Obecnie duża część czynności została przeniesiona do Internetu. Do jednych z nich należy wysyłanie faktur za pośrednictwem wiadomości e-mail. Czy wysyłanie faktur mailem jest poprawne?
Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym dokonanie określonej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT. Może być wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej, co ostatnio jest coraz częściej praktykowane. Art. 2 pkt 32 ustawy o VAT zawiera definicję, zgodnie z którą fakturą elektroniczną może być faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Można więc uznać, że fakturą elektroniczną będzie każdy dokument zawierający elementy wskazane w art. 106e ustawy o VAT mający formę pliku elektronicznego, np. pliku PDF. Fakturą elektroniczną jest też dokument wystawiony w formie papierowej, który następnie jest skanowany i przesłany lub udostępniony w formie elektronicznej.
Wystawione faktury papierowe lub faktury elektroniczne muszą koniecznie zostać wydane nabywcy. Wydane, czyli przekazane, udostępnione drugiej osobie. Interpretacją uregulowań dotyczących faktur elektronicznych zajmują się też organy podatkowe. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 30 lipca 2020 roku, nr 0112-KDIL3.4012.356.2020.2.JK wyjaśnił, że faktura wysłana w formacie PDF (elektroniczna) na adres e-mail wskazany przez nabywcę zgodnie z jego wolą oznacza, że faktura została nabywcy udostępniona. W przypadku dokumentu elektronicznego będzie oznaczało spełnienie warunku wydania faktury nabywcy. W związku z tym dopuszcza się przesyłanie faktur w wiadomościach wysyłanych e-mailem. Warunkiem jest dostosowanie ich do zapisu wskazanego w art. 106n ustawy o VAT, który mówi, że stosowanie faktur elektronicznych wiąże się z uzyskaniem akceptacji odbiorcy faktury. Akceptacja polega na tym, że odbiorca wyraża chęć otrzymywania faktur elektronicznych poprzez złożenie oświadczenia w postaci podpisanej umowy lub akceptację regulaminu.
Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w wydanej interpretacji z dnia 21 lipca 2016 roku, nr 1061-IPTPP3.4512.281.2016.2.MK wskazał, że zgoda może też być wyrażona w formie dorozumianej, czyli przez zapłatę za dostawę lub usługę udokumentowaną za pomocą danej faktury elektronicznej otrzymanej za pomocą e-maila zgodnie z warunkami wskazanymi w prawie podatkowym. Jeżeli nabywca wyrazi zgodę, to faktury elektroniczne mają pierwszeństwo przed dokumentami w formie papierowej. W przypadku, gdyby przedsiębiorca nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, to najpierw otrzyma dokument na e-maila, a dopiero później pocztą. W tej sytuacji datą otrzymania faktury będzie data doręczenia faktury papierowej.
Faktury wystawiane przez system KSeF
Od 1 stycznia 2022 roku została wprowadzona możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur). Obecnie przedsiębiorcy nie mają jeszcze obowiązku wystawiania tego rodzaju dokumentów. Jednak prawdopodobnie od 1 stycznia 2024 roku system e-faktur będzie obowiązkowy. Faktura ustrukturyzowana zostaje uznana za wystawioną wtedy, kiedy zostanie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur. Natomiast za jej otrzymanie uważa się dzień, w którym w systemie KSeF został jej przydzielony numer identyfikujący fakturę. Odbiorca faktury musi zaakceptować chęć otrzymywania dokumentu w formie ustrukturyzowanej.
Czym jest system KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, odbierania, przechowywania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych. Prowadzony jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Podatnik może wystawić fakturę w systemie, ale jeżeli odbiorca nie wyrazi zgody na wystawianie i przesyłanie faktur poprzez system e-faktur, to wystawca musi przekazać dokument do nabywcy w sposób tradycyjny, czyli pocztą lub drogą elektroniczną w wiadomości e-mail. Takie postępowanie jest zgodne z treścią art. 106g ust. 3b ustawy o VAT, w której można przeczytać, że w przypadku, kiedy odbiorca faktury nie wyrazi zgody na korzystanie z KSeF, to e-faktura powinna być mu przesłana w formie z nim uzgodnionej. Akceptacja musi być wyrażona w sposób opisany powyżej. W KSeF brak jest możliwości przekazywania zgody na przesyłanie faktur przez system.
Podmioty upoważnione do korzystania z Systemu e-Faktur
podatnik
podmioty wskazane przez podatnika
podmioty, o których mówi art. 106c (chodzi o fakturę VAT w trybie egzekucji)
osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mówi art. 106c
osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub podmioty, na które wskazuje art. 106c nadali uprawnienia do korzystania z systemu
podmioty inne niż wymienione powyżej wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF o ile prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.
Niektóre dokumenty nie mogą być wystawiane i przesyłane przez system KSeF. Należą do nich np.:
Uprawnienia do korzystania z KSeF dla danej osoby można nadać lub odwołać za pośrednictwem naczelnika urzędu skarbowego składając na jego ręce zawiadomienie ZAW-FA. Nadanie uprawnień dotyczy podatników innych niż osoby fizyczne, jak np. spółki, których zadaniem jest wyznaczenie osoby upoważnionej do wystawiania i odbierania e-faktur. Zawiadomienia nie muszą składać osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Otrzymały one automatycznie możliwość korzystania z systemu poprzez autoryzację za pomocą podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Podsumowanie
Obecnie podatnicy mogą wystawiać faktury w systemie na zasadzie dobrowolności. Jeżeli nabywca wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur poprzez system KSeF, to faktury będą przesyłane i odbierane przez interfejs. Istnieje też możliwość wystawiania e-faktur w systemie i wysyłania ich drogą elektroniczną na e-maila. Prawdopodobnie od 1 stycznia 2024 roku faktury będą musiały być wysyłane do systemu KSeF.
