Czasami w niektórych sytuacjach może zdarzyć się, że przedsiębiorca zmuszony jest wynająć samochód. Zazwyczaj wynajmowane są samochody osobowe. W jaki sposób powinien być rozliczany wynajem auta oraz jaka kwota będzie stanowić koszt uzyskania przychodu?
Czynny podatnik VAT ma prawo odliczyć podatek od towarów i usług z faktury dotyczącej najmu samochodu osobowego w wysokości 50% lub 100% w zależności od spełnienia kilku warunków.
Z prawa do odliczenia podatku VAT w całości może skorzystać podatnik, który dopełni poniższych czynności:
prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu
dokonał zgłoszenia pojazdu do Urzędu Skarbowego na formularzu VAT-26
wykorzystuje samochód wyłącznie w działalności gospodarczej
sporządził regulamin określający zasady użytkowania samochodu w firmie.
Przepisy wymagają spełnienia wszystkich wymienionych warunków. Niespełnienie choćby jednego z nich pozbawia podatnika odliczenia VAT w pełnej wysokości. W takiej sytuacji możliwe jest odliczenie z faktury tylko 50% wartości. Wskazane odliczenia VAT mają zastosowanie nie tylko przy wynajmie pojazdów, ale również odnoszą się do wydatków związanych z bieżącą eksploatacją samochodów, jak np. naprawy, zakup paliwa, myjnia.
Czy najem samochodu jest kosztem firmowym?
Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów firmowych wydatki związane z najmem do wartości 150 000 zł. Jest to zgodne z art. 23 ust.1 pkt 47a ustawy o PIT, który zawiera wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów. I tak w przypadkach:
dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.
Wartość samochodu osobowego podlegająca limitowi wynika z podpisanej umowy najmu. W przypadku pojazdów wykorzystywanych zarówno do celów działalności jak i do celów prywatnych za wartość pojazdu uznaje się kwotę netto powiększoną o kwotę naliczonego podatku VAT, czyli wartość netto + 50% VAT. Zasada ta dotyczy czynnych podatników VAT. W przypadku najmu krótkoterminowego trwającego mniej niż pół roku przyjmuje się wartość obowiązującą taką jak przy ubezpieczeniu. W przypadku samochodu osobowego o wartości przekraczającej 150 000 zł podatnik powinien zaksięgować koszty najmu w wartości jaka wynika z wzoru przeliczenia wskazanego poniżej:
wartość faktury x 150 000 / wartość pojazdu.
Dokumentem potwierdzającym wartość samochodu jest kopia polisy wynajmowanego auta. Za pomocą tego samego dokumentu podatnik może udowodnić w jakiej części przysługuje mu prawo do rozliczenia w kosztach podatkowych wydatków związanych z najmem krótkoterminowym.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą, w której wykorzystuje wynajmowany samochód. Dodatkowo korzysta z niego również prywatnie. Wartość samochodu wynosi 300 000 zł + 69 000 zł VAT. Przedsiębiorca za wynajem płaci miesięcznie kwotę 1 000 zł + 230 zł podatku VAT. W jakiej kwocie podatnik może ująć poniesiony koszt wynajmu w książce przychodów i rozchodów i odliczyć podatek VAT, jeżeli nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu?
procent, który może być kosztem podatkowym: 100% - 55,16% = 44,84%
część kosztu mogąca stanowić koszt podatkowy: 1 115 x 44,84% = 499,97 zł.
Wartość pojazdu dla przedsiębiorcy wynosi 334 500 zł, na którą składa się wartość netto + nieodliczony podatek VAT, czyli: 300 000 zł +50% x 69 000 zł. Przedsiębiorca może odliczyć z wynajmu 50% podatku VAT, czyli kwotę 115 zł. W KPiR powinien więc ująć wartość 499,97 zł.
