaczenie polskiej faktury VAT na język niemiecki
Obok terminów, którymi posługują się polscy podatnicy powinny być podane ich niemieckie odpowiedniki. Wiele dostępnych programów księgowych lub programów do fakturowania posiada możliwość wystawiania faktur w języku niemieckim, ale nie wszystkie z nich są wysokiej jakości i zgodne z terminami jakimi posługuje się niemiecka ustawa o VAT.
Faktura XL jest przykładem programu do faktur online, w którym można wystawić poprawne faktury w języku niemieckim lub dwujęzyczne niemiecko-polskie czy polsko-niemieckie faktury.
Poniżej znajdują się niektóre podstawowe zwroty i ich tłumaczenia najczęściej występujące w obrocie polsko-niemieckim:
cena jednostkowa netto - Einzelpreis (netto)
cena netto - Preis (netto)
data dostawy/sprzedaży - Lieferdatum
data wystawienia - 1. Ausstelungsdatum 2. Rechnungsdatum
termin płatności - Zahlungsfrist / Zahlungsziel / zahlbar bis
warunki dostawy - Lieferbedingungen
wpłacona zaliczka - erhaltene Anzahlung
Księgowość po niemiecku – inne przydatne słówka
faktura proforma – Proformarechnung
oferta handlowa – Handelsangebot
potwierdzenie zamówienia - Auftragsbestätigung.
W Polsce stosujemy skrót NIP, a w Niemczech, Ust-IdNr. Z kolei całkowita suma do zapłaty wyrażana jest za pomocą słów: der Gesamtpreis, die Gesamtsumme czy der Gesamtbetrag lub der Gesamtwert. Realizacja płatności w/w kwoty objęta jest pewnymi warunkami, czyli die Zahlungsbedingungen. Inaczej można je określić jako: die Zahlungskonditionen. W przypadku określenia czy dana należność została już uregulowana lub wyznaczono dla niej termin zapłaty można spotkać następujące zapisy:
zahlbar sofort nach Erhalt der Rechnung
zahlbar in Bar bei Auslieferung
Zahlung innerhalb einer Woche ohne Abzug.
Transakcje z niemieckim kontrahentem w zakresie niektórych usług takich jak: nocleg, produkty spożywcze, książki i czasopisma, bilety wstępu są opodatkowane podatkiem VAT, co powinno być odnotowane na fakturze w określonej formie, jak np.: Die Steuerschuldnerschaft geht auf Sie als Leistungsempfänger über. Transakcje w zakresie towarów zwolnione są z VAT dla podatników z Unii Europejskiej z powodu wywozu towarów poza obszar, w którym został dokonany zakup. Informują o tym zwroty: Die Ware ist für das Ausland bestimmt daher ohne MwSt., innergemeinschaftliche Lieferung lub steuerfrei.
Na fakturze umieszczane są jeszcze inne określenia, jak np.: warunki dostawy - die Lieferbedingungen, gdzie do wyboru jest spedycja - die Spedition, odbiór osobisty - die Selbstabholung, koszty wysyłki - die Versandkosten.
